Elegir, pricing y cambiar sistemas
Conectar TPV y software de reservas
Un libro familiar una fiesta en línea para diez niños. El día, dos invitados adicionales llegan y la recepción acepta que pueden ser añadidos. El equipo ahora tiene una reserva para actualizar y una venta adicional para grabar. Si esos trabajos viven en sistemas separados, alguien puede tener que introducir el mismo cambio dos veces. Conectar EPOS y software de reserva puede reducir el trabajo repetido, pero sólo cuando la conexión comparte la información que su equipo realmente necesita.
Comience con el trabajo duplicado
Antes de preguntar a los proveedores sobre integraciones o conexiones, pasar un día mirando lo que el personal realmente escribe, copia y verifica.
¿Recibir copia una referencia de reserva en la labranza? ¿Alguien entra en el recuento de invitados en un sistema y luego lo cambia en otro? Cuando se vende un lugar extra, ¿se registra el pago mientras la reserva original todavía muestra el número antiguo?
Escribe cada paso repetido. Eso te da una razón práctica para considerar una conexión.
No conecte sistemas simplemente porque usted puede
Dos productos que intercambian información no son automáticamente valiosos. Si la información que se transfiere es algo que su equipo nunca utiliza, la conexión puede agregar poco al día de trabajo.
Tampoco es necesario que se elimine toda tarea manual que sea útil, sino que se puede eliminar una entrega particularmente repetitiva, dejando otra acción para que el personal pueda completar deliberadamente.
“Juzga una conexión por el trabajo repetido y los registros conflictivos que elimina, no por la palabra “integración” en una lista de características.”
Decide qué registros deben estar de acuerdo
El software de reserva y el software EPOS pueden tener diferentes empleos. En lugar de esperar que cada campo exista en todas partes, identifique la información que realmente necesita mantenerse alineado para su operación.
Seguir a un cliente ordinario
Ejemplo hipotético: a parent se reserva una fiesta de sábado para diez niños y realiza el pago en línea requerido. Cuando la familia llega, la recepción necesita suficiente información para identificar la reserva correcta y entender el estado relevante de esa visita.
Ahora llegan otros dos niños. Si el lugar acepta añadirlos, el lado de la reserva puede necesitar un recuento de invitados actualizado mientras que el lado de ventas puede necesitar registrar el cargo adicional acordado.
Esos son cambios relacionados, pero no son necesariamente el mismo registro. Su trabajo al evaluar una conexión propuesta es establecer lo que le sucede a cada uno.
| Acción de cliente | Qué hacer para comprobar el proceso de reserva | Qué comprobar en el proceso de ventas |
|---|---|---|
| Reserva original | Fecha correcta, sesión o fiesta y cuenta de invitados acordada. | La información pertinente sobre los pagos se registra según lo previsto. |
| Añádase dos lugares acordados | El recuento de invitados refleja el cambio acordado y la reserva sigue siendo válida para la visita prevista. | La venta o pago adicional acordados se registra correctamente. |
| Mover la reserva | Los nuevos detalles de reserva son correctos y la disponibilidad se maneja según el proceso de reserva. | Cualquier acción de ventas requerida por los términos del lugar es entendida y registrada. |
| Cancelar | La situación de reserva y la disponibilidad resultante son correctas. | Cualquier acción de pago o reembolso requerida en los términos del lugar se completa correctamente. |
La tabla está escrita deliberadamente como cosas para comprobar en lugar de promesas sobre cómo un producto en particular se comporta. Las respuestas dependen de los sistemas, conexión y configuración que se están considerando.
Pregunte exactamente qué hace la conexión
¿Se integra? Es una pregunta demasiado amplia. Rompela en acciones que pueden ser demostradas.
¿Puede la recepción identificar o encontrar la reserva en línea pertinente a través del flujo de trabajo propuesto? ¿Qué datos de la reserva puede ver el personal? Si el personal está de acuerdo con un invitado adicional, ¿dónde debe entrar ese cambio? ¿Se mueve alguna información relacionada al otro sistema, o alguien necesita actualizarla por separado?
