Porównanie ofert systemów POS

Napisz swoje wymagania przed porównaniem kwotowań EPOS

Trudno jest porównać dostawców uczciwie, jeśli każdy z nich został postawiony inne pytanie. Przed prośbą lub przeglądem cytatów, zapisać, co firma rzeczywiście potrzebuje systemu do wsparcia.

Zacznij od zwykłych transakcji, z którymi Twój personel czynienia. Kawiarnia może trzeba wziąć jete- w zamówieniu śniadaniowym, nagrać prawidłową tabelę i obsługiwać oddzielną kawę na wynos. Sprzedawca może potrzebować sprzedać kilka pozycji i radzić sobie ze zwykłym zwrotem zgodnie z własnym procesem. Miejsce może potrzebować do podjęcia płatności obok sposobu, w jaki już obsługuje rezerwacje.

Następnie należy wymienić fizyczne ustawienia, jakich oczekujesz: ile punktów sprzedaży potrzebujesz, gdzie będą one umieszczone i jakie istniejące urządzenia, jeśli istnieją, mają nadzieję na dalsze używanie.

Zdefiniuj konfigurację POS dla małych firm przed zakupem

Małe miejsce może rozpocząć się od jednego terminala, oprogramowania EPOS, drukarki paragonu i kompatybilnego urządzenia do płatności kartą. Kawiarnia może również potrzebować kuchennego druku; pub może potrzebować zakładek; miejsce wolnego czasu może potrzebować rezerwacji i check- in. Zaznaczyć każdą funkcję jako niezbędną teraz, opcjonalne lub planowane na później. Pozwala to dostawcom cytować tę samą konfigurację roboczą, a nie różne założenia, co obejmuje “podstawowy system EPOS”.

Porównując systemy POS dla małych przedsiębiorstw, poproś każdego dostawcę o identyfikację planu oprogramowania, sprzętu fizycznego, ustalenia płatności i konfiguracji pracy dla tej konfiguracji. Sprawdź, jak użytkownicy, terminale lub lokalizacje wpływają na ofertę, i poprosić o demonstrację przy użyciu normalnego zamówienia i jeden niezręczny wyjątek od własnego miejsca.

Tańszy cytat jest tylko wtedy, gdy obejmuje tę samą pracę.

Upewnij się, że cytaty opisują tę samą konfigurację

Przykład hipotetyczny: kawiarnia otrzymuje cytat A do ustawiania i cytat B do tego, co wydaje się być podobny system. Cyt B ma niższy nagłówek figury, więc początkowo wygląda bardziej atrakcyjne.

Przy bliższej kontroli, Cytat A obejmuje instalację i uzgodnioną ilość szkolenia personelu. Cytat B zawiera listę urządzeń i oprogramowania, ale nie określa wyraźnie, kto konfiguruje menu kawiarni lub czy instalacja jest w nim zawarta.

To nie automatycznie czyni oba cytaty lepszymi. Oznacza to, że nie są one jeszcze porównywalne.

Przekreśl każdą linię cytatu i zapisz każdą pozycję jako jedną z czterech rzeczy: w tym, dodatkowe koszty, odpowiedzialność, lub nie potwierdzoneNigdy nie zamieniaj pustej przestrzeni w założenie.

Oddzielne koszty z góry, regularne i zmienne

Pojedyncze “totalne” może ukryć istotne różnice. Zamień każdą cytat na kategorie, dzięki czemu można zobaczyć, kiedy i dlaczego pieniądze są pobierane.

Koszty jednorazowe lub początkowe

Zapis notowanych urządzeń, instalacji, konfiguracji początkowej, szkolenia i wszelkich innych prac montażowych oddzielnie. Sprawdź, czy VAT jest wliczony lub dodany do danych, które zostały podane.

Koszty regularne

Wypisz oprogramowanie, wsparcie lub inne powtarzające się opłaty i odnotuj, jak często są one płatne. Zauważ, że okres, dla którego cytowana kwota ma zastosowanie, zamiast zakładać miesięczną liczbę pozostanie bez zmian na czas nieokreślony.

