Skaidrs rezervāciju izmaiņu process

Klients, kurš pieprasa izmaiņas, nenozīmē, ka rezervācija ir mainījusies

Šī atšķirība novērš pārsteidzošu problēmu skaitu.

Hipotētisks piemērs: vecākiem ir bērnu ballīte rezervēta sestdien plkst. 20:00. Viņi e-pastu jautā, vai tā var pārvietoties uz svētdienu, tajā pašā laikā.

Visdrošākais pirmais solis nav noņemt sestdienu. Atrodiet esošo rezervāciju, izprotiet pieprasījumu un pārbaudiet svētdienu, kamēr apstiprinātais sestdienas rezervācija paliek vietā.

Skaidrā sākotnējā atbildē varētu teikt: „Mēs pārbaudām, vai ir pieejama svētdiena plkst. 2:00. Jūsu esošais sestdienas rezervācija paliek nemainīgs, līdz mēs apstiprinām grozījumu ar jums.”

Tas dod abām pusēm vienādu izpratni. Klients ir pieprasījis alternatīvu; viņi nav nejauši nodevis rezervāciju viņi jau tur.

Vispirms pārbaudiet alternatīvu. Mainiet apstiprināto rezervāciju tikai tad, kad aizvietošana tiešām ir norunāta.

Atrast rezervāciju un precīzi definēt, kas mainās

Pirms pārbaudīt pieejamību, pārliecinieties, ka jūs meklējat pareizo rezervējumu. Izmantojiet informāciju, kas jūsu parasto procesu nepieciešams, lai identificētu to, piemēram, rezervācijas atsauce un attiecīgās ziņas par klientu.

Tad atdalīt to, ko klients vēlas mainīt no to, kas būtu jāpaliek tāds pats.

Attiecībā uz iepriekš minēto hipotētisko pusi pieprasījums varētu būt:

• Pašreizējā rezervēšana: Sestdien, 20:00, 12 bērni.
• Pieprasītā rezervācija: Svētdien, 2pm, 12 bērni.
• Maina: tikai datums.
• Paredzams, ka tā paliks: viesu skaits un saskaņots pakete, atkarībā no pieejamības un jūsu parastie rezervācijas noteikumi.

Ja klienta ziņa ir neskaidra, paskaidrojiet to pirms kaut kā rediģēšanas. „Vai mēs varam mainīt savu pusi nākamajā nedēļas nogalē?” nav pietiekami daudz informācijas, lai izvēlētos jaunu datumu un laiku.

Tas kļūst vēl svarīgāk, ja kopā tiek pieprasītas vairākas izmaiņas. Klients var vēlēties citu datumu, divus papildu viesus un izmaiņas citā rezervācijas daļā. Uzskatiet tos par specifiskiem grozījumu punktiem, tāpēc sarunas laikā nekas nepazūd.

Pārbaudiet visu rezervāciju, ne tikai jauno laiku

Rezervācija var būt vairāk nekā viens jaudas gabals.

Partiju sesija varētu būt vieta svētdien pie 2pm, bet nepieciešama puse telpa jau izmanto. Lielāks viesu numurs varētu ietilpt vienu daļu no rezervācijas, bet ietekmēt citu vienošanos. Ja ēdiens, personāla, telpas vai citi resursi ir daļa no tā, ko esat piekrituši sniegt, pārbaudiet attiecīgās daļas pirms stāsta klientam grozījums ir pieejams.

Hipotētisks piemērs: sesija ir bezmaksas, bet telpa nav

Darbinieks redz jaudu svētdienas darbības sesijā un nekavējoties paziņo vecākam puse var pārvietoties. Vēlāk viņi atklāj, ka partijas telpa nepieciešama pēc tam jau ir rezervēta.

Problēma nebija pieejamības pārbaude pati. Tā bija apstrādājot vienu pieejamo komponentu kā apstiprinājumu visam rezervācijas.

