Comparar presupuestos de sistemas TPV

Escribe tus requisitos antes de comparar las citas de EPOS

Es difícil comparar a los proveedores con justicia si cada uno ha sido preguntado de manera diferente. Antes de solicitar o revisar las citas, escriba lo que su negocio realmente necesita que el sistema apoye.

Comience con las transacciones ordinarias con las que se ocupa su personal. Un café podría necesitar tomar un pedido de desayuno, registrar la mesa correcta y manejar un café de retiro separado. Un minorista podría necesitar vender varios artículos y tratar con un retorno ordinario según su propio proceso. Un lugar podría necesitar tomar pagos junto a la forma en que ya maneja las reservas.

A continuación, lista la configuración física que usted espera: cuántos puntos de venta que necesita, donde se colocarán y qué equipo existente, si los hay, usted espera seguir utilizando. Dígale a cada proveedor los mismos requisitos y pídales que identifique lo que su cita incluye.

Define una pequeña configuración de POS de negocios antes de comprar

Un pequeño lugar puede comenzar con una terminal de salida, software EPOS, una impresora de recibo y un dispositivo de pago de tarjeta compatible. Un café también puede necesitar impresión de cocina; un pub puede necesitar pestañas; un lugar de ocio puede necesitar reserva y check-in programados. Marca cada función como esencial ahora, opcional o planificado para más adelante. Esto permite a los proveedores citar la misma configuración de trabajo en lugar de diferentes supuestos sobre lo que un “sistema EPOS básico” incluye.

Al comparar los sistemas POS para pequeñas empresas, pida a cada proveedor que identifique el plan de software, el equipo físico, el arreglo de pago y el trabajo de configuración para esa configuración. Compruebe cómo los usuarios, terminales o ubicaciones afectan la cita, y solicite una demostración utilizando un orden normal y una excepción torpe de su propio lugar.

La cotización más barata es más barata si cubre el mismo trabajo.

Asegúrese de que las citas describen la misma configuración

Ejemplo hipotético: a café recibe el presupuesto A para una configuración de la lata y el presupuesto B para lo que parece ser un sistema similar. El presupuesto B tiene la figura de la línea de encabezado inferior, por lo que inicialmente se ve más atractivo.

En una inspección más cercana, el presupuesto A incluye la instalación y una cantidad acordada de entrenamiento de personal. El presupuesto B enumera el equipo y el software, pero no indica claramente quién configura el menú del café o si se incluye la instalación.

Eso no hace automáticamente que la cita sea mejor. Significa que aún no son comparables.

Pase por cada línea de citas y marque cada artículo como una de las cuatro cosas: incluido, costo adicional, su responsabilidad, o no confirmadoNunca convertir un espacio en blanco en una suposición.

Gastos directos separados, ordinarios y variables

Un único “total” puede ocultar diferencias importantes. Reescribir cada cita en categorías para que pueda ver cuándo y por qué se cobra dinero.

Gastos iniciales o de una sola vez

Grabar el equipo citado, instalación, configuración inicial, entrenamiento y cualquier otro trabajo de configuración por separado. Compruebe si el IVA está incluido o añadido a las cifras que se han dado.

Gastos ordinarios

Lista software, soporte u otros cargos recurrentes y registra cuán a menudo son pagaderos. Tenga en cuenta el período para el cual se aplica la cantidad citada en lugar de asumir una cifra mensual permanecerá invariable.

Gastos variables

Si la propuesta incluye cargos que dependen del uso o las transacciones, registre los términos citados por el proveedor por separado de los honorarios fijos. Si el procesamiento de tarjetas forma parte de la propuesta, pida los cargos pertinentes y la información de contrato por escrito para que pueda evaluarlos utilizando su propio patrón de comercio esperado.

No mezclar sus pronósticos con los cargos confirmados de proveedores. Etiquete una estimación como una estimación para que seis meses después todavía pueda decir qué números provenían de la cita y que provenían de sus propias suposiciones.

Descubre quién hace el trabajo necesario para empezar

Comprar un sistema EPOS no es lo mismo que tener una configuración lista para negocios. Establezca lo que debe suceder entre aceptar la cita y servir al primer cliente.

Pregunte quién es responsable de entrar o configurar la información que su negocio necesita, preparar el hardware, instalar el equipo y mostrar al personal cómo utilizar la configuración acordada. Si se espera que complete parte de ese trabajo usted mismo, descubra lo que implica y qué información necesita proporcionar.

Si desea reutilizar el equipo existente, dele al proveedor sus detalles relevantes y pida confirmación por escrito de lo que desea y no se configurará o apoyará. No asuma que una impresora existente, terminal u otro dispositivo se cubre simplemente porque ya está en el edificio.

Convertir “entrenamiento incluido” en una respuesta útil

Pregunte cuál es el entrenamiento citado realmente consiste en: cómo se entrega, quién puede asistir, qué cubre y si hay límites relevantes para su equipo. Necesita suficiente detalle para decidir si el personal estará preparado para las tareas cotidianas que usted espera que realicen.

