“Zintegrowany” powinien oznaczać więcej niż logo

Zacznij od pracy, którą chcesz, aby integracja zrobić

“Czy integruje?” to zbyt szerokie pytanie, aby uzyskać użyteczną odpowiedź. Zacznij od zadania, które dzieje się w Twojej firmie dzisiaj i opisz, co chcesz zmienić.

Przykład hipotetyczny: Dostawa zamówienia online żywności i kolega obecnie musi przeczytać go z jednego systemu i wprowadzić go ponownie na czas. Firma chce usunąć ten duplikat wpis. To daje dostawcy coś specyficznego do wykazania: umieścić zamówienie online i pokazać, co przybywa w procesie EPOS bez kogoś przepisywania go.

Ale wykonaj zadanie przez całą drogę. Jeśli kuchnia potrzebuje również zamówionych przedmiotów, dozwolone wybory i zbiór lub referencji zamówienia, przeniesienie tylko ostateczna suma pieniężna pozostawi ważne prace niedokończone. Pytanie nie jest tylko, czy dane przybywają. Chodzi o to, czy wystarczy odpowiednich informacji przybywa dla następnej osoby do wykonywania swojej pracy.

Opisz wynik przed omówieniem technologii

Napisz jedno zdanie dla każdego problemu, który ma nadzieję, że połączenie się rozwiąże. Na przykład: “Personel nie powinien musieć wprowadzać tego samego zamówienia online ręcznie po raz drugi”. Albo: “Kiedy element staje się niedostępny, potrzebujemy zdefiniowanego procesu zapobiegania dalszym zamówieniom online dla niego”.

Zabrać te zdania do rozmowy dostawcy. Są one znacznie bardziej przydatne niż prosić o ogólną wycieczkę funkcji integracyjnych, ponieważ można sprawdzić, czy proponowana konfiguracja rzeczywiście zmienia pracę, która ma dla Ciebie znaczenie.

Mapa dokładnie, co informacja porusza

Zamówienie nie jest jedną z informacji. Może zawierać produkty, ilości, dopuszczalne wybory, ceny, referencje klienta lub kolekcji, informacje o płatnościach i inne szczegóły dotyczące Twojej operacji. Różne połączenia mogą obsługiwać te elementy inaczej.

Zrób krótką listę informacji, które pracownicy używają po złożeniu zamówienia. Następnie poproś dostawcę, aby pokazał każdy element przybywający przez proponowaną konfigurację. Nie wypełniaj luk z założeniami opartymi na tym, jak działa inny system lub jak spodziewasz się, że integracja będzie się zachowywać.

Nie zakładaj, że informacje podróżują w obie strony

Połączenie może działać w jednym kierunku bez zapewnienia odwrotnej podróży. Zamówienia mogą przejść z platformy zamawiania online do procesu EPOS, podczas gdy zmiany produktu lub dostępności muszą być nadal utrzymywane oddzielnie. Istnienie jednego udanego przepływu danych nie dowodzi, że istnieje inny.

Czy informacje przechodzą z platformy zamawiania do EPOS? Czy cokolwiek z EPOS wraca do platformy zamawiania? Zadawaj te pytania oddzielnie dla zamówień, cen, dostępności, zmian statusu i wszelkich innych informacji ważnych dla Twojej operacji.

Przykład hipotetyczny: Pub odkrywa podczas obsługi, że dany posiłek został sprzedany. Personel oznaczyć go niedostępny w jednym systemie. Ważnym testem jest to, co się stanie dalej. Jeśli firma również przyjmuje zamówienia za pośrednictwem innego kanału, czy ten kanał zmienia się automatycznie, wymaga oddzielnej aktualizacji lub postępuje według innego procesu? Dostawca powinien być w stanie wyjaśnić oczekiwany przepływ pracy dla proponowanego ustawienia.

Podręcznik nie oznacza automatycznie zła

Niektóre kroki mogą być zgodne z prawem. Może to być wykonalne, gdy zespół wie dokładnie, co to jest krok, kto jest właścicielem i kiedy musi to się stać. Większe ryzyko operacyjne jest zakładając, że coś jest automatyczne, gdy nikt nie potwierdził, że jest.

Jeśli zmiana dostępności musi być dokonana w dwóch miejscach, umieścić ją w procedurze operacyjnej i przypisać odpowiedzialność. Następnie można ocenić proponowaną integrację w oparciu o pracę, którą rzeczywiście usuwa, a nie pracę, którą miał usunąć.

Zmiany w badaniach, anulowanie i wyjątki

Demonstracja zbudowana wokół jednego doskonałego porządku dowodzi tylko łatwej ścieżki. Prawdziwa usługa obejmuje klientów dokonujących dopuszczalnych wyborów, pracowników korygujących błędy i firm obsługujących anulowania lub refundacji poprzez ich ustalone procesy.

Daj dostawcy realistyczne scenariusze i obserwować je od początku do końca. Złóż zamówienie z wyborem dołączonym do jednego elementu. Jeśli proponowana konfiguracja wspiera odpowiedni przepływ pracy, wykazać dopuszczalną zmianę lub anulowanie. Zapytaj, jak refundacji jest obsługiwany za pośrednictwem odpowiednich procesów płatności i zamawiania i następnie sprawdzić zapisy.

Celem nie jest żądanie, aby każde działanie działo się automatycznie. Chodzi o to, aby odkryć, co naprawdę dzieje się przed personelem i klientami, od tego zależy.

