-Intégré devrait signifier plus qu’un logo

Commencez par le travail que vous voulez que l’intégration fasse

-Est-ce que cela intègre ?- est une question trop large pour produire une réponse utile. Commencez plutôt par une tâche qui se produit dans votre entreprise aujourd’hui et décrivez ce que vous voulez changer.

Exemple hypothétique: Une commande alimentaire en ligne arrive et un collègue doit la lire d’un système et l’entrer à nouveau à la caisse. L’entreprise veut supprimer cette entrée dupliquée. Cela donne à un fournisseur quelque chose de spécifique à démontrer : passer une commande en ligne et montrer ce qui arrive dans le processus EPOS sans que quelqu’un le retige.

Mais suivez la tâche jusqu’au bout. Si la cuisine a aussi besoin des articles commandés, des choix autorisés et d’une référence de collecte ou de commande, le transfert seulement du total monétaire final laisserait le travail important inachevé. La question n’est pas seulement si les données arrivent.

Décrivez le résultat avant de discuter de la technologie

Écrivez une phrase pour chaque problème que vous espérez qu’une connexion va résoudre. Par exemple: -Le personnel ne devrait pas avoir à entrer la même commande en ligne manuellement une deuxième fois. – Ou: -Quand un élément devient indisponible, nous avons besoin d’un processus défini pour empêcher d’autres commandes en ligne pour lui.

Prenez ces phrases dans la conversation avec le fournisseur. Elles sont beaucoup plus utiles que de demander un tour général des fonctionnalités d’intégration parce que vous pouvez tester si la configuration proposée modifie réellement le travail qui vous importe.

Carte exactement ce que l’information bouge

Une commande n’est pas une information. Elle peut contenir des produits, des quantités, des choix autorisés, des prix, des références de clients ou de collecte, des informations de paiement et d’autres détails pertinents à votre opération.

Faites une courte liste des informations que votre personnel utilise après la commande. Demandez ensuite au fournisseur d’afficher chaque élément arrivant par la configuration proposée. Ne remplissez pas les lacunes avec des hypothèses basées sur le fonctionnement d’un autre système ou sur la façon dont vous attendez une intégration à se comporter.

Ne présumez pas que l’information voyage de deux façons

Une connexion peut fonctionner dans une direction sans fournir le trajet inverse. Les commandes peuvent passer d’une plate-forme de commande en ligne à un processus EPOS alors que les modifications de produit ou de disponibilité doivent encore être maintenues séparément. L’existence d’un flux de données réussi ne prouve pas qu’il en existe un autre.

Posez des questions directionnelles explicitement. L’information passe-t-elle de la plateforme de commande à l’EPOS ? Est-ce que quelque chose revient de l’EPOS à la plateforme de commande ? Posez ces questions séparément pour les commandes, les prix, la disponibilité, les changements de statut et toute autre information importante pour votre opération.

Exemple hypothétique: Un pub découvre pendant le service qu’un repas particulier a vendu. Le personnel le marque indisponible dans un système. L’important test est ce qui se passe ensuite. Si l’entreprise accepte également les commandes par un autre canal, est-ce que ce canal change automatiquement, nécessite une mise à jour séparée ou suit un autre processus? Le fournisseur devrait être en mesure d’expliquer le flux de travail prévu pour la configuration proposée.

Manuel ne signifie pas automatiquement mauvais

Certaines étapes peuvent légitimement rester manuelles. Cela peut être réalisable lorsque l’équipe sait exactement ce qu’est l’étape, qui en est propriétaire et quand elle doit se produire. Le risque opérationnel plus grand est d’assumer quelque chose est automatique quand personne n’a confirmé qu’elle est.

Si un changement de disponibilité doit être effectué en deux endroits, mettre cela dans la procédure d’exploitation et attribuer la responsabilité. Vous pouvez alors juger l’intégration proposée en fonction du travail qu’il supprime réellement plutôt que le travail que vous espériez supprimer.

Modifications, annulations et exceptions aux tests

Une démonstration construite autour d’un ordre parfait ne prouve que le chemin le plus facile. Le vrai service inclut les clients qui font des choix autorisés, le personnel corrige les erreurs et les entreprises qui traitent les annulations ou les remboursements par le biais de leurs processus établis.

Donnez au fournisseur des scénarios réalistes et regardez-les du début à la fin. Passez une commande avec un choix attaché à un élément. Lorsque la configuration proposée supporte le workflow pertinent, démontrez un changement ou une annulation autorisé. Demandez comment un remboursement est traité par le biais des processus de paiement et de commande applicables et consultez les dossiers après.

