POS prasību apraksta sagatavošana

Aprakstiet uzņēmumu pirms tehnoloģijas

EPOS sistēma apvieno programmatūru un iekārtas, ko izmanto, lai reģistrētu pārdošanas un atbalsta līdz procesam. Kas tas ir nepieciešams, lai izskatās, ir atkarīgs no biznesa, izmantojot to.

Viena galda kafejnīca, galda restorāns un atpūtas vieta ar pieņemšanu var veikt maksājumus, bet viņu darba dienas ir ļoti atšķirīgas. Piedāvājiet piegādātājiem pietiekami daudz konteksta, lai saprastu jūsu.

Sākt ar vienu īsu rindkopu

Paskaidrojiet, ko jūs pārdodat, kā klienti tiek apkalpoti un kur darbinieki veic pasūtījumus vai maksājumus. Iekļaut darba pozīciju skaitu, jūs sagaida, ka nepieciešams, un kaut ko svarīgu par to, kā pasūtījumi pārvietojas caur biznesu.

Piemēram: “Mēs apkalpojam kafejnīcu, kur klienti veic pasūtījumu pie letes, un ēdiens tiek piegādāts uz numurētiem galdiem. Noslogotos periodos divi darbinieki var veikt pasūtījumus. Dzērieni tiek gatavoti kafijas stacijā un pagatavoti ēdieni tiek gatavoti virtuvē.”

Šis punkts dod piegādātājam daudz vairāk strādāt ar nekā “divas kastes nepieciešams”.

„Pirmo darba dienu aprakstiet. Ļaujiet piegādātājam paskaidrot, kādas tehnoloģijas viņi piedāvā to atbalstīt.”

Pārveidot funkciju pieprasījumus reālo pakalpojumu piemēri

Īpašību nosaukumu saraksti var radīt nepatiesu pārliecību, jo divi cilvēki var interpretēt vienu un to pašu frāzi atšķirīgi. “Kitchen integrācija”, “rezervēšanas funkcionalitāte” vai “reportēšana” varētu nozīmēt kaut ko ļoti specifisku jums un kaut ko citu personai, kas sagatavo citātu.

Gluži pretēji, aprakstiet darbību un rezultātu, kas jums nepieciešams.

Kafejnīcai

Tā vietā, lai rakstītu “virtuves pasūtīšana”, mēģiniet: “Klients pasūta divas kafijas un divas brokastis pie letes uz 14. galdu. Atbilstošām pagatavošanas vietām ir nepieciešama nepieciešamā informācija, lai veiktu savu pasūtījumu, un personālam ir jāzina, kuram klientam vai galdiem pieder pasūtītais pasūtījums.”

Vietai

Tā vietā, lai „rezervētu integrāciju”, mēģiniet: “Ģimene ierodas reģistratūrā ar rezervēšanas atsauci. Uzņemšanai ir nepieciešams atrast attiecīgo rezervāciju un sekot mūsu reģistrācijas procesam. Lūdzu, paskaidrojiet, kādu informāciju jūsu piedāvātais iestatījums var piekļūt un ar kādu personālu būtu jārīkojas atsevišķi.”

Iekļaut neveiklo otro soli

Pirmais darījums parasti ir vienkāršākā daļa no demonstrācijas. Pievienot to, kas notiek tālāk.

Hipotētisks piemērs: pasūtītājs pasūtīt brokastis un pēc tam mainīt vienu dzērienu, pirms tas ir sagatavots. Palūdziet piegādātājam, lai parādītu, kā piedāvātais uzstādījums rokturi, ka izmaiņas, ieskaitot to, ko persona, gatavojot dzērienu redz.

Tas attālina sarunu no tā, vai kāda funkcija pastāv, un no tā, vai piedāvātā darbplūsma atbilst jūsu pakalpojumiem.

