Wechsel zwischen Terminen messen

Messen Sie die Umstellung in separaten Schritten

Beginnen Sie mit der Aufzeichnung von Momenten, die Ihnen sagen, wo die Zeit verwendet wird. Beachten Sie mindestens das geplante Ende der Sitzung, wann der letzte abreisende Kunde den Sitzungsbereich verlässt, wann das Personal den Bereich wieder bereit hat und wann die nächste Gruppe tatsächlich aufgenommen werden kann.

Wenn eine Sitzung um 11.30 Uhr enden soll und die letzte Familie um 11.38 Uhr geht, wurden acht Minuten für die Abreise verwendet. Wenn der Bereich dann um 11.45 Uhr bereit ist, wurden weitere sieben Minuten für die verbleibende Wende verwendet. Wenn man den gesamten Zeitraum als „15-Minuten-Verspätung bezeichnet, wird die Tatsache verschleiert, dass es zwei verschiedene Phasen zu untersuchen gibt.

Verwenden Sie die tatsächlichen Zeiten anstelle der Schätzungen, die später vorgenommen werden, und ein Kollege kann sie auf einem einfachen Blatt oder einer gemeinsamen Aufzeichnung notieren, ohne das für die Umstellung zuständige Personal zu unterbrechen.

Notieren Sie genug Kontext, um Vergleiche nützlich zu machen

Die Leistung des Session-Wechsels wird nur dann sinnvoll, wenn man relativ ähnliche Situationen vergleicht. Eine leicht besuchte Sitzung an Wochentagen kann natürlich anders aussehen als eine anstrengende Wochenendsitzung mit mehr Familien, Habseligkeiten und Kundenfragen.

Notieren Sie neben der Zeit die Anzahl der Teilnehmer oder ein anderes konsistentes Maß dafür, wie beschäftigt die Sitzung war, die Personalausstattung und eine kurze Notiz über etwas Ungewöhnliches. Halten Sie die Notiz sachlich: “große Verschmutzung erforderte zusätzliche Reinigung”, “Geburtstagsgruppe zusammen gelassen” oder “ein Mitarbeiter an der Rezeption neu zugewiesen” ist nützlicher als einfach “sehr beschäftigt” zu schreiben.

Eine einfache Beobachtungs-Checkliste

• Sitzung: Datum und planmäßiger Beginn und Ende aufzeichnen.
• Teilnahme: Beachten Sie, wie beschäftigt die Sitzung war mit Informationen, die Sie bereits angemessen aufzeichnen.
• Personalausstattung: Beachten Sie, wie viele Kollegen an der Umstellung und einer signifikanten Änderung gegenüber dem Normalen beteiligt waren.
• Abfahrt: Aufzeichnen, wann der letzte Kunde den Sitzungsbereich verlassen hat.
• Zubereitung: Aufzeichnungen, wenn die erforderlichen Reinigungen, Reinigungen und Betriebskontrollen abgeschlossen waren.
• Nächster Eintrag: Beachten Sie, wann die eingehende Gruppe tatsächlich zugelassen wurde.
• Ausnahme: Fügen Sie eine kurze sachliche Notiz hinzu, wenn etwas Ungewöhnliches das Ergebnis beeinflusst hat.

Wenn man die gleichen Informationen über mehrere vergleichbare Sitzungen sammelt, bevor man Schlussfolgerungen zieht, kann man mit einer ungewöhnlich reibungslosen oder schwierigen Umstellung feststellen, was an diesem Tag passiert ist, aber es stellt kein Muster für sich allein dar.

Finden Sie heraus, wo die Verzögerung wirklich passiert

Wenn die meisten zusätzlichen Zeit vor dem letzten Abgang der Familie eintritt, beobachten Sie den Abfahrtsprozess. Erhalten die Kunden eine klare Erinnerung an das Ende der Sitzung? Versuchen mehrere Familien, Schuhe, Mäntel oder Taschen aus demselben kleinen Bereich zu sammeln? Kreuzen sich die Wege der abreisenden Kunden mit der nächsten Gruppe?

Wenn Kunden sofort gehen, der Raum aber nicht verfügbar ist, sollten Sie beachten, was die Mitarbeiter als nächstes tun müssen. Listen Sie die wesentlichen Aufgaben in der Reihenfolge auf, in der sie ausgeführt werden, und identifizieren Sie, wo die Kollegen aufeinander warten, immer wieder auf Ausrüstung zurückgreifen oder nicht beginnen können, bis eine andere Aufgabe beendet ist.