Luego haga las mismas preguntas sobre mover y cancelar una reserva.
Vistas separadas desde el cambio
Un sistema puede ser capaz de mostrar información desde otro lugar sin permitir que el personal lo edite allí. Eso no es necesariamente un problema, pero su equipo necesita saber la diferencia.
Para cada información importante, pregunte:
¿Dónde está creado? ¿Qué sistema lo registra primero?
¿Dónde puede verlo el personal? ¿Es visible en un lugar o varios?
¿Dónde debería cambiarse? ¿Cuál sistema es la fuente acordada de enmiendas?
¿Qué pasa después? ¿El otro registro actualiza, sigue siendo necesario la acción del personal, o no hay relación entre ellos?
Cambios de prueba, no sólo las nuevas reservas perfectas
Una demostración en la que alguien crea una reserva y luego encuentra que la misma reserva en otro lugar es un punto de partida útil. No es una prueba completa.
Los clientes reales cambian las cosas.
Ejecute el escenario de los extra-invitados
Ejemplo hipotético: crear una fiesta de prueba para diez niños usando el proceso de prueba compatible del proveedor. Encuéntralo utilizando el flujo de trabajo propuesto para la recepción. A continuación, pedir aumentar la reserva a doce donde se permite ese cambio.
¿Qué pantalla utiliza el recepcionista? ¿Dónde aparece el nuevo recuento de invitados? Si se debe un cargo adicional, ¿cómo se registra? ¿Necesita algo que se haga una actualización separada?
Entonces, haz que el escenario sea más difícil
Mueva la reserva de prueba a otra fecha disponible utilizando el proceso apropiado. Compruebe lo que sucede con la información de la reserva y pregunte si cualquier acción de ventas relacionada debe ser manejado por separado.
Por último, prueba una cancelación. Pregunte qué sucede con la reserva, la disponibilidad que se había reservado y cualquier acción de pago que se requiera bajo sus propios términos.
El resultado importante no es que cada paso ocurra automáticamente. Es que el personal sabe qué pasos suceden automáticamente y cuáles siguen siendo sus.
Dar al personal un lugar claro para hacer cada cambio
Si la misma información puede cambiarse en varios lugares, pregunte cómo se evitan o resuelven las actualizaciones conflictivas.
Evite el problema de doce-versus-ten
Ejemplo hipotético: La recepción cambia de parte de diez niños a doce en un sistema. Más tarde, otro miembro del personal abre un registro separado que aún dice diez.
¿En qué número confiarían?
Antes de ir en directo, acepta donde el personal hace cada tipo de enmienda. Su procedimiento podría decir que los detalles de reserva siempre se cambian a través del proceso de reserva, mientras que una venta adicional se registra a través del proceso de ventas adecuado. El arreglo exacto depende de los productos y la conexión que elija.
Lo que importa es que el personal no invente su propia respuesta durante una cola.
Escriba los pasos manuales hacia abajo
Si añadir un invitado requiere dos acciones deliberadas, digamos. Una instrucción corta como “actualizar el recuento de reservas, luego registrar la venta adicional acordada” es más segura que dejar que el personal asuma la segunda acción sucede automáticamente.
El manual no significa necesariamente malo. El trabajo manual oculto es el problema.
Use una lista completa de verificación de demostración
Tome su propio script en demostraciones de proveedores. Impide que la conversación pare después del éxito más fácil.
| Prueba | Qué observar | Qué escribir |
|---|---|---|
| Crear una reserva | Donde se crea y cómo la recepción lo identifica más adelante. | Que información está disponible en cada sistema. |
| Añadir invitados permitidos | Donde el personal cambia el conteo y cómo se maneja cualquier venta adicional. | Actualizaciones automáticas y acciones manuales. |
| Mover la reserva | Qué cambios y qué sistema controla la enmienda. | Cualquier personal debe actualizarse por separado. |
| Cancelar | Qué sucede con la reserva de estado, disponibilidad y el proceso de ventas relevante. | Medidas y responsabilidades separadas. |
| Conexión no disponible | Qué recepción ve y qué personal de proceso temporal debe seguir. | Advertencias, proceso de retroceso y ruta de soporte. |
| Retornos de conexión | Cómo se identifican los trabajos no resueltos o potencialmente duplicados. | Los cheques necesarios antes de reanudar el procesamiento normal. |
Pida al proveedor que realice la prueba utilizando los productos y la configuración realmente siendo propuesto. Si una respuesta depende de un tercero, marque la confirmación en lugar de tratar una suposición como una capacidad.
