Confirmaciones de reserva en centros de juego

Poner los detalles de la visita primero

Una confirmación de reserva no es el lugar para una introducción larga. La primera pantalla debe responder a las preguntas que un padre tiene más probabilidades de tener cuando lo abren de nuevo: ¿qué día vamos a venir, qué hora comienza la sesión, cuándo termina y qué he reservado?

Mostrar la referencia de reserva en algún lugar fácil de detectar también. Si el cliente más tarde necesita ayuda, poder citar una referencia puede hacer más fácil para el equipo identificar la reserva correcta.

Tiempo de llegada separado del período de sesiones

Si su lugar pide a los clientes que lleguen antes de comenzar el juego, haga la distinción obvia. Por ejemplo, un lugar podría indicar a los clientes que lleguen a las 9.50am para una sesión que se extiende de 10 a 11.30 horas. Esos tiempos son sólo ilustrativos; use los plazos que se aplican a la reserva real.

Un padre no debe tener que adivinar si “10am reserva” significa llegar a diez, empezar a jugar a diez o unirse a una cola a diez.

“Escribe la confirmación para el padre que la reabrirá con una mano mientras intenta sacar a todos de la puerta.”

Escribe por la mañana de la visita

Piense en la confirmación como compañero práctico de la reserva en lugar de un recibo que desaparece en una bandeja de entrada.

Un escenario familiar de preparación

Ejemplo hipotético: un padre reservado hace varios días. El sábado por la mañana, recuerdan que la sesión comienza “alrededor de diez” pero no puede recordar la hora exacta. Un niño está buscando un zapato, otro quiere el desayuno, y están tratando de trabajar cuando salir.

Abren la confirmación en su teléfono. Idealmente, la respuesta es inmediatamente visible: fecha, hora de llegada, inicio de sesión y finalización, número de lugares reservados y la dirección del lugar.

A continuación, los detalles prácticos que afectan la preparación. Si su lugar pide a los visitantes que traigan o usen algo particular, dígale claramente. Donde se requieren calcetines bajo los propios arreglos de su lugar, por ejemplo, que la información es mucho más útil antes de que la familia salga de casa que cuando lleguen a la recepción.

Hacer la llegada directamente hacia adelante

El nombre del lugar por sí solo no puede ser suficiente para conseguir un visitante de primera vez en el escritorio adecuado. Incluye la dirección completa y cualquier información de entrada realmente útil.

Si los clientes se acercan comúnmente al edificio desde el lado equivocado, o la entrada de juego suave es diferente de otra entrada en el mismo sitio, explíquelo claramente. No confíe completamente en un pin de mapa si una frase corta eliminaría la ambigüedad.

Responde la pregunta que la gente hace desde el aparcamiento

La información de estacionamiento y llegada debe reflejar lo que el lugar puede decirle con precisión a los clientes. Si los arreglos varían o se controlan en otro lugar, evite hacer promesas que no puedan ser verdaderas. Dar a los clientes la información práctica que puede mantenerse y dirigirlos adecuadamente cuando se necesitan más detalles.

El objetivo no es hacer que la confirmación sea enorme. Es eliminar la incertidumbre predecible entre salir de casa y llegar a la recepción.

Dar reservas de fiestas sus propios detalles

Una confirmación de la fiesta de cumpleaños suele necesitar más información que una confirmación de la sesión de juego común porque el organizador está coordinando a otras familias así como a las suyas.

Deje en claro cuándo debe llegar el organizador, cuando los huéspedes deben llegar, cuando el juego comienza y, cuando sea pertinente, cuando se utiliza la sala de fiestas u otra parte reservada de la visita. Si se planea comida para una etapa particular, distinga eso desde el momento de la sesión de juego.

Ayuda al organizador a escribir la invitación

Una prueba útil es preguntar si el padre puede usar la confirmación para decirle a los huéspedes cuándo y dónde llegar sin volver a llamar al lugar.

