“Integriert” sollte mehr als ein Logo bedeuten

Beginnen Sie mit dem Job, den Sie die Integration durchführen möchten

„Ist es integriert? ist eine zu umfassende Frage, um eine nützliche Antwort zu liefern. Beginnen Sie stattdessen mit einer Aufgabe, die heute in Ihrem Unternehmen passiert, und beschreiben Sie, was Sie ändern möchten.

Hypothetisches Beispiel: Eine Online-Bestellung kommt an und ein Kollege muss sie derzeit aus einem System lesen und an der Kasse erneut eingeben. Das Unternehmen möchte diesen doppelten Eintrag entfernen. Das gibt einem Lieferanten etwas Besonderes, das er demonstrieren kann: eine Online-Bestellung aufgeben und zeigen, was im EPOS-Prozess ankommt, ohne dass jemand es neu tippt.

Wenn die Küche auch die bestellten Gegenstände, die erlaubte Auswahl und eine Sammel- oder Auftragsreferenz benötigt, würde die Übertragung nur der endgültigen Geldsumme wichtige Arbeiten unvollendet lassen. Die Frage ist nicht nur, ob Daten ankommen, sondern ob genug der richtigen Informationen für die nächste Person ankommen, um ihre Arbeit zu erledigen.

Beschreiben Sie das Ergebnis, bevor Sie über Technologie diskutieren

Schreibe einen Satz für jedes Problem, das du dir erhoffst, dass eine Verbindung löst. Zum Beispiel: „Personal sollte nicht ein zweites Mal manuell dieselbe Online-Bestellung eingeben müssen.“ Oder: „Wenn ein Artikel nicht verfügbar ist, brauchen wir einen definierten Prozess, um weitere Online-Bestellungen dafür zu verhindern.“

Nehmen Sie diese Sätze in das Gespräch mit Lieferanten auf. Sie sind viel nützlicher als eine allgemeine Tour durch Integrationsfunktionen zu verlangen, weil Sie testen können, ob das vorgeschlagene Setup tatsächlich die Arbeit verändert, die Ihnen wichtig ist.

Karte genau, was Informationen bewegt

Eine Bestellung ist nicht eine einzelne Information. Sie kann Produkte, Mengen, zulässige Auswahlmöglichkeiten, Preise, Kunden- oder Inkassoreferenzen, Zahlungsinformationen und andere für Ihren Betrieb relevante Details enthalten. Verschiedene Verbindungen können diese Elemente unterschiedlich behandeln.

Machen Sie eine kurze Liste der Informationen, die Ihre Mitarbeiter nach einer Bestellung verwenden. Dann bitten Sie den Lieferanten, jeden Artikel zu zeigen, der durch die vorgeschlagene Einrichtung ankommt. Füllen Sie keine Lücken mit Annahmen, die darauf basieren, wie ein anderes System funktioniert oder wie Sie eine Integration erwarten.

Gehen Sie nicht davon aus, dass Informationen in beide Richtungen reisen

Eine Verbindung kann in eine Richtung funktionieren, ohne die umgekehrte Reise zu ermöglichen. Bestellungen können von einer Online-Bestellplattform in einen EPOS-Prozess übergehen, während Produkt- oder Verfügbarkeitsänderungen noch separat gepflegt werden müssen.

Stellen Sie explizit Richtungsfragen. Bewegen sich Informationen von der Bestellplattform zu EPOS? Bewegt sich etwas von EPOS zurück zur Bestellplattform? Stellen Sie diese Fragen separat für Bestellungen, Preise, Verfügbarkeit, Statusänderungen und andere Informationen, die für Ihren Betrieb wichtig sind.

Hypothetisches Beispiel: Ein Pub entdeckt während des Service, dass eine bestimmte Mahlzeit ausverkauft ist. Das Personal kennzeichnet sie in einem System als nicht verfügbar. Der wichtige Test ist, was als nächstes passiert. Wenn das Unternehmen auch Bestellungen über einen anderen Kanal annimmt, ändert sich dieser Kanal automatisch, erfordert eine separate Aktualisierung oder folgt einem anderen Prozess? Der Lieferant sollte in der Lage sein, den erwarteten Workflow für die vorgeschlagene Einrichtung zu erklären.