Wenn der Bereich fertig ist, aber die nächste Gruppe noch zu spät aufgenommen wird, schauen Sie sich stattdessen den Ankunftsprozess an. Überprüfen Sie, ob sich die Rezeption mit Fragen befasst, ob die Kunden wissen, wo sie warten müssen und ob die Mitarbeiter ein klares Signal haben, dass der Raum bereit ist.

Kombinieren Sie nicht verschiedene Verzögerungen in einem Durchschnitt

Nehmen wir an, zwei Wechsel dauern jeweils 15 Minuten. Im ersten Fall brauchen Familien 12 Minuten, um zu gehen, und die Mitarbeiter brauchen drei Minuten danach. Im zweiten Fall gehen die Kunden in drei Minuten, aber die Vorbereitung dauert 12. Die Gesamtsumme ist identisch, aber die nützliche Reaktion ist völlig anders. Halten Sie die Abfahrts- und Vorbereitungsmessungen getrennt, damit eine Verbesserung in einer Phase nicht durch ein Problem in einer anderen verborgen wird.

Wählen Sie eine Änderung, die dem Problem entspricht

Ändern Sie einen klar definierten Teil des Prozesses, wenn möglich, so dass leichter zu erkennen ist, ob die Aktion die von Ihnen festgestellte Verzögerung beeinflusst hat.

Wenn Familien überrascht sind, wenn eine Sitzung endet, überprüfen Sie, wie und wann Sie die Endzeit mitteilen. Stellen Sie sicher, dass die angekündigte Dauer beim Buchen klar ist, und erinnern Sie sich am Ende der Sitzung entsprechend. Die Mitarbeiter sollten eine konsistente Formulierung verwenden, damit die Kunden keine widersprüchlichen Nachrichten erhalten.

Wenn Gegenstände Staus verursachen, dann stehen Sie dort, wo Sie die Route beobachten können, ohne die Kunden zu behindern. Suchen Sie nach einem bestimmten Knackpunkt: Vielleicht halten die Leute, die den Aktivitätsbereich verlassen, neben dem gleichen Lagerraum, den die ankommenden Familien passieren müssen. Wo das Platzlayout es zulässt, passen Sie die Position des Lagers, Schilder, Barrieren oder Personal an, damit eingehende und ausgehende Kunden eine klarere Route haben.

Wenn die Vorbereitung die langsame Phase ist, notieren Sie die wesentlichen Bearbeitungsaufträge und weisen Sie sie vor dem Ende der Sitzung zu. Beispielsweise kann ein Kollege die zulässigen Aufräumaufgaben beim Abschluss der Sitzung beginnen, während ein anderer die Abfahrt verwaltet, gefolgt von der Reinigung und den Kontrollen, die nur dann erfolgen können, wenn der Bereich leer ist.

Überprüfen Sie, ob die Änderung tatsächlich funktioniert hat

Nachdem Sie eine Änderung vorgenommen haben, wiederholen Sie die gleichen Beobachtungen zu Sitzungen, die mit Ihren früheren vergleichbar sind.

Wenn wir uns die Zeit ansehen, die wir brauchen, um die Zeit zu vertreiben, die wir brauchen, um die Zeit zu vertreiben, die wir brauchen, um die Zeit zu vertreiben, die wir brauchen, um die Zeit zu vertreiben, die wir brauchen, um die Zeit zu vertreiben, die wir brauchen, um die Zeit zu vertreiben, die wir brauchen, um die Zeit zu vertreiben, die wir brauchen, um die Zeit zu vertreiben, die wir brauchen, um die Zeit zu vertreiben, die wir brauchen, um die Zeit zu vertreiben, die wir brauchen, um die Zeit zu vertreiben, die wir brauchen, um die Zeit zu vertreiben, die wir brauchen.

Dann schauen Sie sich an, was übrig bleibt. Kunden können jetzt effizient gehen, während die Mitarbeiter den Bereich noch nicht vor dem nächsten angekündigten Start vorbereiten können. Das sind nützliche Informationen: Sie haben einen Teil des Prozesses verbessert und eine weitere Einschränkung ausgesetzt, die gesonderte Aufmerksamkeit erfordert.