Convertir “apoyo incluido” en respuestas específicas

“Apoyo completo” suena tranquilizador pero es difícil de comparar a menos que sepa lo que significa.

Imagina tu principal hasta que deje de trabajar durante un servicio ocupado del sábado. Tu comparación de presupuestos debe ayudarte a responder preguntas prácticas antes de que eso suceda:

• ¿Cómo contacta con soporte?
• ¿En qué días y durante qué horas se puede ayudar?
• ¿Qué tipos de problema están cubiertos por el apoyo citado?
• ¿Qué pasa si el problema implica hardware?
• ¿Qué pasa si el objeto defectuoso es el equipo que ya poseías?
• ¿Se incluyen las visitas de reparación, sustitución o sitio cuando corresponda, o se cargan por separado?
• ¿Qué debe hacer el personal mientras se está investigando el problema?

Recordar la respuesta real del proveedor en lugar de reducirla a una garrapata al lado del “apoyo”. Dos proveedores pueden decir que el soporte está incluido mientras que ofrece arreglos materialmente diferentes.

Comprobar la propiedad del equipo, los detalles de contrato y salida

Una cita debe dejar claro lo que estás comprando y lo que estás comprometiéndote.

Para hardware, establece si el equipo es adquirido por usted, alquilado o suministrado bajo otro arreglo. Pregunte qué le sucede al final del acuerdo.

Para los servicios en curso, registre el plazo del contrato, los arreglos de renovación y cualquier aviso o condiciones de salida pertinentes indicados en la propuesta o acuerdo. Lea la documentación real en lugar de confiar en lo que recuerda de una conversación de ventas.

También pregunte cómo puede obtener los datos de negocio que tiene derecho a llevar con usted si cambia más tarde proveedor, incluyendo qué proceso, formato o cargos pueden aplicar. Obtenga la respuesta por escrito y manténgalo con la cita.

Utilice la demostración para probar su día de trabajo

Una demostración se vuelve más útil cuando usted trae sus propios ejemplos en lugar de ver sólo la secuencia preparada del proveedor.

Ejemplo de café hipotético: pregunte para ver cómo un miembro del personal manejaría un come-in normal usando la configuración que se cita. Luego utilice una orden de retiro. Si su menú real incluye las opciones de cliente, utilice uno de esos ejemplos. Pregunte qué haría el funcionario si el cliente cambia algo antes de que se complete el pedido.

El punto es no atrapar al manifestantes. Estás comprobando si la configuración propuesta tiene sentido para el trabajo que tu equipo realmente realizará.

Utilice los mismos escenarios básicos con cada proveedor. Anota cualquier cosa que requiera equipo adicional, configuración adicional o un proceso de trabajo diferente, a continuación, comprobar si esa diferencia afecta la cita.

Construir una hoja de comparación de citas EPOS que realmente puede utilizar

Copie la información de lado a lado. Copiar texto confirmado o resumir con precisión, y utilizar “no confirmado” dondequiera que aún necesite una respuesta.

Si desea comparar los costos fijos totales durante un período determinado, utilice el mismo período para cada presupuesto e incluya sólo cargos que puede soportar de la cita. Mantenga cargas variables junto con el cálculo en lugar de ocultar estimaciones inciertas dentro de un total de aspecto preciso.

Resolver los espacios blancos importantes antes de elegir

Cuando su ficha de comparación esté completa, resaltar cada “no confirmado”. Decide qué puntos no contestados podrían afectar significativamente el costo, la implementación o el funcionamiento diario y enviar esas preguntas de nuevo al proveedor relevante.

Mantenga las respuestas escritas con la cita original para que la comparación final refleje información aclarada en lugar de memoria.

Lista final de cotización EPOS

• ¿Han citado todos los proveedores contra los mismos requisitos básicos?
• ¿Sabes exactamente qué hardware está incluido?
• ¿Está claro el acuerdo de propiedad o alquiler?
• ¿Ha separado cargos directos, regulares y variables?
• ¿Sabes si las cifras citadas incluyen el IVA?
• ¿Está clara la responsabilidad de instalación y configuración inicial?
• ¿Sabes qué entrenamiento de personal está incluido?
• ¿Han confirmado las horas de apoyo y el alcance?
• ¿Ha comprobado lo que pasa con el equipo existente?
• ¿Se entienden los acuerdos de contrato, renovación y salida?
• ¿Le ha preguntado cómo se pueden obtener datos de negocio relevantes si se va?
• ¿Ha probado la configuración propuesta usando tareas ordinarias de su negocio?
• ¿Han sido contestados todos los campos en blanco importantes en lugar de asumir?

La decisión final debe explicarse en términos prácticos: lo que el sistema necesita hacer para su negocio, lo que el proveedor ha acordado proporcionar, lo que su equipo sigue siendo responsable y lo que el arreglo citado costará.