Szuflady kasowe dla małych firm

Czy każdy mały biznes naprawdę potrzebuje?

Odpowiedź zależy od tego, jak firma płaci.

Jeśli działasz bez przyjmowania fizycznej gotówki, kupując szufladę po prostu dlatego, że ma się tradycyjnie do niej sprzęt, którego nie używasz. Jeśli regularnie akceptujesz gotówkę i dajesz jej zmianę, to jednak zaprojektowana specjalnie szuflada może dać pracownikom zorganizowane miejsce do obsługi tej części transakcji.

Zacznij od podróży płatniczej

Zapytaj, jak często klienci płacą gotówką, kto ją akceptuje i gdzie transakcja się odbywa. Następnie należy rozważyć, jak banknoty i monety są przechowywane podczas obsługi, jak podana jest zmiana i jak kwota jest sprawdzana później.

Stojak rynkowy biorąc okazjonalne gotówki ma inny wymóg niż zajęty kawiarnia licznik przetwarzania transakcji gotówkowych przez cały dzień. Wybierz wokół prawdziwej operacji, a nie pomysł, że każdy mały biznes musi posiadać identyczne sprzęty.

“Ważną decyzją nie jest to, czy szuflada gotówki wygląda jak standardowa do czasu sprzętu. To jest, czy wspiera sposób, w jaki firma rzeczywiście obsługuje gotówkę”.

Co szuflada gotówkowa wnosi na liczniku

W najprostszej z nich szuflada gotówkowa daje banknoty i monety zdefiniowane przedziały w punkcie sprzedaży. To sprawia, że fizyczna strona transakcji gotówkowej łatwiej zorganizować.

Nie gwarantuje on, sam w sobie, dokładnych zapisów, zapobiega wszelkim błędom lub eliminuje straty. Wyniki te zależą od szerszego procesu obsługi gotówki i osób, które za nią podążają.

Rozważ ruchliwą transakcję

Przykład hipotetyczny: klient płaci za zakup £13.40 z banknotem £20 podczas gdy inny klient już czeka. Członek personelu musi zarejestrować sprzedaż poprzez normalny proces biznesowy, umieścić otrzymaną gotówkę prawidłowo i zwrócić właściwą zmianę.

Stałe organizowanie szuflady ułatwia śledzenie fizycznej części tej sekwencji. Jeśli każda nominał jest wymieszana razem lub personel używa różnych układów, ta sama transakcja wymaga więcej wyszukiwania i sprawdzania.

Organizacja jest użyteczna tylko wtedy, gdy wszyscy ją rozumieją.

Ustal układ szuflady dla Twojej firmy zamiast pozwalać każdej zmiany, aby przestawić go. Dokładny układ może odzwierciedlać nominały, które powszechnie obsługiwać i projekt szuflady.

Utrzymuj niegotówkowe zgrabianie z przedziałów potrzebnych do transakcji. Wpływy, odręczne notatki i różne klucze mogą szybko zmienić zorganizowany obszar roboczy w pudełko do przemagania.

Zaplanuj transakcję przed wyborem szuflady

Przed wyborem szuflady, spójrz co się dzieje wokół niej.

Gdzie pracownik wchodzi na sprzedaż? Gdzie stoi klient? Gdzie jest otrzymana gotówka? Gdzie jest liczona zmiana? Czy otwarcie szuflady przeszkadza innemu koledze, kredensie lub miejscu przekazania klienta?

Szuflada wymaga zezwolenia na pracę.

Model może zmieścić się pod licznikiem, gdy jest zamknięty i nadal nie nadaje się do użycia, jeżeli nie może w pełni otworzyć się w proponowanym położeniu.

Użyj wymiarów i wymagań instalacji dla rozważanego sprzętu. Zawarte są w nim wszelkie ustalenia dotyczące montażu lub połączenia określone dla tego ustawienia i potwierdzić je u dostawcy przed instalacją.

Pomyśl o dostępie podczas sprzedaży

Pozycjonowanie powinno wspierać pracownika przy użyciu kasy bez zmuszania powtarzających się niezręcznych ruchów lub umieszczanie otwartej szuflady w ruchliwej trasie. Jeśli kilka osób pracuje wokół tego samego licznika, należy je włączyć do testu układu.

Daj pracownikom jeden spójny układ gotówkowy

Hardware jest znacznie łatwiejszy w zarządzaniu, gdy transakcja następuje powtarzalny ciąg.

Otrzymywanie środków pieniężnych

Personel powinien przestrzegać uzgodnionej przez firmę metody rejestrowania transakcji i obsługi otrzymanej kwoty. Unikaj nieformalnych skrótów, które pozostawiają niepewność co do tego, czy sprzedaż została zarejestrowana.

Dawanie zmian

Używaj spójnej metody sprawdzania kwoty zwróconej klientowi. Personel nie powinien czuć się zmuszony do poświęcenia dokładności tylko dlatego, że kolejka się utworzyła.

Zamknięcie transakcji

Po zakończeniu wymiany gotówki, zwrócić banknoty i monety do uzgodnionych przedziałów i zgodnie z normalną procedurą biznesową dla szuflady.

