Wybór, ustalanie cen i zmienianie systemów

Łączenie POS z oprogramowaniem rezerwacji

Rodzina książki impreza online dla dziesięciu dzieci. W dniu, dwóch dodatkowych gości przyjechać i odbiór zgadza się, że mogą one być dodane. Zespół teraz ma rezerwację do aktualizacji i dodatkową sprzedaż do zapisu. Jeśli te zadania żyją w oddzielnych systemach, ktoś może potrzebować wprowadzić tę samą zmianę dwa razy. Łączenie EPOS i oprogramowanie rezerwacji może zmniejszyć powtarzającą się pracę, ale tylko wtedy, gdy połączenie dzieli się informacjami, których zespół rzeczywiście potrzebuje.

Nie chodzi tu tylko o to, czy dwa systemy się łączą, ale o to, które codzienne miejsca pracy stają się bardziej przejrzyste, czy też o to, by były mniej powtarzalne.

← Wszystkie artykuły

Zacznij od duplikowanych prac

Przed pytaniem dostawców o integracje lub połączenia, spędzić dzień patrząc, co personel rzeczywiście typ, kopiowanie i sprawdzić.

Czy odbiór kopiuje referencje rezerwacji do kasy? Czy ktoś wpisuje liczbę gości w jednym systemie, a następnie zmienia je w innym? Kiedy dodatkowe miejsce jest sprzedawane, czy płatność zostaje zarejestrowana, podczas gdy oryginalna rezerwacja nadal pokazuje stary numer?

Zapisz każdy powtarzany krok, co daje praktyczny powód do rozważania połączenia.

Nie podłączaj systemów tylko dlatego, że możesz

Dwa produkty wymieniające informacje nie są automatycznie cenne. Jeśli informacje są przekazywane jest coś, czego twój zespół nigdy nie używa, połączenie może niewiele dodać do dnia roboczego.

Podobnie połączenie nie musi eliminować każdego zadania ręcznego, aby było przydatne. Może ono usunąć jeden szczególnie powtarzalny przekazanie, pozostawiając kolejne działanie dla personelu, aby zakończyć świadomie.

“Oceń połączenie powtarzających się prac i sprzecznych rekordów, które usuwa, a nie słowo” integracja “na liście cech”.

Zdecyduj, które zapisy muszą się zgodzić

Oprogramowanie rezerwacji i oprogramowanie EPOS może mieć różne zadania. Zamiast oczekiwać, że każde pole istnieje wszędzie, zidentyfikować informacje, które naprawdę muszą pozostać dostosowane do Twojej operacji.

Podążaj za jednym zwykłym klientem

Przykład hipotetyczny: rodzic rezerwuje sobotnią imprezę dla dziesięciu dzieci i dokonuje wymaganej płatności online. Kiedy rodzina przybywa, odbiór potrzebuje wystarczających informacji, aby zidentyfikować prawidłową rezerwację i zrozumieć odpowiedni status tej wizyty.

Jeśli miejsce zgadza się je dodać, strona rezerwacji może potrzebować zaktualizowanej liczby gości, podczas gdy strona sprzedaży może być konieczne do zarejestrowania uzgodnionej dodatkowej opłaty.

Są to związane zmiany, ale niekoniecznie są one te same rekordy. Twoim zadaniem podczas oceny proponowanego połączenia jest ustalenie, co się z każdym z nich.

Postępuj zgodnie z tą samą stroną przez obie strony procesu
Działania klientów	Co sprawdzić w procesie rezerwacji	Co sprawdzić w procesie sprzedaży
Rezerwacja oryginalna	Prawidłowa data, sesja lub impreza i uzgodniony liczba gości.	Odpowiednie informacje o płatnościach są rejestrowane zgodnie z przeznaczeniem.
Dodaj dwa uzgodnione miejsca	Liczba gości odzwierciedla uzgodnioną zmianę, a rezerwacja pozostaje ważna dla zamierzonej wizyty.	Uzgodniona dodatkowa sprzedaż lub płatność jest poprawnie rejestrowana.
Przenieś rezerwację	Nowe dane o rezerwacji są prawidłowe, a dostępność jest obsługiwana zgodnie z procesem rezerwacji.	Wszelkie działania w zakresie sprzedaży wymagane na warunkach miejsca sprzedaży są rozumiane i rejestrowane.
Anuluj	Status rezerwacji i wynikająca z niego dostępność są prawidłowe.	Wszelkie działania płatnicze lub zwrotne wymagane na warunkach systemu są prawidłowo zakończone.