Būtiskās atšķirības no nākotnes vēlmēm

Prasības īss var ātri kļūt sarakstu ar visu, ko bizness varētu iespējams vēlēties nākamajos piecos gados. Tas padara citātus grūti saprast un var novērst uzmanību no tā, kas nepieciešams, lai strādātu atvēršanas dienā.

Katrai prasībai piešķir prioritāti.

Būtiska

Uzņēmējiem tas ir nepieciešams, lai piedāvātais ietvars darbotos. Piemēram: “Vadošajiem darbiniekiem jāspēj identificēt tabulu, ja viņi lieto uzturā uzturā.”

Noderīga

Tas uzlabotu ierosināto darbplūsmu, bet jūs vēlaties saprast sekas, ja tā nav iekļauta.

Nākotne

Jums tas nav nepieciešams tagad, bet tas varētu ietekmēt jūsu izvēli. Piemēram, jūs varat plānojat atvērt citu vietu vēlāk un vēlaties, lai piegādātājs paskaidrotu, kas būtu iesaistīti, ja tas notiek.

Nelūdziet piegādātājam iekļaut pašreizējā risinājumā nākotnes prasību, izņemot gadījumus, kad tas ir patiesi tas, ko jūs vēlaties. Tā vietā lūdziet, lai viņš apraksta, kā tas varētu tikt risināts vēlāk, un identificējot visas attiecīgās atkarības vai papildu izmaksas.

Izmantot prasības tabula piegādātāji var atbildēt

Noderīgākā EPOS prasību teksta daļa var būt vienkārša tabula. Katram piegādātājam norāda vienus un tos pašus scenārijus un lūdz atbildēt vienās un tajās pašās slejās.

Dzēst rindas, kas neattiecas un pievienot piemērus no savas darbības. Īsa tabula patiesu prasību ir vairāk noderīga nekā milzīgs vispārējs kontrolsaraksts kopēti no kāda cita uzņēmuma.

Aprakstiet esošās sistēmas un aprīkojumu

Ja jūs jau izmantojat programmatūru vai aparatūru, kuru jūs cerat saglabāt, iekļaujiet to īsumā. Ne vienkārši uzrakstiet “esošo printeri” vai “mūsu rezervēšanas sistēmu”. Sniedziet produkta vai modeļa informāciju, kur jūs varat to identificēt.

Ja jūs veicat pasūtījumus, rezervējumus vai maksājumus tiešsaistē, izmantojot citus pakalpojumus, nosauciet attiecīgos produktus un paskaidrojiet, kādu informāciju, ja tāda ir, jūs plānojat pārvietot starp tiem.

Prasa apstiprināt saderību

Nepieļaujiet, ka iekārtas var izmantot atkārtoti, jo savienotājs izskatās pazīstams, vai ka divi programmatūras produkti strādā kopā, jo abi tiek plaši izmantoti. Palūdziet piegādātājam apstiprināt, kas ir saderīgs ar ierosināto iestatīšanu.

Ja svarīgs ir trešās puses savienojums, pajautājiet, kurš nodrošina katru daļu, vai ir nepieciešams kaut kas atsevišķs un ar kādu organizāciju jūs sazināties, ja informācija vairs nekustētos, kā gaidīts.

Ja atbilde ir atkarīga no kāda cita piegādātāja, pierakstiet to kā kaut ko, kas būtu jāpārbauda, nevis jāuztver kā apstiprināts.

Vaicāt tieši to, kas ir citāts

To ir grūti salīdzināt, ja vienā priekšlikumā ir ietverts darbs, ko vēl neīsteno. Palūdziet piegādātājiem sadalīt elementus, kas attiecas uz piedāvāto risinājumu.

Pieprasīt skaidru darbības jomu

Pajautājiet, kādas iekārtas ir iekļautas, kāda programmatūra vai pakalpojumi ir piedāvāti, kādi uzstādīšanas vai konfigurācijas darbi ir iekļauti, kāda personāla apmācība ir nodrošināta un kāds ir pastāvīgais atbalsta režīms.