Incluya el paquete reservado y la información actualizada de los huéspedes que le importa al organizador. Si los números finales se deben más tarde bajo la política de su sede, muestre el plazo real y explique cómo deben ser suministrados.

Cuando se hayan acordado específicamente los arreglos alimentarios, mantenga la información confirmada pertinente con el registro de la parte y la comunicación de clientes. Los procedimientos de alimentos o alergias especializados deben seguir los propios procesos del lugar y la orientación adecuada calificada en lugar de depender de un correo electrónico de confirmación por sí solo.

Hacer cambios fáciles de entender

Las reservas no siempre permanecen exactamente como lo fueron el día que se hicieron. Una familia puede pedir que se vaya a otra sesión disponible, o un organizador de la fiesta puede acordar un cambio en el número de invitados con el lugar de celebración.

Dar a los clientes una ruta de contacto clara y decirles que citen su referencia de reserva cuando sea apropiado. Si sus términos incluyen plazos o condiciones para cambios particulares, haga que la información relevante sea accesible en lugar de dejar que los clientes adivinen.

Enviar la nueva versión después de un cambio acordado

Ejemplo hipotético: un padre reservado originalmente la sesión de las 10am pero más tarde está de acuerdo con el lugar para pasar a las 1pm. La recepción actualiza la reserva, pero el padre todavía tiene la confirmación original de las 10am en su buzón de entrada.

Ese viejo mensaje puede convertirse fácilmente en la versión que reabrieron el día. Una vez que se ha registrado un cambio acordado, una confirmación actualizada ayuda a dar al cliente y al equipo un punto de referencia actual.

Haga que sea evidente que el mensaje más nuevo refleja la reserva revisada. Los detalles importantes deben mostrar la nueva visita en lugar de obligar al cliente a comparar dos emails línea por línea.

Mantenga la promoción debajo de la información útil

Una confirmación puede sonar cálida y acogedora. No necesita leer como una impresión de bases de datos. Pero su primera responsabilidad es confirmar lo que el cliente ha arreglado.

Si incluye mensajes promocionales, ideas futuras o cualquier otro contenido de marketing, colóquelos después de la información práctica de la reserva. Un padre que busca el tiempo de inicio de hoy no debe tener que pasar por encima de una oferta antes de encontrarla.

Usar encabezados que la gente puede escanear

Etiquetas sencillas como “Tu reserva”, “Getting here”, “Antes de llegar” y “Necesito cambiar algo?” pueden hacer una confirmación más larga más fácil de usar en un teléfono.

Una línea de asunto concisa puede ayudar también. Algo basado en la propia visita es generalmente más fácil de reconocer más adelante que un mensaje genérico como “Transacción exitosa”. El texto preciso debe adaptarse a su propia comunicación con el cliente.

Prueba la confirmación en situaciones reales

No juzgue la confirmación sólo desde una vista previa del escritorio. Envíe una versión de prueba y ábrela por teléfono. ¿Puede identificar la fecha, hora de llegada y dirección dentro de unos segundos?

Después prueba los viajes menos obvios. Cambia una reserva de prueba utilizando el proceso apropiado e inspecciona lo que recibe el cliente después. Comprueba que los detalles actualizados son correctos y que el mensaje no deja el tiempo antiguo mirando actual.

Prueba el coche-parque

Imagine que un visitante de primera vez ha llegado a la ubicación general pero no puede ver inmediatamente la entrada. Abra la confirmación y ver lo rápido que podrían encontrar la información útil de llegada.

También compruebe la ruta de contacto. Si la confirmación invita a los clientes a responder, llamar o enviar un correo electrónico, asegúrese de que la ruta es uno de sus equipos monitores en realidad como se desee.

Escucha la recepción de preguntas todavía consigue

Si varios clientes se preguntan si se incluyen adultos, qué hora deben llegar o dónde está la entrada, revise si la confirmación podría responder más claramente a esa pregunta.

El objetivo no es eliminar todas las conversaciones con los clientes. Es evitar que las familias necesiten ponerse en contacto con el lugar simplemente para redescubrir información que el negocio ya tiene.