Bestellungen vom Empfang ans Café übergeben

Behandeln Sie Rezeption und Café als zwei verbundene Jobs

Der Empfang und das Café sehen verschiedene Teile desselben Besuchs: Der Empfang kann wissen, wie viele Kinder eingecheckt haben, ob eine Party angekommen ist und ob der Veranstalter eine Änderung beantragt hat; das Café befasst sich damit, was vorbereitet werden muss, wohin es geht und wann es fertig sein soll.

Das Problem beginnt, wenn jeder davon ausgeht, dass jemand anderes Informationen weitergegeben hat.

Wiesen Sie die Übergabe vor der Schicht zu

Entscheiden Sie, wer für die Buchungsänderung verantwortlich ist, wenn sie sich auf Lebensmittel auswirkt, ob die Rezeptionistin die Änderung akzeptiert, ob ein benannter Gastgeber oder ein anderer nominierter Mitarbeiter. Die Berufsbezeichnung ist weniger wichtig als die eindeutige Festlegung der Verantwortung.

Zum Beispiel könnte Ihre Operationsroutine sagen, dass die Rezeption überprüft, ob zusätzliche Partygäste akzeptiert werden können, während der benannte Party-Gastgeber jede resultierende Essensanfrage mit dem Café überprüft. Ein anderer Ort kann einer Rezeptionistin die Verantwortung für beide Gespräche übertragen.

Das Ändern eines Aufnahmeprotokolls sollte nicht als Beweis dafür angesehen werden, dass sich auch eine Lebensmittelbestellung geändert hat, es sei denn, Ihre tatsächlichen Systeme und Verfahren machen dies ausdrücklich möglich.

“Eine Änderung wird nicht übergeben, weil jemand eine Nachricht gesendet hat. Sie wird übergeben, wenn das empfangende Team weiß, was sich geändert hat.”

Geben Sie jeder Partei eine Referenz, die beide Teams erkennen

An einem ruhigen Dienstag kann “die Smith Party” ausreichen. An einem Samstag mit mehreren Geburtstagen werden Namen zu einer schlechten Möglichkeit, eine Bestellung zu identifizieren.

Verwenden Sie eine Referenz, die die Rezeption, das Partyteam und das Café alle erkennen können, die die Buchungsreferenz mit praktischen Informationen wie dem Partyraum oder der gebuchten Zeit kombinieren könnte, je nachdem, wie Ihr Veranstaltungsort funktioniert.

Machen Sie den Tagesplan nutzbar

Vor dem Servicebeginn benötigt das Café eine angemessene Sicht auf die Parteien, für die es erwartet wird. Nützliche Betriebsdetails können die Buchungsreferenz, das betreffende Zimmer oder den jeweiligen Ort, die vereinbarte Verpflegungszeit und die bestätigte Menge sein.

Wenn Sie von einer gedruckten Liste aus arbeiten, markieren Sie, wann sie produziert wurde. Ein vor dem Öffnen gedrucktes Blatt ist eine Momentaufnahme, keine Garantie dafür, dass sich während des Tages nichts ändert.

Was passiert, wenn zusätzliche Kinder ankommen?

Dies ist, wo eine vage Anweisung wie “Sag die Küche” muss eine echte Routine werden.

Ein belebtes Samstagsbeispiel

Hypothetisches Beispiel: Party B14 ist für zehn Kinder mit Essen für 14.30 Uhr vorgesehen. Beim Check-in erklärt der Veranstalter, dass nun doch zwei Kinder kommen, die abgelehnt hatten.

1. Der Empfang identifiziert die Buchung. Die Mitarbeiter arbeiten von B14 aus, anstatt eine unabhängige neue Notiz für “zwei zusätzliche Kinder” zu erstellen.

2. Der Empfang prüft den Zulassungsantrag. Das Team stellt fest, ob die zusätzlichen Gäste unter den normalen Buchungs- und Betriebsvereinbarungen des Veranstaltungsortes untergebracht werden können.

3. Die nominierte Person checkt mit dem Café. Sie geben eine vollständige Anfrage: “B14, Essen um 14.30 Uhr, bitten, von zehn Kindermahlzeiten auf zwölf zu erhöhen.” Das ist nützlicher als “Können wir zwei Mahlzeiten hinzufügen?”, Weil das Café sofort weiß, welche Reihenfolge betroffen ist.