Tabela jest celowo napisane jako rzeczy do sprawdzenia, a nie obietnice o tym, jak dany produkt zachowuje. Odpowiedzi zależą od systemów, połączenia i konfiguracji rozważane.

Redakcja ilustracji recepcjonistki witającej rodzinę z tabletem — Mapa odbioru informacji faktycznie potrzebuje po przyjeździe zamiast zakładając, że każdy szczegół musi być skopiowany między systemami.

Zapytaj dokładnie, co to połączenie robi

“Czy integruje się?” to zbyt szerokie pytanie. Rozbić go na działania, które można wykazać.

Czy odbiór może zidentyfikować lub znaleźć odpowiednią rezerwację online poprzez proponowany przepływ pracy? Jakie szczegóły rezerwacji można zobaczyć personel? Jeśli personel uzgodni dodatkowy gość, gdzie należy wprowadzić tę zmianę? Czy jakiekolwiek powiązane informacje przenieść do innego systemu, czy ktoś musi je aktualizować oddzielnie?

Następnie zadać te same pytania o przeprowadzkę i anulowanie rezerwacji.

Oddzielne przeglądanie z zmiany

System może być w stanie wyświetlić informacje z innego miejsca bez umożliwienia personelowi ich edycji. To niekoniecznie jest problem, ale twój zespół musi wiedzieć różnicę.

Dla każdej ważnej informacji, należy zapytać:

Gdzie to jest stworzone? Który system pierwszy to nagrywa?

Gdzie pracownicy mogą to zobaczyć? Jest widoczne w jednym miejscu czy kilku?

Gdzie to powinno być zmienione? Który system jest uzgodnionym źródłem poprawek?

Co dalej? Czy inne rekordowe uaktualnienia, czy działania pracowników pozostają konieczne, czy też nie ma między nimi żadnego związku?

Zmiany testowe, nie tylko doskonałe nowe rezerwacje

Demonstracja, w której ktoś tworzy rezerwację, a następnie okazuje, że ta sama rezerwacja gdzie indziej jest użytecznym punktem wyjścia.

Prawdziwi klienci zmieniają rzeczy.

Uruchom scenariusz dla gości zewnętrznych

Przykład hipotetyczny: stworzyć stronę testową dla dziesięciu dzieci przy użyciu wspieranego przez dostawcę procesu testowego. Znajdź ją przy użyciu przepływu pracy proponowanego dla odbioru. Następnie poproś o zwiększenie rezerwacji do dwunastu, gdzie ta zmiana jest dozwolona.

Oglądaj każdą akcję zamiast akceptowania “która synchronizuje”. Który ekran używa recepcjonisty? Gdzie pojawia się nowa liczba gości? Jeśli dodatkowa opłata jest należna, jak to jest rejestrowane? Czy cokolwiek nadal wymaga oddzielnej aktualizacji?

Więc utrudnij scenariusz.

Przenieś rezerwację testową na inną dostępną datę przy użyciu odpowiedniego procesu. Sprawdź, co dzieje się z informacjami o rezerwacji i zapytaj, czy jakiekolwiek powiązane działania sprzedaży muszą być traktowane oddzielnie.

Wreszcie, test anulowania rezerwacji. Zapytaj, co się dzieje z rezerwacji, dostępność, która została zarezerwowana i wszelkie działania płatnicze wymagane na własnych warunkach.