Plan para una actualización que no llega
Un flujo de trabajo conectado también necesita un proceso de excepción razonable. Pregunta qué personal ve si el intercambio esperado de información es temporalmente indisponible o no tiene éxito.
¿Habrá una advertencia obvia? ¿Hay algo pendiente? ¿Podría el recepcionista simplemente ver que falta información esperada? La respuesta dependerá de los sistemas particulares, por lo que pedir que se demuestre o documente el comportamiento real.
No crear duplicados sólo porque algo está perdido
Ejemplo hipotético: a parent le da una referencia válida de reserva, pero la información esperada no es visible a través del flujo de trabajo conectado normal.
La respuesta operacional más segura no es automáticamente crear otra reserva. Dar al personal una manera acordada de investigar la referencia original, comprobar la fuente adecuada y escalar la cuestión.
Decide quién posee actualizaciones sin resolver. Si todo el mundo asume “Lo verá”, un cambio perdido puede permanecer sin darse cuenta hasta que el cliente regrese.
Conocer quién apoya la parte
Cuando dos proveedores o un servicio de terceros estén involucrados, pregunte quién es su equipo primero cuando la información deja de moverse como se esperaba. Mantenga esas responsabilidades con sus notas de implementación para que el personal no esté tratando de trabajar durante el servicio.
Decide si la conexión de los sistemas vale la pena
Una vez que entiendas el flujo de trabajo propuesto, vuelva a la obra repetida que identificó al principio.
¿Qué entradas desaparecen? ¿Qué cheques se vuelven más fáciles? ¿Qué registros son menos propensos a desarraigarse? ¿Qué acciones manuales permanecen?
Compare una semana normal, no una transacción ideal
Si la recepción copia actualmente información entre sistemas de docenas de veces como parte de operaciones normales, la eliminación de esa entrega particular puede ser valiosa. Si el personal rara vez necesita la información que se comparte, el beneficio puede ser menor.
También considere la configuración adicional, relaciones con los proveedores, cargos en curso y procedimientos de personal que se aplican a la conexión que está evaluando. Pregunte a los proveedores para esos detalles en lugar de asumirlos.
Una conexión puede ser útil sin hacer todo
El objetivo no tiene que ser la automatización total. Un flujo de trabajo en el que la reserva aparece donde la recepción lo necesita, pero ciertas modificaciones siguen siendo acciones deliberadas del personal puede adaptarse perfectamente a un lugar, siempre que todo el mundo entienda el límite.
El signo de advertencia no es un paso manual. Es un paso manual que nadie sabía que existía.
Conclusión práctica
Conectar EPOS y reservar software tiene sentido cuando resuelve una entrega operativa real. Comience por encontrar información que su equipo copia o reconcilia repetidamente. Decida qué registros realmente necesitan estar de acuerdo, luego pruebe un viaje completo al cliente: reserva, llegada, enmienda, venta adicional, mudanza, cancelación y un problema de conexión temporal. Recorde las actualizaciones automáticamente y qué personal debe hacer. Eso le da algo mucho más útil que una etiqueta “integra con”: un flujo de trabajo que su equipo puede entender y operar.
Lleva la idea a la práctica
Con la conexión entre el software de reserva y EPOS entendido, defina qué partes del viaje del lugar necesitan trabajar juntos. Revise la página del sistema EPOS para la configuración más amplia, luego integraciones personalizadas para casos en los que sus herramientas o requisitos operativos existentes necesitan una conexión más adaptada.