4. Das Café antwortet. Erst nachdem das Café geprüft hat, was es bieten kann, sollte das Personal dem Elternteil die verfügbare Option beschreiben.

5. Das Personal stimmt die Änderung mit dem Veranstalter ab. Erklären Sie, was sich geändert hat und welche Gebühren sich daraus ergeben haben, indem Sie die tatsächlichen Preise und Bedingungen des Veranstaltungsortes verwenden.

6. Beide Seiten nehmen es auf. Die Buchungsinformationen sollten die vereinbarte Gästeänderung widerspiegeln, während die Arbeits- oder Vorbereitungsinformationen des Cafés die vereinbarte Essensänderung widerspiegeln sollten.

7. Schließen Sie die Schleife. Das Café räumt ein, dass es jetzt zwölf statt zehn hat. Diese letzte Anerkennung verhindert, dass später “Ich dachte, jemand hätte es dir gesagt” wird.

Halten Sie Partyessen getrennt von gewöhnlichen Café-Bestellungen

Nicht jedes Sandwich oder Kaffee muss mit einer Buchung verbunden sein. Die Routen frei zu halten, kann beides einfacher machen.

Partyessen beginnt mit dem Party-Arrangement: die jeweilige Buchung, die vereinbarte Menge und der Servierplan. Ein gewöhnlicher Café-Kauf beginnt, wenn ein Kunde während seines Besuchs eine Bestellung aufgibt.

Eine Familie kann beide Arten von Ordnung schaffen

Hypothetisches Beispiel: Ein Elternteil hat ein Partypaket für zwölf Kinder organisiert, während die Kinder spielen, kaufen zwei Erwachsene Kaffee und Mittagessen separat im Café. Diese Erwachsenenkäufe müssen nicht unbedingt die Party-Essens-Aufzeichnung ändern, es handelt sich um gewöhnliche Café-Bestellungen mit eigenem Ziel oder eigener Abholmethode.

Wenn man diese Unterscheidung klar macht, ist es einfacher für die Mitarbeiter, eine grundlegende Frage zu beantworten: “Ist das eine Änderung für die Partei oder ist das eine neue Café-Bestellung?”

Wissen Sie genau, wie eine Veränderung das Café erreicht

Die Kommunikationsroute kann digital, verbal, schriftlich oder in einer Kombination sein, die für Ihren Betrieb geeignet ist.

Wenn der Empfang einem Gastgeber sagt, der dann das Café informiert, machen Sie diese beiden Übergaben explizit. Wenn der Empfang das Café direkt kontaktiert, vermeiden Sie gleichzeitig das Senden einer zweiten Version durch jemand anderen, es sei denn, Ihr Verfahren erfordert es. Doppelte Nachrichten können fast so verwirrend sein wie fehlende.

Notieren Sie den neuen Zustand, nicht nur das Gespräch

Ein Hinweis mit der Aufschrift „Mama hat noch zwei weitere gefragt sagt dem nächsten Mitarbeiter sehr wenig. Wurde die Anfrage angenommen?

Sobald eine Änderung bestätigt wird, sollten die Arbeitsinformationen das vereinbarte Ergebnis anzeigen. z. B.: „B14 – 12 Kindermahlzeiten – 14.30 Uhr – nach dem Check-in aktualisiert. Verwenden Sie das Format, das zu Ihrer Operation passt, aber machen Sie die aktuelle Anleitung unverwechselbar.

Was ist, wenn das Café die Änderung nicht vornehmen kann?

Das ist auch ein Rezeptionsbedarf, und der Verantwortliche des Veranstalters kann dann die verfügbaren Optionen erläutern, anstatt etwas zu versprechen, bevor er nachprüft.

Deshalb ist die Sequenz wichtig: anfordern, überprüfen, zustimmen, aufzeichnen, bestätigen.

Verfolgen Sie, wenn Familien die Tabellen wechseln

Die gewöhnliche Softplay-Cafébestellung hat ein anderes Koordinationsproblem: Den Kunden zu finden, wenn das Essen fertig ist.

Für den Tischservice erfassen Sie die Tischnummer oder eine andere Standortreferenz, wenn die Bestellung aufgegeben wird, und stellen Sie sicher, dass das Café sie mit der Bestellung sehen kann. Tischkennungen müssen für Kunden und Mitarbeiter leicht zu erkennen sein, auch wenn der Tisch von Mänteln, Taschen und Kindersachen umgeben ist.