Tā vietā, izveidot īsu sarakstu ar visu, kas ir pieejams par katru rezervācijas veidu jūsu biznesa piedāvājumus. Darbinieki var pēc tam strādāt, izmantojot šo sarakstu, pirms uzņemties saistības.

Atstājiet ierakstu nākamais kolēģis var saprast

Rezervācijas grozījums var viegli aptvert vairāk nekā vienu sarunu. Klientu e-pastus no rīta, zvanus pēcpusdienā un runā ar kādu citu. Otram kolēģim nevajadzētu rekonstruēt situāciju no atmiņas vai sākt pieejamības pārbaudi no jauna.

Lai atzīmētu, izmantojiet savu autorizēto rezervācijas ierakstu vai saskaņoto iekšējo procesu:

• sākotnējo rezervāciju, kas tiek apspriesta;
• pieprasītais konkrētais grozījums;
• pieprasījuma saņemšanas datums vai laiks;
• kas jau ir pārbaudīts;
• kas vēl jāpārbauda;
• vai klients vēl ir piekritis jebkam; un
• kas izskata pieprasījumu, ja tas ir lietderīgi.

Izmantojiet skaidrus statusus, nevis neskaidras piezīmes. “Klients vēlas svētdiena — pārbaudes telpa” stāsta nākamais kolēģis vairāk nekā “sarunā ar klientu”.

Izvairieties no neoficiālu versiju izveidošanas rezervācijai personīgajās piezīmēs vai neformālās grupu sarunās, kad komandai ir pilnvarota vieta informācijas ierakstīšanai. Personālam ir jāzina, kurš ieraksts atspoguļo pašreizējo pozīciju.

Izskaidrojiet ierosināto grozījumu pirms tā piemērošanas

Kad jūs zināt, kas ir pieejams, pastāstiet klientam tieši to, ko jūs varat piedāvāt, un jebko būtisku, kas mainās ar to.

Hipotētisks piemērs:

“Mēs varam pārcelt savu pusi uz svētdienu plkst. 2pm 12 bērniem. Pārējais saskaņotais rezervācija paliek kā aprakstīts zemāk. Lūdzu, apstipriniet, ka jūs vēlaties, lai mēs veiktu šīs izmaiņas.”

Ja grozījums maina cenu vai prasa maksājuma korekciju saskaņā ar jūsu parastajiem noteikumiem, pirms lūgt viņiem vienoties, sniedziet klientam faktisko informāciju, kas attiecas uz viņu rezervāciju.

Ja alternatīva tiek piedāvāta tikai uz laiku, paskaidrojiet jebkuru reālu termiņu vai rezervēšanas kārtību, kas ir spēkā. Neaprakstiet pieejamību, kā tur, ja vien jūs faktiski nav rezervējis to saskaņā ar savu parasto procesu.

Ja klienta vēlamā iespēja nav pieejama, teiksim tik skaidri un piedāvājiet konkrētas alternatīvas, jūs esat pārbaudījis, nevis sakot “mums ir citas reizes” un sākot vēl vienu kārtu minējumu.

Pēc vienošanās, atjaunināt visus no vienas un tās pašas detaļas

Pēc tam, kad klients pieņem grozījumu, atjaunināt rezervāciju caur parasto procesu un nosūtīt pārskatītu apstiprinājumu, norādot saskaņoto informāciju.

Pēc tam apsveriet, kurš cits paļaujas uz rezervācijas informāciju. Ja norises vieta izmanto atsevišķus operatīvos sarakstus ēdināšanas, ballīšu saimniekiem, istabām vai citām komandām, pārliecinieties, ka attiecīgie cilvēki saņem izmaiņas, izmantojot biznesa saskaņots process.

Mērķis ir vienkāršs: klientam nevajadzētu ierasties ar svētdienas apstiprinājumu, kamēr saimnieks vēl gatavojas sestdienai.

Padomājiet par grozījumu kā nodošanu

Kolēģis, kas veic izmaiņas, var saprast to perfekti. Īstais tests ir, vai kāds, kas nebija daļa no sarunas var apskatīt rezervāciju vēlāk un saprast, kas tagad ir gaidāms.