Podążaj za referencją, jak również pieniędzmi

Gdy zaangażowanych jest kilka systemów, personel potrzebuje praktycznego sposobu identyfikowania tej samej transakcji podczas badania problemu. Zapytaj, jakie zlecenia lub odniesienia transakcji są widoczne w systemach, których będzie używał twój zespół i jak personel dopasowuje je do siebie, gdy potrzebują sprawdzić wyjątek.

Jest to szczególnie ważne, gdy pracownik decyduje, czy szuka opóźnionej aktualizacji czy też autentycznie oddzielnego zlecenia. Ustanowienie właściwego procesu dochodzenia z odpowiednimi dostawcami zamiast tworzenia duplikatu transakcji, aby natychmiast usunąć ten problem.

Zapytaj, co się dzieje, gdy połączenie nie działa

Najbardziej odkrywającym pytaniem integracyjnym może być: “Skąd nasz zespół będzie wiedział, kiedy coś nie działa?” Klient może mieć potwierdzenie, podczas gdy inna część operacji nie otrzymała oczekiwanych informacji. Personel potrzebuje uzgodnionego sposobu rozpoznania i zbadania tej sytuacji.

Zapytaj dostawców zaangażowanych, jak nieudana lub opóźniona aktualizacja wygląda w proponowanej konfiguracji. Ustal, czy pracownicy otrzymują widoczny status, błąd, kolejkę lub inną formę powiadomienia, jeśli istnieje. Następnie określić, kto w Twojej firmie ma sprawdzić i co powinni zrobić dalej.

Jeżeli zaangażowanych jest dwóch dostawców, zapytaj również, jak działa odpowiedzialność za wsparcie. Personel powinien wiedzieć, z którym dostawcą skontaktować się najpierw, jakie referencje lub dowody, aby mieć gotowe i jak można opisać problem bez wysyłania klienta między firmami.

Zapisz proces awaryjny

Zapis, który sprawdza, czy zamówienie istnieje, jak jego status jest ustalony i kiedy inne działanie jest odpowiednie. Unikaj improwizacji nowego zamówienia lub płatności, aż personel zrozumie, co stało się z pierwotną transakcją.

Porównaj obciążenie personelu przed i po

Integracja powinna być oceniana pod względem zmienionej pracy, a nie liczby systemów nazwanych na stronie kompatybilności. Narysuj bieżący proces na papierze, jedna akcja kadrowa na linię. Następnie utwórz drugą wersję dla proponowanego połączenia konfiguracji.

Przykład hipotetyczny: dziś kolega otrzymuje zamówienie online, ponownie wchodzi do każdego elementu, sprawdza całość i przechodzi zamówienie do normalnego procesu przygotowawczego. W proponowanym konfiguracji, ponowne wejście może zniknąć, ale personel może uzyskać nową odpowiedzialność za monitorowanie wyjątków. Umieść obie wersje obok siebie. Możesz teraz zobaczyć, co naprawdę się zmieniło.

Lista kontrolna przeglądu integracji

• Zapisz konkretne powtarzane zadanie, które chcesz usunąć.
• Wymień personel informacyjny potrzebny na każdym etapie tego zadania.
• Zapytaj, które pola lub szczegóły przechodzą przez proponowane połączenie.
• Potwierdź kierunek każdego ważnego przepływu informacji.
• Sprawdzić realistyczny porządek zawierający dopuszczalne wybory pozycji.
• Sprawdzić, w jaki sposób zmiany dostępności są obsługiwane przez odpowiednie kanały.
• Zapytaj, jak anulowanie i refundacje postępują zgodnie z obowiązującymi procesami.
• Ustalić, co pracownicy widzą, gdy aktualizacja nie jest lub jest opóźniona.
• Należy podać numer referencyjny, który personel wykorzystuje do prowadzenia dochodzenia dotyczącego transakcji.
• Nagrać każdy krok ręczny, który pozostaje po integracji.
• Należy podać właściciela tych pozostałych etapów w trakcie obsługi.
• Potwierdź, który dostawca obsługuje podporę dla każdej części połączenia.

Zapiszcie rzeczywisty zakres

Przydatna demonstracja powinna stać się wyraźnym zapisem tego, co jest proponowane. Zapytaj o obsługiwane systemy lub wersje produktów istotne dla konfiguracji, informacje, które mają być udostępniane, kierunek tych przepływów i wszelkie procesy ręczne zespół będzie nadal musi wykonać.

Zachowaj te informacje wraz z propozycją i uwagami do realizacji. Jeśli którakolwiek ze stron połączenia zmieni się później – na przykład, zastąpisz platformę zamawiającą lub znacząco zmienisz sposób obsługi zleceń – ponownie przejrzyj zakres integracji zamiast zakładać, że poprzednie rozwiązanie przenosi się na cały czas bez zmian.

To właśnie powinna oznaczać integracja EPOS w praktyce. “Zintegrowany” powinien opisywać określone relacje operacyjne między systemami. Powinien on powiedzieć, co dzieje się z zamówieniem, zmianą lub problemem i co ludzie prowadzący firmę muszą z tym zrobić.

Małe połączenie, które niezawodnie usuwa jedno powtarzające się zadanie może być rzeczywiście przydatne. Znacznie szersze roszczenie jest trudne do oszacowania, aż jego granice są jasne. Logo mówi, gdzie rozpocząć rozmowę; przepływ pracy mówi, co faktycznie kupujesz.