Stellen Sie drei Fragen nach jedem Versuch

1. Wurde die Phase, die wir verbessern wollten, konsistenter?
2. Hat die Änderung eine neue Warteschlange, verwirrende Anweisungen oder zusätzliche Aufgaben an anderer Stelle geschaffen?
3. Können Mitarbeiter den neuen Prozess in einer gewöhnlichen, geschäftigen Schicht wiederholen?

Ein Prozess, der nur funktioniert, wenn ein erfahrener Manager jede Bewegung persönlich leitet, ist möglicherweise noch keine zuverlässige Betriebsroutine.

Wissen, wann der Zeitplan selbst Aufmerksamkeit braucht

Wenn vergleichbare Sitzungen immer wieder mehr Bearbeitungszeit erfordern, als der Zeitplan vorsieht, überprüfen Sie die Lücke zwischen den Sitzungen, anstatt die Mitarbeiter aufzufordern, sich auf unbestimmte Zeit schneller zu bewegen.

Listen Sie auf, was zwischen den Gruppen wirklich passieren muss, einschließlich der erforderlichen Reinigung, der Neueinstellung des Bereichs, der Ausrüstungskontrollen und der Kundenbewegung. Beobachten Sie, wie lange diese Aufgaben nach ordnungsgemäßer Ausführung dauern. Vergleichen Sie dies mit der im Zeitplan festgelegten Zeit.

Wenn der nächste angekündigte Start routinemäßig eintrifft, bevor diese notwendigen Aufgaben vernünftigerweise erledigt werden können, überlegen Sie, ob der Zeitplan angepasst werden muss.Jede Änderung der Sitzungszeiten sollte sich dann in zukünftigen Buchungsinformationen deutlich widerspiegeln, damit die Kunden die richtigen Ankunfts- und Sitzungszeiten kennen.

Ziel ist ein Fahrplan, der im Normalbetrieb funktioniert, nicht einer, der nur funktioniert, wenn jede Abfahrt ungewöhnlich schnell ist und nichts Unerwartetes passiert.

An- und Abreise in die Überprüfung einbeziehen

Eine schnellere Wende ist nicht automatisch besser. Beobachten Sie, wie sich die Veränderung für beide Kundengruppen anfühlt. Abreisende Familien sollten sich nicht durch einen unklaren Ausstiegsprozess gedrängt fühlen, während ankommende Besucher wissen sollten, wo sie warten müssen, ohne die Abreise zu blockieren.

Während einer Beobachtung, stehen Sie, wo Sie den Übergang sehen und praktische Reibungen bemerken können. Bilden ankommende Kunden eine Schlange über dem Ausgang? Halten Eltern an, um die Rezeption zu fragen, ob sie noch eintreten können? Müssen Mitarbeiter die gleiche Anweisung wiederholen, weil Zeichen oder Buchungsinformationen unklar sind? Jede Beobachtung sollte zu einer bestimmten Aktion führen, wie zum Beispiel eine Warteanweisung ändern, eine Warteposition verschieben oder die Sitzungsendezeit markanter machen.

Fragen Sie die Mitarbeiter an der Front, was sie während der Umstellung immer wieder erklären müssen. Ihre Antworten können Verwirrung beim Kunden aufdecken, die Timing-Messungen allein nicht zeigen.

Erstellen Sie eine einfache wiederholbare Überprüfung

Halten Sie den Messprozess so leicht, dass er wieder verwendet werden kann.Ein einzelnes Blatt, das die Schlüsselzeiten, den Anwesenheits- oder Kapazitätskontext, die Personalausstattung und eine Ausnahmenotiz enthält, ist normalerweise nützlicher als eine komplizierte Aufzeichnung, die niemand konsequent abschließt.

Wenn man die Beobachtungen zusammen betrachtet und ein Problem anspricht, notieren Sie die Änderung, die Phase, die verbessert werden soll, und die vergleichbaren Sitzungen, die Sie danach beobachten werden. Dies gibt dem Team eine klare Frage, die es zu beantworten gilt, anstatt eine vage Anweisung, “Umstellungen zu beschleunigen”.

Sobald eine Änderung zuverlässig funktioniert, dokumentieren Sie, wie das praktische Routinepersonal vorgehen sollte, und führen Sie gelegentliche Überprüfungen fort, insbesondere nach Änderungen des Zeitplans, der Gestaltung des Veranstaltungsorts, des Personalbestands oder der Kundenanweisungen.