Pabeigt, pārbaudot gan vecās, gan jaunās pozīcijas

Nepārtrauciet zāļu lietošanu, tiklīdz parādīsies pārskatītā rezervācija.

Paskaties uz sākotnējo datumu un nomaiņas datumu. Apstipriniet, ka rezultāts atbilst tam, kas tika saskaņots ar klientu.

Pārvietojot rezervāciju, jāatlaiž sākotnējā ietilpība, pārbaudiet, vai tā ir izlaista pareizi. Jaunajā datumā pārbaudiet, vai rezervācija parādās vienu reizi ar norunāto laiku, viesu numuru un citu atbilstošu informāciju.

Ja bija nepieciešama maksājuma korekcija, pārbaudiet, vai jūsu parastā uzskaite atspoguļo faktiski veiktos pasākumus, nevis paļaujieties uz piezīmi, kurā teikts, ka kāds ir paredzējis ar to nodarboties vēlāk.

Šajā galīgajā pārbaudē var izdarīt grozījumus, kas tika nejauši nokopēti pārvietotā vietā, viesu skaits, kas palika nemainīgs, vai viena daļa no daudzdaļīgā rezervējuma, kas palika sākotnējā datumā.

Izmantot vienu rezervācijas grozīšanas procesu dažādiem pieprasījumiem

Sīkākas ziņas atšķiras, bet pamatsecībām jāpaliek atpazīstamām: identificēt, pārbaudīt, vienoties, atjaunināt, informēt un pārbaudīt.

Ja jūsu uzņēmums pieņem atrunas, izmantojot Rezervēšana tiešsaistē, grozījumi joprojām ir nepieciešams saskaņots darbības process. Darbiniekiem vajadzētu zināt, kādas izmaiņas klienti var veikt caur maršrutiem jūs sniedzat, kuri pieprasījumi nepieciešams pārbaudīt un kā galīgais saskaņotais rezervācija ir paziņots.

Rezervēšanas grozījumu procesa kontrolsaraksts

Lai veiktu pārmaiņas, kam nepieciešama darbinieku iesaistīšana, veic šādus pasākumus, lai:

1. Atrast sākotnējo rezervāciju. Pārliecinieties, ka jūs strādājat pie pareizā rezervējuma.
2. Pierakstiet precīzu pieprasījumu. Atdalīt to, kas mainās no tā, ko klients sagaida palikt tāds pats.
3. Pārbaudot apstiprināto rezervāciju, saglabāt neskartu. Neaizvāciet esošo jaudu tikai tāpēc, ka ir pieprasīta alternatīva.
4. Pārbaudiet katru skarto daļu. Aplūkojiet pēc datuma un laika visas telpas, jaudas, personāla vai citas vienošanās, kas attiecas uz šo rezervāciju.
5. Izskaidrojiet pieejamo iespēju. Iekļaut visas attiecīgās izmaiņas cenas, maksājumu vai rezervācijas noteikumos, izmantojot faktisko informāciju par šo klientu.
6. Iegūstiet klienta piekrišanu. Nekļūdieties pieprasījumā, lai to pieņemtu.
7. Atjaunināt rezervāciju. Piemērot tikai izmaiņas, par kurām tika panākta vienošanās.
8. Nosūtīt pārskatītas detaļas. Sniegt klientam skaidru apstiprinājumu, viņi var atsaukties uz.
9. Informēt skartās komandas. Atjaunināt visus apstiprinātos darbības ierakstus, kas izmantoti, lai sagatavotos rezervācijai.
10. Pārbaudi abas puses. Pārbaudīt veco jaudu un pārskatīto rezervāciju pirms apsvērt grozījumu pabeigta.

Ja kolēģis, kas rīt pieņems rezervāciju, redz, kas ir mainījies, kas tika saskaņots un kas tagad ir vajadzīgs, process ir paveicis savu darbu.