Przekazywanie zamówień z recepcji do kawiarni

Traktuj recepcji i kawiarni jako dwie połączone prace

Recepcja i kawiarnia zobaczyć różne części tej samej wizyty. Recepcja może wiedzieć, ile dzieci zameldował się, czy strona przyjechała i czy organizator poprosił o zmianę. Kawiarnia jest zaniepokojony, co wymaga przygotowania, gdzie idzie i kiedy powinien być gotowy.

Kłopoty zaczynają się, gdy wszyscy zakładają, że ktoś inny przekazał informacje.

Przypisz przekazanie przed zmianą

Decyduj kto ma odpowiedzialność, kiedy zmiana rezerwacji wpływa na żywność. To może być recepcjonista, który akceptuje zmianę, nazwany host partii lub inny nominowany członek personelu. Tytuł pracy ma mniejsze znaczenie niż uczynienie odpowiedzialności jednoznaczny.

Na przykład, Twój rutynowy tryb pracy może powiedzieć, że odbiór sprawdza, czy można przyjąć dodatkowych gości partii, podczas gdy nazwany host strona sprawdza wszelkie wynikające z tego zapotrzebowanie na żywność w kawiarni. Inne miejsce może dać jedną recepcjonistyczną odpowiedzialność za obie rozmowy. Albo może być wykonalne, jeśli każdy wie, który proces ma zastosowanie.

Zmiana rejestru przyjęcia nie powinna być traktowana jako dowód, że zamówienie na żywność również uległo zmianie, chyba że Państwa rzeczywiste systemy i procedury wyraźnie to spowodują.

“Zmiana nie jest przekazywana, ponieważ ktoś wysłał wiadomość. Przekazuje się ją, gdy zespół przyjmujący wie, co się zmieniło”.

Daj każdej stronie referencje obie drużyny uznają

W cichy wtorek, “Smith party” może być wystarczające. W sobotę z kilku urodzin uruchomiony, nazwiska stają się złym sposobem na identyfikację zamówienia.

Korzystanie z referencji, że recepcji, zespół partii i kawiarnia mogą rozpoznać. To może połączyć referencje rezerwacji z praktycznymi informacjami, takimi jak pokój partii lub zarezerwowany czas, w zależności od tego, jak działa miejsce.

Uczynić plan dnia użytecznym

Przed rozpoczęciem obsługi, kawiarnia potrzebuje odpowiedniego widoku stron, które powinny zaspokoić. Przydatne szczegóły operacyjne mogą obejmować referencje rezerwacji, odpowiedni pokój lub miejsce, uzgodniony czas jedzenia i potwierdzone ilości.

Jeśli pracujesz z wydrukowanej listy, zaznacz kiedy została wyprodukowana. Arkusz wydrukowany przed otwarciem jest migawką, a nie gwarancją, że nic się nie zmieni w ciągu dnia.

Co się stanie, gdy przybędą dodatkowe dzieci?

To jest, gdzie niejasne instrukcje, takie jak “powiedzieć kuchni” musi stać się prawdziwym rutynem.

Zajęty przykład sobotni

Przykład hipotetyczny: Strona B14 jest zarezerwowana dla dziesięciu dzieci z jedzeniem zaplanowanym na 2.30pm. Na check- in, organizator wyjaśnia, że dwoje dzieci, które odmówiły, są teraz w końcu.

1. Recepcja identyfikuje rezerwację. Pracownicy pracują raczej z B14, niż tworzą niepowiązane nowe notatki dla “dwójki dodatkowych dzieci”.

2. Przyjmowanie sprawdza wniosek o przyjęcie. Zespół ustali, czy dodatkowe goście mogą być zakwaterowani w ramach normalnej rezerwacji i uzgodnień operacyjnych.

3. Osoba nominowana sprawdza w kawiarni. Dają one pełną prośbę: “B14, jedzenie o 14.30, prosząc o zwiększenie z dziesięciu posiłków dla dzieci do dwunastu”. Jest to bardziej przydatne niż “Czy możemy dodać dwa posiłki?”, ponieważ kawiarnia natychmiast wie, które zamówienie jest dotknięte.

4. Kafejka odpowiada. Dopiero po sprawdzeniu, co może dostarczyć personel powinien opisać dostępne opcje dla rodzica. Nie sprawiają, że kawiarnia odkryć dodatkowe zobowiązanie ze zmienionego liczby osób później.