Manual bedeutet nicht automatisch schlecht

Einige Schritte können rechtmäßig manuell bleiben. Das kann machbar sein, wenn das Team genau weiß, was der Schritt ist, wem er gehört und wann er passieren muss. Das größere operationelle Risiko besteht darin, dass etwas automatisch ist, wenn niemand bestätigt hat, dass es so ist.

Wenn eine Änderung der Verfügbarkeit an zwei Stellen vorgenommen werden muss, dann sollten Sie diese in den Betrieb einfügen und die Verantwortung zuweisen, und Sie können dann die vorgeschlagene Integration anhand der Arbeit beurteilen, die sie tatsächlich entfernt, anstatt der Arbeit, die Sie sich erhofft haben.

Teständerungen, Annullierungen und Ausnahmen

Eine Demonstration, die auf einer perfekten Bestellung basiert, beweist nur den einfachsten Weg: Echter Service umfasst Kunden, die erlaubte Entscheidungen treffen, Mitarbeiter, die Fehler korrigieren, und Unternehmen, die Stornierungen oder Rückerstattungen durch ihre etablierten Prozesse abwickeln.

Geben Sie dem Lieferanten realistische Szenarien und beobachten Sie sie von Anfang bis Ende. Geben Sie eine Bestellung mit einer Auswahl an einem Artikel ab. Wenn die vorgeschlagene Einrichtung den entsprechenden Workflow unterstützt, weisen Sie eine zulässige Änderung oder Stornierung nach. Fragen Sie, wie eine Rückerstattung durch die geltenden Zahlungs- und Bestellprozesse abgewickelt wird, und prüfen Sie die Aufzeichnungen danach.

Es geht nicht darum, zu verlangen, dass jede Aktion automatisch geschieht, sondern darum, herauszufinden, was tatsächlich passiert, bevor Mitarbeiter und Kunden davon abhängig sind.

Folgen Sie der Referenz sowie dem Geld

Wenn mehrere Systeme beteiligt sind, müssen die Mitarbeiter eine praktische Möglichkeit finden, die gleiche Transaktion zu identifizieren, während sie ein Problem untersuchen. Fragen Sie, welche Reihenfolge oder Transaktionsreferenzen in den Systemen sichtbar sind, die Ihr Team verwenden wird, und wie die Mitarbeiter sie zusammenbringen, wenn sie eine Ausnahme überprüfen müssen.

Dies wird besonders wichtig, wenn ein Mitarbeiter entscheidet, ob er eine verzögerte Aktualisierung oder einen wirklich separaten Auftrag anstrebt, und mit den jeweiligen Lieferanten den richtigen Untersuchungsprozess einrichtet, anstatt eine doppelte Transaktion zu erstellen, nur um das unmittelbare Problem zu beseitigen.

Fragen Sie, was passiert, wenn die Verbindung fehlschlägt

Die aufschlussreichste Integrationsfrage könnte sein: „Wie wird unser Team wissen, wenn etwas nicht funktioniert hat? Ein Kunde kann eine Bestätigung erhalten, während ein anderer Teil des Vorgangs nicht die erwarteten Informationen erhalten hat. Die Mitarbeiter benötigen einen vereinbarten Weg, um diese Situation zu erkennen und zu untersuchen.

Fragen Sie die beteiligten Lieferanten, wie ein fehlgeschlagenes oder verzögertes Update in der vorgeschlagenen Konfiguration aussieht. Stellen Sie fest, ob Mitarbeiter einen sichtbaren Status, einen Fehler, eine Warteschlange oder eine andere Form der Benachrichtigung erhalten, und geben Sie dann an, wer in Ihrem Unternehmen dies überprüfen soll und was als nächstes zu tun ist.

Wenn zwei Lieferanten beteiligt sind, fragen Sie auch, wie Supportverantwortung funktioniert.Das Personal sollte wissen, an welchen Anbieter man sich zuerst wenden soll, welche Referenzen oder Beweise bereitstehen und wie das Problem beschrieben werden kann, ohne den Kunden zwischen Unternehmen zu schicken.

