Comparer les devis de systèmes de caisse

Rédigez vos exigences avant de comparer les devis du système EPOS

Il est difficile de comparer équitablement les fournisseurs si chacun a été posé une question différente. Avant de demander ou de revoir des devis, notez ce que votre entreprise a besoin du système pour soutenir.

Commencez par les transactions ordinaires avec votre personnel. Un café peut avoir besoin de prendre un petit déjeuner, enregistrer la bonne table et gérer un café à emporter séparé. Un détaillant peut avoir besoin de vendre plusieurs articles et traiter avec un retour ordinaire selon son propre processus. Un lieu peut avoir besoin de prendre des paiements à côté de la façon dont il traite déjà les réservations.

Ensuite, listez la configuration physique que vous attendez : combien de points de vente vous avez besoin, où ils seront positionnés et quel équipement existant, le cas échéant, vous souhaitez continuer à utiliser. Dites à chaque fournisseur les mêmes exigences et demandez-leur d’identifier ce que leur devis inclut.

Définir une configuration de POS pour petite entreprise avant d’acheter

Un petit lieu peut commencer par un terminal de caisse, un logiciel EPOS, une imprimante de réception et un appareil de paiement par carte compatible. Un café peut aussi avoir besoin d’impression de cuisine; un pub peut avoir besoin d’onglets; un lieu de loisirs peut avoir besoin de réservation et d’enregistrement chronométrés. Marquer chaque fonction comme essentielle maintenant, optionnel ou prévu pour plus tard.

Pour comparer les systèmes de POS pour les petites entreprises, demandez à chaque fournisseur d’identifier le plan logiciel, l’équipement physique, l’arrangement de paiement et le fonctionnement de la configuration. Vérifiez comment les utilisateurs, les terminaux ou les emplacements affectent le devis, et demandez une démonstration en utilisant une commande normale et une exception gênante de votre propre lieu.

La soumission la moins chère n’est moins chère que si elle couvre le même travail.

Assurez-vous que les guillemets décrivent la même configuration

Exemple hypothétique: un café reçoit la Citation A pour une installation de till et la Citation B pour ce qui semble être un système similaire. La Citation B a la figure de tête inférieure, donc il semble initialement plus attrayant.

Lors d’une inspection plus approfondie, le Citation A comprend l’installation et une quantité convenue de formation du personnel. Le Citation B énumère l’équipement et le logiciel, mais ne précise pas clairement qui configure le menu du café ou si l’installation est incluse.

Cela ne rend pas automatiquement les deux citations meilleures, ce qui signifie qu’elles ne sont pas encore comparables.

Passez par chaque ligne de citation et marquez chaque article comme l’une des quatre choses suivantes : inclus, frais supplémentaires, votre responsabilité, ou non confirmé. Ne jamais transformer un espace vide en hypothèse.

Coûts initiaux, réguliers et variables séparés

Un seul -Total-Cache peut cacher des différences importantes. Réécrire chaque citation en catégories pour que vous puissiez voir quand et pourquoi l’argent est facturé.

Coûts ponctuels ou initiaux

Consigner séparément les équipements cités, l’installation, la configuration initiale, la formation et tout autre montage. Vérifiez si la TVA est incluse ou ajoutée aux chiffres qui vous ont été donnés.

Dépenses ordinaires

Inscrivez les logiciels, les supports ou autres frais récurrents et inscrivez la fréquence de leur paiement. Notez la période pour laquelle le montant indiqué s’applique plutôt que de supposer qu’un chiffre mensuel restera inchangé indéfiniment.

Coûts variables

Si la proposition inclut des frais qui dépendent de l’utilisation ou des transactions, enregistrez les termes cités séparément des frais fixes. Si le traitement de la carte fait partie de la proposition, demandez les frais pertinents et les informations contractuelles par écrit afin que vous puissiez les évaluer en utilisant votre propre modèle de trading attendu.

Ne mélangez pas vos prévisions avec les frais confirmés du fournisseur. Étiquetez une estimation comme une estimation de sorte que six mois plus tard, vous pouvez toujours indiquer quels chiffres proviennent de la cotation et qui proviennent de vos propres hypothèses.

Découvrez qui fait le travail nécessaire pour commencer

L’achat d’un système EPOS n’est pas le même que l’installation d’une entreprise prête.

Demandez à qui est responsable l’entrée ou la configuration des informations dont votre entreprise a besoin, la préparation du matériel, l’installation de l’équipement et la présentation du personnel de l’installation convenue. Si vous êtes censé compléter une partie de ce travail vous-même, découvrez ce que cela implique et quelles informations vous devez fournir.

Si vous souhaitez réutiliser les équipements existants, donnez au fournisseur les détails pertinents et demandez une confirmation écrite de ce qu’ils vont et ne vont pas configurer ou soutenir. Ne présumez pas qu’une imprimante, un terminal ou un autre appareil existant est couvert simplement parce qu’il est déjà dans le bâtiment.

Transformez la formation incluse dans – – en une réponse utile

Demandez ce que la formation citée consiste en fait: comment elle est dispensée, qui peut y assister, ce qu’elle couvre et s’il y a des limites pertinentes pour votre équipe. Vous avez besoin de suffisamment de détails pour décider si le personnel sera préparé pour les tâches quotidiennes que vous attendez d’eux à accomplir.