Pajautājiet arī, kas ir nav iekļauti. Ja ir nepieciešams papildu aprīkojums, trešo pušu pakalpojumi, vietnes darbs vai citas atkarības, jūs vēlaties, lai atklātu, ka, salīdzinot priekšlikumus, nevis uzstādīšanas laikā.

Aprakstīt telpas, kurās tas ir svarīgs

Pirms uzstādīšanas prasību apstiprināšanas pasakiet piegādātājam, kur iekārtas paredzēts izmantot, un visu, kas attiecas uz piedāvātajām darba pozīcijām.

Ja var būt nepieciešama tīklošana, elektrodarbs vai cits speciālistu darbs, jānosaka pienākumi un jāmeklē attiecīgi kvalificētas konsultācijas, nevis tikai pieņēmumi no citāta.

Izmantot īsziņu demonstrēšanas laikā

Kad piegādātājs ir atbildējis, veikt to pašu īsu uz demonstrāciju. Tas neļauj tikšanās kļūst par iespaidīgu iezīmes, kas nekad nebija daļa no jūsu sākotnējā problēma.

Palūdziet darbiniekiem spēlēt sevi

Hipotētisks piemērs: jūsu kafejnīca vadītājs parasti veic pasūtījumu, nosūta dzērienus sagatavošanai, nosūta ēdienu uz virtuvi un vēlāk nodarbojas ar klientu mainot vienu vienību. Palūdziet piegādātājam pierādīt, ka secība, izmantojot piemērus tuvu jūsu izvēlnei.

Ļaujiet vadītājs sekot procesu, nevis kam pārdevējs veikt katru darbību ātri, vienlaikus paskaidrojot, kas varētu notikt.

Pārbaudīt trīs darījuma versijas

Katrai svarīgai darbplūsmai mēģiniet:

Parastā versija: parastie pārdošanas vai rezervēšanas ieņēmumi tieši tā, kā paredzēts.

Mainītā versija: klients pievieno, noņem vai groza kaut ko piemērotā brīdī.

Problēmas versija: jautātu, ko dara darbinieki, ja nav pieejama gaidītā ierīce, savienojums vai trešās personas pakalpojums.

Pierakstiet neatbildētos jautājumus papildus attiecīgajai prasībai. „Piemērots, lai apstiprinātu” ir labāk nekā aizpildot plaisu ar pieņēmumu pēc sanāksmes.

Salīdziniet atbildes, nemainot jautājumu

Lielākā rakstiskā īsā priekšrocība parādās, kad ierodas kotācijas. Ja katrs piegādātājs saņēma tādu pašu aprakstu, jūs varat salīdzināt viņu atbildes ar tām pašām biznesa vajadzībām.

Pārskatīšanas prasība atbilstoši prasībām

Par katru būtisku punktu ierakstiet, vai piedāvātais iestatījums atbilst tam, kā minēts, prasa kaut ko papildu, ir atkarīgs no cita pakalpojuma vai paliek neapstiprināts.

Tad salīdziniet komerciālo tvērumu: sākotnējie elementi, notiekošie elementi, apmācība, atbalsta pasākumi un visas trešo pušu atkarības, kas attiecas uz jūsu iestatīšanu.

Izdarīt komandas nobeiguma pārskatu

Saved kopā cilvēkus, kuri faktiski izmantos piedāvāto sistēmu. Mājas priekšpusē var pamanīt lēnu klientu soli. Virtuves darbinieki var pamanīt neskaidru sagatavošanas informāciju. Vadītājs var rūpēties par dienas beigu procesu. Personai, kas salīdzina līgumus, var būt jautājumi par atbalstu vai to, kas notiek, kad aprīkojumam nepieciešama uzmanība.

Mērķis ir nerakstīt tehnisko specifikāciju vērts IT departamenta. Tas ir, lai novērstu novēršamus pieņēmumus, pirms jūs pērkat.