Wszelkie szczegółowe ustalenia dotyczące bezpieczeństwa kasowego powinny być opracowane dla Państwa konkretnych pomieszczeń i działania z odpowiednią poradą zawodową, jeśli jest to wymagane. Punkt operacyjny jest prosty: każdy, kto korzysta z szuflady powinien rozumieć tę samą rutynę.

Należy jasno określić odpowiedzialność między zmianami

Gotówka staje się trudniejsza do zbadania, gdy nikt nie wie, kto był odpowiedzialny za szufladę lub kiedy kwota została ostatnio sprawdzona.

Zdefiniuj sposób, w jaki Twoja firma obsługuje początek i koniec odpowiedzialności pracownika za gotówkę. Może to obejmować sprawdzenie uzgodnionej kwoty wyjściowej i ukończenie odpowiedniej liczby lub przekazania później, w zależności od operacji.

Niejasne przekazanie tworzy niejasne odpowiedzi

Przykład hipotetyczny: jeden zespół kończy o godzinie 15: 00, a drugi przejmuje kontrolę. W czasie zamknięcia, fizyczna gotówka nie pasuje do tego, czego firma oczekuje od swoich zapisów.

Jeśli nikt nie sprawdził pozycji w zmianie zmiany, zespół ma teraz dużo dłuższy okres na zbadanie. Czy różnica była już obecna o godzinie 15.00, czy też powstała później?

Wyraźne przekazanie tworzy użyteczne punkty kontrolne. Dokładny proces powinien być dopasowany do biznesu, a nie tworzyć niepotrzebną administrację, ale odpowiedzialność nie powinna być dwuznaczna.

Odnawialne różnice zamiast zgadywania

W odpowiednim momencie w rutynie operacyjnej, porównać fizyczną gotówkę z kwotą, jaką dane dotyczące sprzedaży wskazują powinny być obecne, biorąc pod uwagę początkową gotówkę i wszelkie inne legalne ruchy w ramach procesu.

Dokładna metoda godzenia zależy od tego, jak Twoja firma rejestruje sprzedaż i zarządza gotówką. Ważne jest, aby mieć uzgodnioną metodę i badania niewyjaśnionych różnic zamiast cichej zmiany liczby, aż do jej dopasowania.

Poszukaj przerwy w procesie

Niezgodność nie wyjaśnia automatycznie dlaczego to się stało. Może ona odzwierciedlać błąd transakcji, nieprawidłową zmianę, problem nagrywania lub inną kwestię wymagającą dochodzenia.

Zacznij od dostępnych zapisów i zawęź je, gdy pojawi się różnica. Jeśli rozbieżności się powtórzą, przejrzyj odpowiedni przepływ pracy i zrozumienie personelu, zamiast traktować każde zdarzenie jako odosobnioną tajemnicę.

Nie składaj niewspieranych obietnic o szufladzie

Szuflada gotówki nie uniemożliwia kradzieży, gwarantuje dokładność finansową lub automatycznie generuje prawidłowe raportowanie. Jest to sprzęt fizyczny w szerszym zakresie -of-sprzedaży i procesu zarządzania.

To rozróżnienie ma znaczenie przy zakupie sprzętu: wybrać go do praktycznej pracy, którą wykonuje, a nie twierdzi, że żadne pudełko metalu nie może dostarczyć samodzielnie.

Wybierz sprzęt do konfiguracji, której rzeczywiście używasz

Jeśli szuflada gotówkowa ma sens dla Twojej firmy, sprawdź zgodność z proponowaną konfiguracją EPOS lub POS zamiast zakładać, że jakakolwiek szuflada będzie działać z dowolnym terminalem lub drukarką.

Zadawanie praktycznych pytań przed zamówieniem

Jakie wymiary szuflady? Ile miejsca potrzeba przy otwieraniu? Jaką notatkę i organizację monet zapewnia? Jak proponowany model ma się łączyć lub działać z resztą konfiguracji? Jakie wymagania dotyczące instalacji mają zastosowanie?

Jeśli zastępujesz jedną część istniejącego systemu, podaj szczegóły dotyczące sprzętu, który zamierzasz zatrzymać i poproś o potwierdzenie zgodności.

Pomyśl o liczniku jako całości

Wszystkie szuflady, terminale, drukarki i urządzenia płatnicze konkurują o przestrzeń. Zmierz cały obszar roboczy i działaj transakcję przed trwałym ustaleniem pozycji.

Wszelkie prace związane z instalacją elektryczną, montażową lub inną specjalistyczną powinny być zgodne z wymaganiami producenta sprzętu i w razie potrzeby powinny być obsługiwane przez odpowiednio wykwalifikowanych pracowników.

Zbuduj praktyczną listę kontrolną szuflady z kasą

Przed zakupem lub zmianą konfiguracji, pracuj nad poniższymi pytaniami z ludźmi, którzy będą go używać.

Uruchom rutynę z przykładowych transakcji przed polegania na nim podczas ruchliwej zmiany. Włączyć zwykłą sprzedaż gotówki, dając zmianę i przekazanie personelu. Celem jest znalezienie niejasnych kroków, podczas gdy są one łatwe do skorygowania.