Od papierowego kalendarza do rezerwacji online

Pamiętnik wykonał niezwykłą robotę.

Przez dziesięciolecia, papierowy dziennik mógł siedzieć za recepcją i spokojnie prowadzić zaskakującą ilość biznesu. Urodziny, sesje aktywności, rezerwacje stołowe, depozyty i numery telefonów mogą żyć między jej linii rządzących, pomógł wraz z lepkimi nutami, zapalniczki i pamięci tego, kto przypadkiem był na zmianie.

Nie ma nic złego z papieru. Dla małej operacji z bardzo niewielu zastrzeżeń, może być cudownie proste. Trudności pojawiają się wraz z rosnącym popytem i klienci oczekują odpowiedzi poza godzinami otwarcia.

Pamiętnik na liczniku wie, co zostało w nim napisane, ale klient w domu nie może go zobaczyć. Nieodebrana wiadomość społeczna, poczta głosowa lub e-mail następnie staje się kolejną pracą dla jutrzejszego zespołu.

Prawdziwą zmianą jest wyczucie czasu dla klienta

Największą różnicą w rezerwacji online nie jest to, że ekran zastąpił stronę. To jest, że klienci mogą działać w momencie, gdy zdecydują się na wizytę.

Znany scenariusz sobotni

Przykład hipotetyczny: rodzina decyduje, co robić w niedzielę rano. Znajdują oni lokalne atrakcję o 9.15 i chcą wiedzieć, czy 10.30 sesja ma miejsce. Jeśli miejsce oferuje odpowiednią rezerwację online, mogą sprawdzić przedstawione informacje, wybrać dostępną sesję i dokonać rezerwacji bez czekania na odbiór, aby ponownie otworzyć.

To doświadczenie działa najlepiej, gdy strona rezerwacji odpowiada na pytania, które w przeciwnym razie wywołałyby połączenie telefoniczne: kiedy sesja się rozpoczyna, jakie koszty, do kogo jest to odpowiednie, co jest zawarte i wszystko, co odwiedzający muszą wiedzieć przed przyjazdem.

“Ważną zmianą nie jest papier do ekranu. To sprawia, że proces rezerwacji jest dostępny, gdy klient jest gotowy do rezerwacji”.

Jasne potwierdzenie ma również znaczenie. Daje klientowi coś, co może odnosić się raczej do niż polegać na szybkiej rozmowie lub notatki kilka dni wcześniej.

Jedna rezerwacja ma więcej znaczenia niż papierowa

Dla zespołu, przydatna część rezerwacji cyfrowej nie jest po prostu mniej ręcznie napisane nazwy. To zmniejsza liczbę miejsc personel musi sprawdzić.

Jeśli rezerwacja online korzysta z jednego rekordu dostępności podczas gdy rezerwacja telefoniczna jest pisana gdzie indziej, firma może nadal skończyć z sprzecznymi informacjami. To samo dotyczy rezerwacji podjętych w recepcji.

Pomyśl o ostatnim dostępnym miejscu

Przykład hipotetyczny: jeden klient rezerwuje końcowe miejsce dostępne online, podczas gdy drugi rozmawia z członkiem personelu. Jeśli te dwie trasy rezerwacji są zarządzane oddzielnie, oba mogą wydawać się, że go zabezpieczył. Wspólny rekord rezerwacji ma na celu uniknięcie tego rodzaju operacyjnego zamieszania.

Ludzie wciąż mają swoje miejsce.

Dobra rezerwacja online powinna usunąć rutynową administrację, a nie utrudniać rozmowę w miejscu.

Rodzic może być zmuszony zapytać, czy może uczestniczyć młodszy rodzeństwo. Organizator urodzin może chcieć zmienić liczbę gości. Ktoś może mieć pytanie dostępności, które nie pasuje starannie do standardowego formularza.

Utrzymuj odpowiednią trasę kontaktową łatwo znaleźć. Kiedy personel uzgodni zmianę, upewnij się, że rekord rezerwacji jest uaktualniony i klient otrzymuje zmienione informacje. W przeciwnym razie, pomocna rozmowa telefoniczna może stać się jutrzejszą recepcją-biurka tajemnica.

Przesuwanie się z papieru bez błota

Najbezpieczniejsza zmiana jest zazwyczaj celowa, a nie próba cyfryzacji wszystkiego w ciągu nocy.

Zacznij od zwykłej rezerwacji

Wybierz jeden wspólny typ rezerwacji, np. standardową sesję odtwarzania lub miejsce aktywności. Zapisz czasy, pojemność, ceny i informacje o kliencie, którymi obecnie zarządzasz telefonicznie lub w dzienniku.

Uwzględnienie już podjętych rezerwacji

Przyszłe rezerwacje muszą zostać odzwierciedlone przed ofertą odpowiedniej dostępności online. W przeciwnym razie miejsca już obiecane klientom mogą być przypadkowo oferowane ponownie.

Wybierz główny rekord

Ustaw jasny punkt, z którego system online staje się głównym rekordem rezerwacji i upewnij się, że personel postępuje zgodnie z tym samym procesem dla rezerwacji telefonicznych i kontrrezerwacji. Prowadzenie drugiego dziennika na żywo “tylko w przypadku” może zostawić zespół z dwóch różnych wersji dostępności.

Drukowana lista przylotów może być nadal przydatna w praktyce. Jeśli użyjesz jednego, zaznacz kiedy został wyprodukowany, aby personel zrozumiał, że późniejsze zmiany mogą nie pojawić się na nim.

Przetestować podróż klienta

Przed otwarciem rezerwacji dla klientów należy zastosować odpowiednią metodę testową dostawcy. Sprawdź, czy rezerwacja jest tam, gdzie tego oczekują pracownicy, czy informacje zwrócone do klienta są poprawne i czy anulowanie lub zmiana zachowania są zgodne z wybranymi przez Ciebie zasadami.

Jakie oprogramowanie nie może zdecydować za Ciebie

Formularz rezerwacji online nie może zdecydować, co Twój biznes powinien zrobić, gdy ktoś się spóźnia. Nie może on wynaleźć swoją politykę zwrotu kosztów, ustalić, czy dodatkowe dziecko może dołączyć do pełnej strony lub zdecydować, ile informacji wymagają zmiany.

To są decyzje biznesowe. Najpierw je uzgodnij, a następnie uklaruj ważne informacje, aby klienci mogli zrozumieć, zanim zobowiążą się do rezerwacji.

Po nowym procesie jest na żywo, zwrócić uwagę na pytania, które nadal docierają do recepcji. Powtarzane rozmowy o miejscu parkowania, wiek garnitur sesyjnych lub kiedy klienci powinni przyjechać może wskazywać na brak informacji, a nie brakujące funkcji oprogramowania.