Entscheiden Sie, was passiert, wenn sich jemand bewegt

Eine Familie kann bei Tisch 14 bestellen und bei Ankunft von Freunden zu Tisch 22 wechseln. Die Information, dass die Tische der Person gelöscht werden, ist nicht sinnvoll, es sei denn, diese Information erreicht denjenigen, der das Essen liefert.

Geben Sie den Kunden eine einfache Anweisung, wie z. B. die Bitte, dem Café oder einem bestimmten Mitarbeiter mitzuteilen, ob sie nach der Bestellung umziehen.

Bei Inkassobestellungen verwenden Sie eine klare Inkassoreferenz und teilen Sie den Kunden mit, wo sie warten oder abholen sollen. In einem lauten Familienort kann eine Bestellnummer zuverlässiger sein, als wiederholt einen Vornamen im Raum anzurufen.

Koordinieren Sie das Food Timing mit dem Besuch

Korrektes Essen, das im falschen Moment geliefert wird, schafft immer noch eine schlechte Erfahrung.

Wenn Ihre Routine diese Verantwortung dem Party-Gastgeber überträgt, machen Sie es zu einem Teil ihrer Rolle, anstatt anzunehmen, dass das Café weiß, was im Spielbereich passiert.

Wenn die Party zu spät kommt

Hypothetisches Beispiel: Das Essen ist für 15 Uhr geplant, aber ein früherer Teil der Party wurde verzögert. Um 14:50 Uhr weiß der Gastgeber, dass die Gruppe um drei nicht bereit sein wird.

Die sinnvolle Maßnahme ist, das Café umgehend über die vereinbarte Kommunikationsroute zu kontaktieren. Warten, bis zubereitetes Essen fertig ist und dann erklärt wird, dass die Party verspätet ist, gibt dem Café weit weniger Möglichkeiten.

Setzen Sie realistische Erwartungen für späte Café-Bestellungen

Normale Kunden können auch Essen am Ende einer Spielsitzung bestellen. Beruhen Sie Ihre Bestellanleitung auf realistischen Vorbereitungszeiten an Ihrem Veranstaltungsort. Wenn eine Bestellung wahrscheinlich länger dauert als die verbleibende Sitzungszeit des Kunden, erläutern Sie die erwartete Vereinbarung, bevor Sie Annahmen akzeptieren, die Sie nicht erfüllen können.

Ein Versprechen, das am Schalter gegeben wird, sollte widerspiegeln, was das Café in diesem Moment realistisch liefern kann, insbesondere in geschäftigen Zeiten.

Besprechung der Übergaben, nicht nur der Fehler

Vor dem nächsten anstrengenden Wochenende gehen Sie mit dem Empfangspersonal, der Party und dem Café durch ein paar realistische Änderungen. Machen Sie es als Gespräch, anstatt einfach jedem eine Prozedur zu geben.

Fragen Sie: Zwei zusätzliche Kinder kommen zu einer Catered-Party an — wer handelt zuerst? Eine Familie zieht um, nachdem sie das Mittagessen bestellt hat — wer wechselt das Ziel? Eine Party läuft zu spät — wer kontaktiert das Café?

Jede Person sollte in der Lage sein zu sagen, was sie tut, wo sie es aufzeichnet, wen sie erzählt und woher sie weiß, dass die nächste Person das Update erhalten hat.

Nach dem Service finden Sie den genauen Schwachpunkt

Wenn eine Bestellung an den falschen Tisch ging, vermeiden Sie es, bei “Kommunikation muss verbessert werden” zu stoppen.

War der ursprüngliche Tisch falsch? Hat die Familie umgezogen? Hat sie jemandem gesagt? Wusste diese Person, wo sie die Änderung aufzeichnen sollte? Wurde das Ziel aktualisiert, aber die Person, die das Essen serviert, arbeitet immer noch von einem älteren Ticket oder einer älteren Liste aus?

Wenn zwölf Kinder angekommen sind, aber zehn Mahlzeiten zubereitet wurden, ist anzugeben, ob der Essenswechsel nie beantragt, nie vereinbart, nie aufgezeichnet oder einfach nicht von der Person gesehen wurde, die den Auftrag vorbereitet hat.

Die Technologie kann Teile dieser Workflows unterstützen, aber nur darauf angewiesen sein, dass Informationen automatisch geteilt werden, wenn Sie bestätigt haben, dass Ihre tatsächliche Einrichtung dies tut.