Koszty zmienne

Jeżeli wniosek zawiera opłaty, które zależą od wykorzystania lub transakcji, należy zapisać warunki podane przez dostawcę oddzielnie od opłat stałych. Jeśli przetwarzanie kart stanowi część wniosku, należy poprosić o odpowiednie opłaty i informacje umowne na piśmie, aby można je ocenić przy użyciu własnego oczekiwanego modelu obrotu.

Nie mieszać prognoz z potwierdzonymi opłatami dostawców. Oznacz szacunkowe jako szacunkowe tak, że sześć miesięcy później można jeszcze powiedzieć, które liczby pochodzą z cytatu i które pochodzą z własnych założeń.

Dowiedz się, kto wykonuje pracę potrzebną do rozpoczęcia pracy

Kupowanie systemu EPOS nie jest tym samym, co posiadanie gotowego do prowadzenia działalności. Ustal, co musi się stać pomiędzy zaakceptowaniem oferty a obsługą pierwszego klienta.

Zapytaj, kto jest odpowiedzialny za wprowadzanie lub konfigurację informacji, których potrzebujesz, przygotowanie sprzętu, instalowanie sprzętu i pokazywanie personelowi, jak korzystać z uzgodnionej konfiguracji. Jeśli oczekujesz, że część tej pracy sama się zakończy, dowiedz się, co to oznacza i jakie informacje musisz dostarczyć.

Jeśli chcesz ponownie wykorzystać istniejący sprzęt, podaj dostawcy jego odpowiednie szczegóły i poproś o pisemne potwierdzenie tego, co będą i nie będą one ustawiać lub wspierać. Nie zakładaj, że istniejąca drukarka, terminal lub inne urządzenie jest objęte tylko dlatego, że jest już w budynku.

Przekształcić “szkolenie w przydatne rozwiązanie

Pytaj, co cytowane szkolenie rzeczywiście składa się z: jak jest dostarczany, kto może uczestniczyć, co obejmuje i czy istnieją ograniczenia istotne dla Twojego zespołu. Potrzebujesz wystarczająco szczegółowych, aby zdecydować, czy personel będzie przygotowany do codziennych zadań, które oczekujesz, że będą wykonywać.

Przemień “wsparcie zawarte” w konkretne odpowiedzi

“Pełne wsparcie” brzmi uspokajająco, ale trudno jest to porównać, chyba że wiesz, co to znaczy.

Wyobraź sobie, że główny dopóki nie przestanie pracować podczas zajętej usługi sobotniej. Twoje porównanie cytatu powinno pomóc Ci odpowiedzieć na praktyczne pytania zanim to się stanie:

• Jak kontaktować się ze wsparciem?
• W którym dniu i w jakich godzinach jest dostępna pomoc?
• Jakie rodzaje problemów są objęte cytowanym wsparciem?
• Co się stanie, jeśli problem dotyczy sprzętu?
• Co się stanie, jeśli wadliwy przedmiot to sprzęt, który już posiadasz?
• Czy w stosownych przypadkach obejmuje to naprawy, wymianę lub wizyty na miejscu, czy też jest to opłata oddzielnie?
• Co powinien zrobić personel podczas badania problemu?

Zapis rzeczywistej odpowiedzi dostawcy zamiast zmniejszenia go do kleszcza obok “wsparcia”. Dwóch dostawców może zarówno powiedzieć, że wsparcie jest zawarte, oferując istotne różne rozwiązania.

Sprawdzić szczegóły dotyczące własności sprzętu, umowy i wyjścia

Cytat powinien jasno wyjaśniać, co kupujesz i co zobowiązujesz się do.

W przypadku sprzętu, ustalić, czy sprzęt jest zakupiony przez Ciebie, wynajęty lub dostarczony na podstawie innego porozumienia. Zapytaj, co się z nim dzieje na końcu umowy.

W przypadku usług bieżących należy odnotować warunki umowy, warunki odnowienia oraz wszelkie stosowne warunki wypowiedzenia lub wyjścia określone w propozycji lub umowie. Należy zapoznać się z faktyczną dokumentacją, a nie polegać na tym, co pamiętasz z rozmowy sprzedaży.