Ważnym rezultatem nie jest to, że każdy krok odbywa się automatycznie. To jest to, że personel wie, które kroki się automatycznie i które pozostają ich.

Daj pracownikom jedno jasne miejsce, aby każda zmiana

Jeżeli te same informacje mogą być najwyraźniej zmienione w kilku miejscach, zapytaj, jak sprzeczne aktualizacje są uniemożliwione lub rozwiązane.

Unikaj problemu dwunasto- versus- dziesięć

Przykład hipotetyczny: przyjęcie zmienia przyjęcie z dziesięciu dzieci na dwanaście w jednym systemie. Później inny pracownik otwiera oddzielny rekord, który wciąż mówi dziesięć.

Jaki numer powinni ufać?

Przed przejściem na żywo, uzgodnij, gdzie personel dokonać każdego rodzaju zmian. Twoja procedura może powiedzieć, że szczegóły rezerwacji są zawsze zmieniane w procesie rezerwacji, podczas gdy dodatkowa sprzedaż jest rejestrowana w odpowiednim procesie sprzedaży. Dokładne ustalenia zależy od produktów i połączenia, które wybrałeś.

Ważne jest to, że personel nie wymyśla własnej odpowiedzi podczas kolejki.

Zapisz ręczne kroki w dół

Jeśli dodanie gościa wymaga dwóch celowych działań, powiedz tak. Krótka instrukcja, taka jak “uaktualnić liczbę rezerwacji, a następnie nagrać uzgodnioną dodatkową sprzedaż” jest bezpieczniejsza niż pozwalając pracownikom zakładać, że drugie działanie dzieje się automatycznie.

Podręcznik nie musi oznaczać źle. Ukryta praca ręczna jest problemem.

Lokalny personel omawiający, jak zmiany rezerwacji i sprzedaży EPOS powinny być traktowane podczas obsługi — Uzgodnić, które pracownicy systemu wykorzystują do każdej zmiany przed przejściem na żywo, w tym ręczne kroki, które pozostają częścią procesu.

Użyj pełnej listy kontrolnej demonstracji

Weź własny skrypt do demonstracji dostawców. To zapobiega zaprzestaniu rozmowy po najprostszym sukcesie.

Lista kontrolna demonstracji połączeń
Badanie	Co obserwować	Co zapisać
Utwórz rezerwację	Gdzie jest tworzona i jak odbiór później to identyfikuje.	Które informacje są dostępne w każdym systemie.
Dodaj dozwolonych gości	W przypadku gdy pracownicy zmieniają liczbę i sposób postępowania z dodatkową sprzedażą.	Automatyczne aktualizacje i ręczne działania.
Przenieś rezerwację	Jakie zmiany i który system kontroluje poprawkę.	Wszystko, co personel musi uaktualnić oddzielnie.
Anuluj	Co dzieje się ze statusem rezerwacji, dostępnością i właściwym procesem sprzedaży.	Oddzielne działania i obowiązki.
Połączenie niedostępne	Co widzi recepcja i co powinien śledzić personel ds. procesu tymczasowego.	Sygnały ostrzegawcze, proces awaryjny i droga wsparcia.
Zwraca połączenie	Jak pracownicy identyfikują nierozwiązaną lub potencjalnie powieloną pracę.	Kontrole wymagane przed rozpoczęciem normalnego przetwarzania.

Poproś dostawcę o wykonanie testu przy użyciu produktów i konfiguracji rzeczywiście zaproponowanych. Jeśli odpowiedź zależy od osoby trzeciej, zaznaczyć ją do potwierdzenia, a nie traktować założenie jako zdolność.

Plan aktualizacji, która nie zostanie dostarczona

Połączony przepływ pracy wymaga również rozsądnego procesu wyjątku. Zapytaj, który personel sprawdzić, czy oczekiwanej wymiany informacji jest tymczasowo niedostępny lub nieskuteczne.

