Wybór, ustalanie cen i zmienianie systemów
Przygotowanie opisu wymagań dla POS
“Potrzebujemy nowego systemu do przeszukiwania” brzmi jak całkowicie rozsądne pytanie, ale pozostawia dostawcę, aby wypełnić większość ważnych szczegółów. Użyteczne wymagania EPOS krótki opisuje działalność za do: co klienci kupują, gdzie pracownicy pracują, gdzie zamówienia muszą iść, co się dzieje, gdy coś się zmienia i co absolutnie musi pracować od pierwszego dnia. Nie trzeba technicznego żargonu. Potrzebujesz jasnych przykładów.
Opisz działalność przed technologią
System EPOS łączy oprogramowanie i sprzęt do nagrywania sprzedaży i obsługi procesu dotacyjnego. Jak to musi wyglądać zależy od firmy, która go używa.
Kawiarnia jednoosobowa, restauracja stołowa i miejsce wypoczynku z recepcją mogą brać płatności, ale ich dni pracy są bardzo różne. Daj dostawcom wystarczająco kontekst, aby zrozumieć swoje.
Zacznij od jednego akapitu krótkiego
Wyjaśnij, co sprzedajesz, jak klienci są obsługiwani i gdzie personel przyjmuje zamówienia lub płatności. Wpisz liczbę stanowisk roboczych, których potrzebujesz i wszystko ważne w jaki sposób zamówienia przechodzą przez firmę.
Na przykład: “Prowadzimy kawiarnię, gdzie klienci zamawiają przy ladzie i jedzenie jest dostarczane do stolików liczonych. W okresach zajętych, dwóch pracowników może przyjmować zamówienia. Drinki są przygotowywane na stacji kawy i gotowane jedzenie jest przygotowywany w kuchni”.
Ustęp ten daje dostawcy znacznie więcej do pracy z niż “dwóch wymaganych kształtek”.
“Opisz najpierw dzień roboczy. Niech dostawca wyjaśni, jaką technologię zamierzają wspierać”.
Przekształcić żądania funkcji w rzeczywiste przykłady usług
Listy nazw funkcji mogą tworzyć fałszywe zaufanie, ponieważ dwie osoby mogą interpretować to samo wyrażenie inaczej. “Integracja kuchni”, “funkcjonalność rezerwacji” lub “raportowanie” może oznaczać coś bardzo specyficznego dla Ciebie i coś innego dla osoby przygotowującej cytat.
Zamiast tego, opisz działanie i wynik, którego potrzebujesz.
Dla kawiarni
Zamiast pisać “zamawianie kuchni”, spróbuj: “Klient zamawia dwie kawy i dwie śniadania przy stole 14. Odpowiednie obszary przygotowania potrzebują informacji niezbędnych do dokonania części zamówienia, a personel musi wiedzieć, do którego klienta lub tabeli należy zamówienie zakończone”.
W przypadku miejsca
Zamiast “integracji rezerwacji”, spróbuj: “Rodzina przybywa do recepcji z referencją rezerwacji. Recepcja musi znaleźć odpowiednią rezerwację i śledzić nasze check- w procesie. Proszę wyjaśnić, jakie informacje proponowane ustawienia mogą mieć dostęp i co personel musiałby obsługiwać oddzielnie”.
Włączaj drugi krok
Pierwsza transakcja jest zazwyczaj najprostszą częścią demonstracji. Dodaj co się stanie.
Przykład hipotetyczny: klient zamawia śniadanie, a następnie zmienia jeden napój przed jego przygotowaniem. Poproś dostawcę, aby zademonstrował, jak proponowana konfiguracja obsługuje, że zmiana, w tym co osoba przygotowująca napój widzi.
To odwraca rozmowę od tego, czy dana funkcja istnieje i czy proponowany przepływ pracy pasuje do Państwa usługi.
Oddzielne elementy od przyszłych życzeń
Wymagania krótkie może szybko stać się listą wszystkiego, czego biznes może sobie wyobrazić w ciągu najbliższych pięciu lat. To sprawia, że cytaty trudniej zrozumieć i może odwrócić uwagę od tego, co musi pracować w dniu otwarcia.
Każdy wymóg ma pierwszeństwo.
Zasadnicze
Firma potrzebuje tego, aby proponowane ustawienie działało. Na przykład: “Licznik pracowników musi być w stanie zidentyfikować tabelę podczas przyjmowania jedzenia w porządku żywnościowym”.
Przydatne
Poprawiłoby to proponowany przepływ pracy, ale chcą państwo zrozumieć konsekwencje, jeśli nie zostaną uwzględnione.
Przyszłość
Nie potrzebujesz go teraz, ale może to wpłynąć na Twój wybór. Na przykład, może masz zamiar otworzyć inne miejsce później i chcesz, aby dostawca wyjaśnić, co byłoby zaangażowane, jeśli to się stanie.