5. Personel uzgodnił zmianę z organizatorem. Wyjaśnij, co się zmieniło i jakie są wynikające z tego opłaty, korzystając z rzeczywistych cen i warunków miejsca.

6. Obie strony nagrywa. Informacje o rezerwacji powinny odzwierciedlać uzgodnioną zmianę gości, natomiast informacje o zamówieniu lub przygotowaniu kawiarni powinny odzwierciedlać uzgodnioną zmianę żywności.

7. Zamknij pętlę. Kawiarnia przyznaje, że teraz ma dwanaście zamiast dziesięciu. To ostateczne uznanie jest tym, co zapobiega “Myślałem, że ktoś powiedział” później.

Keep party żywności oddzielone od zwykłych zamówień kawiarni

Nie każda kanapka lub kawa musi być podłączona do rezerwacji. Utrzymanie trasy jasne może ułatwić zarządzanie.

Jedzenie dla stron zaczyna się od uzgodnień stron: odpowiedniej rezerwacji, uzgodnionej ilości i planu serwisowego. Zwyczajny zakup kawiarni rozpoczyna się, gdy klient składa zamówienie podczas ich wizyty.

Jedna rodzina może tworzyć oba rodzaje porządku

Przykład hipotetyczny: rodzic zorganizował pakiet partii dla dwunastu dzieci. Podczas gdy dzieci grają, dwóch dorosłych osobno kupić kawy i lunche z kawiarni. Te zakupy dorosłych nie muszą koniecznie zmienić partyjny rekord żywności; są to zwykłe zamówienia kawiarni z ich własnym przeznaczenia lub metody zbierania.

Utrzymanie tego rozróżnienia ułatwia pracownikom odpowiedź na podstawowe pytanie: “Czy to zmiana strony, czy też jest to nowe zamówienie kawiarni?”

/ Dokładnie wiem, / jak zmiana dociera do kawiarni.

Trasa komunikacji może być cyfrowa, słowna, pisemna lub kombinacja odpowiednia dla Twojej operacji. Ważne jest, że personel wie, która trasa liczy się jako instrukcja na żywo.

Jeśli recepcja mówi gospodarzowi partii, który następnie mówi kawiarni, aby te dwa przekazania wyraźne. Jeśli odbiór kontaktuje się bezpośrednio kawiarni, unikać jednocześnie wysyłania drugiej wersji przez kogoś innego, chyba że procedura tego wymaga. Duplikaty wiadomości mogą być prawie tak samo mylące jak brakujące.

Nagrywaj nowy stan, nie tylko rozmowę.

Notatka “Mama zapytała o dwa kolejne” mówi o następnym pracowniku bardzo mało. Czy wniosek został przyjęty? Czy kawiarnia zgadzała się? Czy cena była omówiona?

Po potwierdzeniu zmiany, informacje robocze powinny pokazać uzgodniony wynik. Na przykład: “B14 – 12 posiłków dla dzieci – 14.30pm – zaktualizowane po check- in”. Użyj dowolnego formatu pasuje do Twojej operacji, ale aby bieżąca instrukcja była niezaprzeczalna.

A jeśli kawiarnia nie może dokonać zmiany?

Jest to również odpowiedź na potrzeby przyjmowania. Osoba zajmująca się organizatorem może wyjaśnić dostępne opcje, a nie obiecując coś przed sprawdzeniem.

Dlatego sekwencja ma znaczenie: żądanie, sprawdzenie, uzgodnienie, zapis, potwierdzenie.

Śledź, kiedy rodziny zmieniają tabele

Zwykła kawiarnia miękkie gry zamawianie ma inny problem koordynacji: znalezienie klienta, gdy jedzenie jest gotowe.

Dla obsługi stołowej, uchwycić numer tabeli lub inne miejsce odniesienia, gdy zamówienie jest składane i upewnij się, że kawiarnia może zobaczyć go z zamówieniem. Identyfikatory tabeli muszą pozostać łatwe dla klientów i personelu do wykrycia nawet, gdy stół jest otoczony płaszczem, workami i rzeczy dla dzieci.