Pytaj również, jak można uzyskać dane biznesowe, które masz prawo zabrać ze sobą, jeśli później zmienić dostawcy, w tym jaki proces, format lub opłaty mogą mieć zastosowanie. Pobierz odpowiedź na piśmie i zachować go z cytatem.

Użyj demonstracji do przetestowania swojego dnia roboczego

Demonstracja staje się bardziej użyteczna, gdy przynosisz własne przykłady, a nie oglądasz tylko przygotowaną sekwencję dostawcy.

Przykład kawiarni hipotetycznej: Zapytaj, jak członek personelu będzie obsługiwać zwykłego jedzienia- w celu korzystania z konfiguracji cytowane. Następnie należy użyć kolejności na wynos. Jeśli prawdziwe menu zawiera wybór klienta, należy użyć jednego z tych przykładów. Zapytaj, co pracownik zrobi, jeśli klient zmieni coś przed zakończeniem zamówienia.

Chodzi o to, aby nie wyłapać demonstranta. Sprawdzasz, czy proponowane ustawienie ma sens dla pracy, którą twój zespół rzeczywiście wykona.

Użyj tych samych podstawowych scenariuszy z każdym dostawcą. Zapisz wszystko, co wymaga dodatkowego sprzętu, dodatkowego ustawienia lub innego procesu pracy, a następnie sprawdź, czy różnica wpływa na notowania.

Zbuduj arkusz porównawczy EPOS, który możesz wykorzystać

Kopiuj potwierdzone sformułowania lub podsumowuj je dokładnie i używaj “nie potwierdzonego” wszędzie, gdzie nadal potrzebujesz odpowiedzi.

Jeśli chcesz porównać całkowite koszty stałe w danym okresie, należy użyć tego samego okresu dla każdego cytatu i zawierać tylko opłaty, które można poprzeć z cytatu. Zachowaj zmienne opłaty obok obliczeń zamiast ukrywania niepewnych szacunków wewnątrz precise- wygląda ogółem.

Przed wyborem należy rozwiązać ważne luki

Po zakończeniu porównania należy podkreślić każde “niepotwierdzone”. Zdecyduj, które punkty bez odpowiedzi mogą mieć istotny wpływ na koszty, wdrożenie lub działanie dnia na dzień i odesłać te pytania do odpowiedniego dostawcy.

Utrzymywać pisemne odpowiedzi z oryginalnego cytatu, tak aby końcowe porównanie odzwierciedla wyjaśnione informacje, a nie pamięci.

Lista kontrolna ostatecznego cytatu EPOS

• Czy wszyscy dostawcy cytowani na tych samych podstawowych wymaganiach?
• Czy wiesz dokładnie, który sprzęt jest w zestawie?
• Czy prawo własności lub umowa najmu są jasne?
• Czy oddzieliłeś z góry, regularne i zmienne opłaty?
• Czy wiesz, czy cytowane dane liczbowe zawierają VAT?
• Czy odpowiedzialność za instalację i początkową konfigurację jest jasna?
• Wiesz, co szkolenie personelu jest rzeczywiście zawarte?
• Czy potwierdzono godziny wsparcia i zakres?
• Sprawdziłeś, co się dzieje z istniejącym sprzętem?
• Czy umowa, przedłużenie i rozwiązanie dotyczące wyjścia są zrozumiałe?
• Pytałeś, jak można uzyskać odpowiednie dane biznesowe, jeśli odejdziesz?
• Czy testowałeś proponowaną konfigurację używając zwykłych zadań z Twojej firmy?
• Czy wszystkie ważne pola puste zostały wysłuchane, a nie przypuszczalne?

Ostateczna decyzja powinna być wyjaśniona w sposób praktyczny: co system musi zrobić dla Twojej firmy, co dostawca zgodził się zapewnić, co twój zespół pozostaje odpowiedzialny za i ile będzie kosztować cytowane rozwiązanie.