Nie proś dostawcy o włączenie przyszłego wymogu do obecnego rozwiązania, chyba że naprawdę tego chcesz. Zamiast tego poproś go o opisanie, jak można się do niego zbliżyć później i określenie wszelkich istotnych zależności lub dodatkowych kosztów.
Użyj wymagań stołowych dostawcy mogą odpowiedzieć
Najbardziej przydatną częścią pakietu wymagań EPOS może być prosta tabela. Podaj każdemu dostawcy te same scenariusze i poproś o odpowiedź w tych samych kolumnach.
| Priorytet | Co musimy zrobić? | Przykład do wykazania | Odpowiedź dostawcy |
|---|---|---|---|
| Zasadnicze | Weź zwykłą sprzedaż | Personel wprowadzić nasz typowy kontratak, wziąć odpowiednią płatność i zakończyć sprzedaż. | Zawarte / dodatkowe / niedostępne, plus proponowana metoda. |
| Zasadnicze | Wyślij informacje o przygotowaniu | Śniadanie do stolika 4 dociera do osób, które muszą przygotować je z prawidłowym odniesieniem do tabeli. | Pokaż dokładnie, co otrzymuje każdy punkt przygotowania. |
| Zasadnicze | Zmień kolejność | Klient zmienia drinka przed przygotowaniem. Pokaż, co wstępny dom i personel przygotowania zobaczyć. | Wyjaśnij cały proces wprowadzania poprawek. |
| Zasadnicze, jeśli dotyczy | Praca z istniejącym procesem rezerwacji | Recepcja znajduje rezerwację klienta i następuje po naszym normalnym procesie przyjazdu. | Określić, co jest wspierane i co pozostaje oddzielne lub ręczne. |
| Zasadnicze | Zajmuj się zajętym okresem | Dwóch upoważnionych pracowników musi w tym samym okresie przetwarzać transakcje z klientami. | Opisać proponowaną konfigurację i wymagany sprzęt. |
| Zasadnicze | Skontaktuj się z pomocą, gdy coś zawiedzie. | Klucz do kasy jest niedostępny w okresie handlowym. | Wyjaśnij trasę wsparcia, obowiązujące godziny i kolejne kroki. |
| Przydatne | Wyprodukuj informacje, które faktycznie przeglądamy | Pokaż szczegółowe informacje o sprzedaży, które nasz menedżer wykorzystuje na koniec okresu handlowego. | Wykazanie odpowiedniej produkcji zamiast określenia “w tym sprawozdawczość”. |
| Przyszłość | Dodaj inną lokalizację | Wyjaśnij, co by się zmieniło, gdybyśmy później otworzyli drugą stronę. | W stosownych przypadkach wymogi ogólne, zależności i dodatkowe opłaty. |
Usuń wiersze, które nie mają zastosowania i dodaj przykłady z własnej operacji. Krótka tabela prawdziwych wymagań jest bardziej przydatna niż ogromna ogólna lista kontrolna skopiowana z czyjejś firmy.
Opisz istniejące systemy i sprzęt
Jeśli używasz już oprogramowania lub sprzętu, który chcesz zachować, zamieść go w skrócie. Nie pisz po prostu “istniejącej drukarki” lub “naszego systemu rezerwacji”. Podaj produkt lub model informacji, gdzie możesz go zidentyfikować.
Jeśli przyjmujesz zamówienia online, rezerwacje lub płatności za pośrednictwem innych usług, nazwa odpowiednich produktów i wyjaśnić, jakie informacje, jeśli istnieją, mają się poruszać między nimi.
Poproś o potwierdzenie zgodności
Nie zakładaj, że sprzęt może być ponownie używany, ponieważ złącze wygląda znajomo, lub że dwa produkty oprogramowania współpracują ze sobą, ponieważ oba są szeroko stosowane. Poproś dostawcę, aby potwierdzić, co jest zgodne z proponowanym ustawieniem.
W przypadku gdy ważne jest połączenie trzeciej strony, zapytaj, kto dostarcza każdą część, czy jest wymagane oddzielenie i z którą organizacją się skontaktujesz, jeśli informacje przestaną się poruszać zgodnie z oczekiwaniami.
Jeśli odpowiedź zależy od innego dostawcy, należy zapisać, że jako coś do weryfikacji, a nie traktować go jako potwierdzone.
Pytaj dokładnie, co zawiera cytat
Nagłówek sumy jest trudny do porównania, jeśli jedna propozycja obejmuje pracę, która inna pomija. Poproś dostawców, aby podzielić elementy istotne dla ich proponowanego rozwiązania.
Proszę o jasny zakres
Pytaj, jakie wyposażenie jest zawarte, jakie oprogramowanie lub usługi są proponowane, jakie prace instalacyjne lub konfiguracyjne są włączone, jakie szkolenia personelu są zapewniane i jakie jest bieżące rozwiązanie wsparcia.