Czy istnieje oczywiste ostrzeżenie? Czy coś pozostaje w toku? Czy recepcjonistka może po prostu zobaczyć, że brakuje informacji? Odpowiedź będzie zależeć od poszczególnych systemów, więc poprosić o prawdziwe zachowanie, aby być wykazane lub udokumentowane.

Nie tworzyć duplikatów tylko dlatego, że czegoś brakuje

Przykład hipotetyczny: rodzic daje recepcji ważne referencje rezerwacji, ale oczekiwanych informacji nie jest widoczny przez normalny podłączony przepływ pracy.

Najbezpieczniejszą reakcją operacyjną nie jest automatyczne tworzenie kolejnej rezerwacji. Uzgodnienie sposobu na zbadanie pierwotnego odniesienia, sprawdzenie odpowiedniego źródła i eskalację problemu.

Decyduj kto jest właścicielem nierozwiązanych aktualizacji. Jeśli każdy zakłada “IT to zobaczy”, brakująca zmiana może pozostać niezauważona do powrotu klienta.

Wiedz, kto wspiera, która część

W przypadku gdy zaangażowani są dwaj dostawcy lub serwis trzeciej strony, zapytaj, z kim twój zespół kontaktuje się najpierw, gdy informacje przestają się poruszać zgodnie z oczekiwaniami. Zachowaj te obowiązki z notatkami wdrożeniowymi, aby pracownicy nie próbowali ich wypracować podczas obsługi.

Zdecyduj, czy połączenie systemów jest warte

Gdy już zrozumiecie proponowany przepływ pracy, wróćcie do powtarzających się prac, które zidentyfikowaliście na początku.

Które wpisy znikają? Które czeki stają się łatwiejsze? Które rekordy są mniej prawdopodobne, aby dryfować od siebie? Jakie działania ręczne pozostają?

Porównaj normalny tydzień, nie idealną transakcję

Jeżeli w ramach normalnych operacji odbiór obecnie kopiuje informacje pomiędzy systemami dziesiątki razy, to usunięcie tego konkretnego przekazania może być cenne. Jeżeli pracownicy rzadko potrzebują wymiany informacji, korzyści mogą być mniejsze.

Rozważcie również dodatkowe ustawienia, relacje z dostawcami, bieżące opłaty i procedury kadrowe, które dotyczą połączenia, które oceniasz. Zapytaj dostawców o te szczegóły, a nie zakładając je.

Połączenie może być przydatne bez robienia wszystkiego

Celem nie musi być całkowita automatyzacja. Przepływ pracy, w którym rezerwacja pojawia się tam, gdzie jej potrzebuje, ale niektóre poprawki pozostają celowe działania personelu może odpowiadać miejscu doskonale, pod warunkiem, że każdy rozumie granice.

Znak ostrzegawczy nie jest krokiem ręcznym, tylko ręcznym, o którym nikt nie wiedział.

Praktyczny wniosek

Łączenie EPOS i oprogramowanie do rezerwacji ma sens, gdy rozwiązuje prawdziwy problem przekazania. Zacznij od znalezienia informacji, które zespół wielokrotnie kopiuje lub godzi się. Zdecyduj, które rekordy naprawdę muszą się zgodzić, a następnie przetestować pełną podróż klienta: rezerwacja, przyjazd, zmiana, dodatkowa sprzedaż, ruch, anulowanie i tymczasowe problemy z połączeniem. Zapisuj to, co aktualizacje automatycznie i co personel musi jeszcze zrobić. To daje coś znacznie bardziej użytecznego niż “integruje się z” etykietą: przepływ pracy Twój zespół może zrozumieć i działać.

Zastosuj pomysł w praktyce

Z połączenia między rezerwacji i oprogramowania EPOS zrozumieć, które części podróży miejsca muszą współpracować. Przejrzyj stronę systemu EPOS dla szerszego ustawienia, a następnie niestandardowe integracje w przypadkach, gdy istniejące narzędzia lub wymagania operacyjne wymagają bardziej dostosowane połączenie.