Le but n’est pas de demander que chaque action se produise automatiquement. Il est de découvrir ce qui se passe réellement avant que le personnel et les clients en dépendent.

Suivez la référence ainsi que l’argent

Lorsque plusieurs systèmes sont en jeu, le personnel doit trouver une façon pratique d’identifier la même transaction tout en étudiant un problème. Demandez à quel ordre ou référence transactionnelle sont visibles dans les systèmes que votre équipe utilisera et comment le personnel les associe lorsqu’il doit vérifier une exception.

Cela devient particulièrement important lorsqu’un employé décide s’il examine une mise à jour retardée ou une commande réellement distincte. Établir le processus d’enquête correct avec les fournisseurs pertinents plutôt que de créer une transaction en double simplement pour faire disparaître le problème immédiat.

Demander ce qui se passe lorsque la connexion échoue

La question d’intégration la plus révélatrice peut être : -Comment notre équipe saura-t-elle quand quelque chose n’a pas fonctionné ? – Un client peut avoir une confirmation alors qu’une autre partie de l’opération n’a pas reçu les informations attendues.

Demandez aux fournisseurs concernés à quoi ressemble une mise à jour en retard ou en échec dans la configuration proposée. Déterminer si le personnel reçoit un statut visible, une erreur, une file d’attente ou une autre forme de notification, le cas échéant.

Si deux fournisseurs sont impliqués, demandez également comment fonctionne la responsabilité de soutien. Le personnel doit savoir quel fournisseur contacter en premier, quelles références ou preuves avoir prêt et comment le problème peut être décrit sans envoyer le client entre les entreprises.

Écrire le processus de repli

Votre retour devrait être basé sur les processus documentés pour les systèmes concernés. Enregistrer qui vérifie si une commande existe, comment son statut est établi et quand une autre action est appropriée. Évitez d’improviser une nouvelle commande ou un nouveau paiement jusqu’à ce que le personnel comprenne ce qui est arrivé à la transaction initiale.

Comparer la charge de travail du personnel avant et après

Une intégration doit être évaluée en termes de travail modifié, et non pas le nombre de systèmes nommés sur une page de compatibilité. Dessinez le processus actuel sur papier, une action de personnel par ligne.

Exemple hypothétique: Aujourd’hui, un collègue reçoit une commande en ligne, réentre chaque article, vérifie le total et passe la commande dans le processus de préparation normal. Dans la configuration proposée, la réentrée peut disparaître mais le personnel peut acquérir une nouvelle responsabilité pour le suivi des exceptions.

Liste de contrôle pour l’examen de l’intégration

• Écrivez la tâche spécifique répétée que vous voulez supprimer.
• Énumérez les besoins du personnel d’information à chaque étape de cette tâche.
• Demandez quels champs ou détails passent par la connexion proposée.
• Confirmer la direction de chaque flux d’information important.
• Testez un ordre réaliste contenant des choix d’articles autorisés.
• Tester comment les changements de disponibilité sont traités par les canaux pertinents.
• Demandez comment les annulations et les remboursements suivent les processus applicables.
• Déterminer ce que le personnel voit lorsqu’une mise à jour échoue ou est retardée.
• Identifier les références utilisées par le personnel pour enquêter sur une transaction.
• Enregistrer chaque étape manuelle qui reste après l’intégration.
• Déterminer qui possède les étapes restantes pendant le service.
• Confirmez quel fournisseur gère le support pour chaque partie de la connexion.

Obtenir la portée réelle enregistrée

Une démonstration utile devrait devenir un enregistrement clair de ce qui est proposé. Demandez les systèmes ou versions de produits pris en charge qui sont pertinents à votre configuration, les informations attendues pour être partagées, l’orientation de ces flux et tout processus manuel que votre équipe devra encore effectuer.

Si l’une ou l’autre des parties de la connexion change plus tard — par exemple, vous remplacez une plate-forme de commande ou modifiez substantiellement la façon dont les commandes sont traitées —, revisiter la portée de l’intégration au lieu de supposer que l’arrangement précédent est inchangé.

C’est ce que l’intégration EPOS devrait signifier dans la pratique. -Intégré devrait décrire une relation opérationnelle définie entre les systèmes. Il devrait vous dire ce qui arrive à un ordre, un changement ou un problème et ce que les gens qui dirigent l’entreprise doivent faire à ce sujet.

Une petite connexion qui supprime de façon fiable une tâche répétitive peut être vraiment utile. Une revendication beaucoup plus large est difficile à évaluer jusqu’à ce que ses limites soient claires. Le logo vous indique où commencer la conversation; le flux de travail vous indique ce que vous achetez réellement.