Zapytaj również, co to jest nie Jeśli wymagane jest dodatkowe wyposażenie, usługi trzeciej strony, praca na miejscu lub inne zależności, chcesz odkryć, że porównując propozycje, a nie podczas instalacji.
Opisz pomieszczenia, w których ma to znaczenie
Powiedz dostawcy, gdzie sprzęt jest przeznaczony do użycia i wszystko istotne dla proponowanych stanowisk roboczych. Zapytaj, jakich informacji potrzebują od Ciebie przed potwierdzeniem wymagań instalacji.
W przypadku gdy może być wymagane tworzenie sieci kontaktów, praca elektryczna lub inna praca specjalistyczna, należy określić obowiązki i zasięgnąć odpowiednio wykwalifikowanych porad, a nie tylko formułować założenia z samego cytatu.
Użyj skrótu podczas demonstracji
Po odpowiedzi dostawcy, wprowadź tę samą krótką prezentację. To zatrzymuje spotkanie stając się trasą imponujących funkcji, które nigdy nie były częścią Twojego pierwotnego problemu.
Poproś personel, żeby sam się pobawił.
Przykład hipotetyczny: Twój menedżer kawiarni zwykle przyjmuje zamówienie, wysyła napoje do przygotowania, wysyła jedzenie do kuchni, a później zajmuje się klientem zmieniającym jeden przedmiot. Poproś dostawcę, aby zademonstrował tę sekwencję używając przykładów bliskich menu.
Niech kierownik podąża za procesem, a nie ma sprzedawcę, który szybko wykonuje każdą akcję, wyjaśniając, co się stanie.
Przetestować trzy wersje transakcji
Dla każdego ważnego przepływu pracy, spróbuj:
Wersja normalna: zwykłe dochody ze sprzedaży lub rezerwacji dokładnie takie, jak oczekiwano.
Zmieniona wersja: klient dodaje, usuwa lub zmienia coś w odpowiednim momencie.
Wersja problemowa: zapytaj, co robią pracownicy, gdy spodziewane urządzenie, połączenie lub serwis trzeciej strony jest niedostępny.
Zapis pytań bez odpowiedzi poza odpowiednim wymogiem. “Dostawca potwierdzić” jest lepszy niż wypełnienie luki z założenia po spotkaniu.
Porównaj odpowiedzi bez zmiany pytania
Największa zaleta pisemnego poświadczenia pojawia się, gdy pojawiają się notowania. Jeśli każdy dostawca otrzymał ten sam opis, można porównać ich odpowiedzi z tymi samymi potrzebami biznesu.
Wymóg przeglądu w podziale na wymogi
Dla każdego istotnego elementu, należy odnotować, czy proponowana konfiguracja spełnia go w sposób cytowany, wymaga czegoś dodatkowego, zależy od innej usługi lub pozostaje niepotwierdzona.
Następnie porównuj zakres handlowy: elementy początkowe, elementy bieżące, szkolenia, uzgodnienia dotyczące wsparcia oraz wszelkie zależności stron trzecich istotne dla konfiguracji.
Dokonaj ostatecznej oceny zespołu
Zbierz ludzi, którzy rzeczywiście będą korzystać z proponowanego systemu. Front- of- house może zauważyć powolny krok klienta. Personel kuchni może dostrzec niejasne informacje o przygotowaniu. Kierownik może dbać o proces end- of- day. Osoba porównująca umowy mogą mieć pytania o wsparcie lub co się dzieje, gdy sprzęt wymaga uwagi.
Celem nie jest napisanie specyfikacji technicznej godnej działu IT. Ma to na celu usunięcie możliwych do uniknięcia założeń przed zakupem.
Praktyczny wniosek
Zbuduj swoje wymagania EPOS krótko w tej kolejności: opisz działalność, wypisz najważniejsze zadania, podasz prawdziwy przykład dla każdego z nich, zidentyfikuj istniejące systemy i sprzęt, poproś dostawców o zaznaczanie tego, co jest zawarte lub dodatkowe, i użyj tych samych przykładów podczas demonstracji. Wyślij to samo zadanie każdemu dostawcy. Następnie będziesz porównywać proponowane rozwiązania z tym samym dniem roboczym, zamiast porównywać notowania zbudowane wokół różnych założeń.
Zastosuj pomysł w praktyce
Użyj swoich wymagań, aby przejść od potrzeb do możliwych konfiguracji systemu.Przewodnik selecsing- an- EPOS zapewnia inne ramy oceny opcji, podczas gdy niestandardowe integracje są odpowiednie następny czytaj, gdzie krótki zawiera istniejące systemy, specjalistyczne przepływy pracy lub połączenia poza standardowym ustawieniem.