Decyduj, co się dzieje, gdy ktoś się rusza

Rodzina może zamówić przy stole 14 i przejść do tabeli 22, gdy przyjaciele przyjeżdżają. Mówienie osoby czyszczenie tabel nie jest przydatne, chyba że informacje docierają do każdego, kto dostarczy żywność.

Daj klientom proste instrukcje, takie jak poprosić ich, aby powiedzieć kawiarni lub wyznaczonego członka personelu, jeśli się po zamówieniu. Wewnętrznie, zdecydować, jak ten członek personelu zmienia miejsce przeznaczenia dołączone do nierozstrzygniętego zamówienia.

W przypadku zamówień na zbiórkę należy użyć wyraźnego odniesienia do kolekcji i powiedzieć klientom, gdzie należy czekać lub zbierać. W hałaśliwym miejscu rodzinnym numer zamówienia może być bardziej niezawodny niż wielokrotnie wymawiając imię w całym pokoju.

Koordynacja czasu jedzenia z wizytą

Prawidłowa żywność dostarczona w złym momencie nadal stwarza słabe doświadczenie.

Dla stron, ktoś musi wiedzieć, kiedy grupa jest gotowa do planowanej fazy żywności. Jeśli rutynowe działania daje tę odpowiedzialność do gospodarza partii, sprawiają, że część ich roli, a nie zakładając, że kawiarnia będzie wiedzieć, co się dzieje w obszarze zabawy.

Kiedy impreza się spóźnia

Przykład hipotetyczny: jedzenie jest planowane na 15: 00, ale wcześniejsza część partii została opóźniona. O 14.50, gospodarz wie, że grupa nie będzie gotowa na 3: 00.

Przydatne działanie jest, aby skontaktować się z kawiarnią szybko przy użyciu uzgodnionej trasy komunikacji. Czekając do gotowej żywności jest gotowy, a następnie wyjaśniając, że strona jest opóźniony daje kawiarni znacznie mniej opcji.

Ustaw realistyczne oczekiwania dla późnych zamówień kawiarni

Zwykli klienci mogą również zamówić jedzenie w pobliżu końca sesji play. Podstawę Twoje wskazówki zamówienia na realistyczne czasy przygotowania w miejscu. Jeśli zamówienie jest prawdopodobne, że zajmie dłużej niż pozostały czas sesji klienta, wyjaśnić oczekiwaną umowę przed zaakceptowaniem założeń nie można spełnić.

Obietnica złożona przy stole powinna odzwierciedlać to, co kawiarnia może realistycznie dostarczyć w tym momencie, szczególnie w okresach pracy.

Przeanalizowanie przekazów, nie tylko błędów.

Przed następnym zajętym weekendem, spacer recepcji, party i pracowników kawiarni poprzez kilka realistycznych zmian. Zrób to jako rozmowa, a nie po prostu wręczenie wszystkim procedury.

Zapytaj: dwoje dodatkowych dzieci przybywa na catering party – kto działa pierwszy? Rodzina porusza się po zamówieniu lunchu – kto zmienia miejsce? Partia się spóźnia – kto kontaktuje się z kawiarnią?

Każda osoba powinna móc powiedzieć, co robi, gdzie to rejestruje, kto mówi i skąd wie, że następna osoba otrzymała aktualizację.

Po służbie, znaleźć dokładny słaby punkt

Jeśli zamówienie poszło do niewłaściwego stołu, należy unikać zatrzymywania się na “komunikacji musi poprawić”. Znajdź konkretne przerwy w łańcuchu.

Czy pierwotny stół był zły? Czy rodzina się przeniosła? Czy ktoś powiedział? Czy ta osoba wiedziała, gdzie zapisać zmianę? Czy cel zaktualizowano, ale osoba podająca jedzenie nadal pracuje ze starszych biletów lub listy?

To samo podejście działa na zmiany partii. Jeśli dwanaście dzieci przybyło, ale dziesięć posiłków zostały przygotowane, określić, czy zmiana żywności nigdy nie został poproszony, nigdy nie zgodził, nigdy nie zarejestrowany lub po prostu nie widział przez osobę przygotowującą zamówienie.

Technologia może wspierać części tych przepływów pracy, ale tylko polegać na informacji dzielonych automatycznie, gdy potwierdzisz, że Twoja rzeczywista konfiguracja tak. Zmiana rezerwacji, liczba wstępów lub notatka klienta nie powinny być zakładane zmiany odrębnego zamówienia żywności.