Transformer le support -included-support en réponses spécifiques

-Le soutien total – sonne rassurant mais est difficile à comparer à moins que vous ne sachiez ce que cela signifie.

Imaginez votre principal jusqu’à ce que vous arrêtiez de travailler pendant un service de samedi chargé. Votre comparaison de devis devrait vous aider à répondre à des questions pratiques avant que cela se produise:

• Comment contacter le support ?
• Quels jours et pendant quelles heures l’aide est-elle disponible?
• Quels types de problèmes sont couverts par le soutien cité?
• Que se passe-t-il si le problème concerne le matériel?
• Que se passe-t-il si l’article défectueux est l’équipement que vous possédez déjà?
• Les réparations, les remplacements ou les visites sur place sont-ils inclus, le cas échéant, ou sont-ils facturés séparément?
• Que devrait faire le personnel pendant l’enquête sur le problème?

Enregistrez la réponse réelle du fournisseur plutôt que de la réduire à une tique à côté de -support. Deux fournisseurs peuvent tous deux dire que le soutien est inclus tout en offrant des arrangements sensiblement différents.

Vérifier les détails de propriété, de contrat et de sortie de l’équipement

Une citation devrait indiquer clairement ce que vous achetez et ce que vous vous engagez à.

Pour le matériel, déterminez si l’équipement est acheté par vous, loué ou fourni dans le cadre d’un autre arrangement. Demandez ce qui lui arrive à la fin de l’accord.

Pour les services continus, inscrivez la durée du contrat, les modalités de renouvellement et tout avis ou condition de sortie pertinent stipulé dans la proposition ou l’accord. Lisez la documentation réelle plutôt que de vous fier à ce que vous vous souvenez d’une conversation de vente.

Demandez également comment vous pouvez obtenir les données commerciales que vous avez le droit de prendre avec vous si vous changez de fournisseur ultérieurement, y compris le processus, le format ou les frais peuvent s’appliquer.

Utilisez la démonstration pour tester votre journée de travail

Une démonstration devient plus utile lorsque vous apportez vos propres exemples plutôt que de regarder seulement la séquence préparée par le fournisseur.

Exemple de café hypothétique: Demandez à un membre du personnel comment gérer un repas ordinaire en utilisant la configuration en cours de citation. Ensuite, utilisez une commande à emporter. Si votre véritable menu inclut les choix du client, utilisez l’un de ces exemples. Demandez ce que le membre du personnel ferait si le client change quelque chose avant que la commande soit terminée.

Le point est de ne pas attraper le démonstrateur. Vous vérifiez si la configuration proposée est logique pour le travail que votre équipe effectuera réellement.

Utilisez les mêmes scénarios de base avec chaque fournisseur. Notez tout ce qui nécessite un équipement supplémentaire, une configuration supplémentaire ou un processus de travail différent, puis vérifiez si cette différence affecte la cotation.

Construisez une feuille de comparaison de devis EPOS que vous pouvez utiliser

Placez l’information côte à côte. Copiez le libellé confirmé ou résumez-le avec précision, et utilisez -non confirmé – partout où vous avez encore besoin d’une réponse.

Si vous souhaitez comparer les coûts fixes totaux sur une période donnée, utilisez la même période pour chaque devis et ne incluez que les frais que vous pouvez supporter à partir de la cotation. Gardez les frais variables en parallèle avec le calcul plutôt que de cacher des estimations incertaines dans un total précis.

Résoudre les vides importants avant de choisir

Lorsque votre feuille de comparaison est complète, mettez en évidence chaque — non confirmé. Décidez quels points non répondu pourraient affecter matériellement les coûts, la mise en œuvre ou le fonctionnement quotidien et renvoyez ces questions au fournisseur concerné.

Gardez les réponses écrites avec la citation originale afin que la comparaison finale reflète des informations clarifiées plutôt que de la mémoire.

Liste de contrôle définitive des cotes EPOS

• Tous les fournisseurs ont-ils cité les mêmes exigences fondamentales?
• Savez-vous exactement quel matériel est inclus?
• La propriété ou l’arrangement de location est-il clair?
• Avez-vous séparé les charges initiales, régulières et variables?
• Savez-vous si les chiffres cités comprennent la TVA?
• La responsabilité de l’installation et de la configuration initiale est-elle claire?
• Savez-vous quelle formation est réellement incluse dans le personnel?
• Les heures de soutien et la portée ont-elles été confirmées?
• Avez-vous vérifié ce qui se passe avec l’équipement existant?
• Le contrat, le renouvellement et les modalités de sortie sont-ils compris?
• Avez-vous demandé comment obtenir des données pertinentes sur les entreprises si vous partez?
• Avez-vous testé la configuration proposée en utilisant des tâches ordinaires de votre entreprise?
• Tous les champs blancs importants ont-ils été répondus plutôt que supposés?

La décision finale devrait être explicitable en termes pratiques : ce que le système doit faire pour votre entreprise, ce que le fournisseur a accepté de fournir, ce que votre équipe demeure responsable et ce que l’arrangement cité va coûter.