Notieren Sie sich den Fallback-Prozess

Ihr Fallback sollte auf den dokumentierten Prozessen für die beteiligten Systeme basieren. Aufzeichnen, wer überprüft, ob eine Bestellung existiert, wie ihr Status festgelegt wird und wann eine andere Aktion angemessen ist. Vermeiden Sie es, eine neue Bestellung oder Zahlung zu improvisieren, bis die Mitarbeiter verstehen, was mit der ursprünglichen Transaktion passiert ist.

Vergleichen Sie die Workload des Personals vor und nach

Eine Integration sollte in Bezug auf die geänderte Arbeit bewertet werden, nicht in Bezug auf die Anzahl der auf einer Kompatibilitätsseite genannten Systeme. Zeichne den aktuellen Prozess auf Papier, eine Mitarbeiteraktion pro Zeile. Dann erstelle eine zweite Version für das vorgeschlagene verbundene Setup.

Hypothetisches Beispiel: Heute erhält ein Kollege eine Online-Bestellung, gibt jeden Artikel erneut ein, überprüft die Gesamtmenge und leitet die Bestellung in den normalen Vorbereitungsprozess ein. In der vorgeschlagenen Einrichtung kann die Wiedereingabe verschwinden, aber das Personal kann eine neue Verantwortung für die Überwachung von Ausnahmen erhalten.

Checkliste für die Integrationsprüfung

• Notieren Sie sich die spezifische wiederholte Aufgabe, die Sie entfernen möchten.
• Listen Sie die Informationen, die das Personal in jeder Phase dieser Aufgabe benötigt.
• Fragen Sie, welche Felder oder Details sich durch die vorgeschlagene Verbindung bewegen.
• Bestätigen Sie die Richtung jedes wichtigen Informationsflusses.
• Testen Sie eine realistische Bestellung mit zulässigen Artikelauswahl.
• Testen Sie, wie Verfügbarkeitsänderungen über relevante Kanäle hinweg gehandhabt werden.
• Fragen Sie, wie Stornierungen und Rückerstattungen den geltenden Prozessen folgen.
• Stellen Sie fest, was Mitarbeiter sehen, wenn ein Update fehlschlägt oder sich verzögert.
• Identifizieren Sie die Referenzen, die Mitarbeiter verwenden, um eine Transaktion zu untersuchen.
• Notieren Sie jeden manuellen Schritt, der nach der Integration verbleibt.
• Identifizieren Sie, wer diese verbleibenden Schritte während des Dienstes besitzt.
• Bestätigen Sie, welcher Anbieter die Unterstützung für jeden Teil der Verbindung übernimmt.

Holen Sie sich den tatsächlichen Umfang aufgezeichnet

Eine nützliche Demonstration sollte eine klare Aufzeichnung dessen sein, was vorgeschlagen wird: Fragen Sie nach den unterstützten Systemen oder Produktversionen, die für Ihr Setup relevant sind, den erwarteten Informationen, der Richtung dieser Abläufe und den manuellen Prozessen, die Ihr Team noch durchführen muss.

Wenn sich eine der beiden Seiten der Verbindung später ändert – zum Beispiel, Sie ersetzen eine Bestellplattform oder wesentlich ändern Sie die Art und Weise, wie Bestellungen bearbeitet werden -, überprüfen Sie den Integrationsumfang, anstatt anzunehmen, dass die vorherige Vereinbarung unverändert übertragen wird.

Das soll EPOS-Integration in der Praxis bedeuten. „Integrated soll eine definierte operative Beziehung zwischen Systemen beschreiben. Es soll Ihnen sagen, was mit einem Auftrag, einer Änderung oder einem Problem passiert und was die Geschäftsleute dagegen tun müssen.

Eine kleine Verbindung, die eine sich wiederholende Aufgabe zuverlässig entfernt, kann wirklich nützlich sein. Eine viel breitere Behauptung ist schwer zu bewerten, bis ihre Grenzen klar sind. Das Logo sagt Ihnen, wo Sie das Gespräch beginnen sollen; der Workflow sagt Ihnen, was Sie tatsächlich kaufen.