Ce qu’il faut inclure dans une confirmation de réservation de jeu souple

Mettre les détails de la visite d’abord

Une confirmation de réservation n’est pas l’endroit pour une longue introduction. Le premier écran devrait répondre aux questions d’un parent est le plus susceptible de l’avoir quand ils l’ouvrent à nouveau: quel jour nous arrivons, à quelle heure la session commence-t-elle, quand elle finit et qu’ai-je réservé?

Afficher la référence de réservation quelque part aussi facilement à repérer. Si le client a besoin d’aide plus tard, être en mesure de citer une référence peut faciliter l’identification de la bonne réservation pour l’équipe.

Heure d’arrivée séparée de l’heure de session

Si votre lieu demande aux clients d’arriver avant le début du jeu, faites la distinction évidente. Par exemple, un lieu peut dire aux clients d’arriver à 9h50 pour une session qui va de 10h00 à 11h30. Ces heures ne sont que des exemples; utilisez les horaires qui s’appliquent à la réservation réelle.

Un parent ne devrait pas avoir à deviner si -10am réservation signifie arriver à dix, commencer à jouer à dix ou rejoindre une file d’attente à dix.

-Écris la confirmation pour le parent qui la rouvrira d’une main en essayant de sortir tout le monde de la porte.

Écrivez pour le matin de la visite

Pensez à la confirmation comme un compagnon pratique de la réservation plutôt qu’un reçu qui disparaît dans une boîte de réception.

Un scénario familier de préparation

Exemple hypothétique: un parent a réservé il y a plusieurs jours. Le samedi matin, ils se souviennent que la session commence autour de 10, mais ne se souvient pas de l’heure exacte. Un enfant est à la recherche d’une chaussure, un autre veut le petit déjeuner, et ils essaient de s’entraîner quand partir.

Idéalement, la réponse est immédiatement visible : date, heure d’arrivée, début et fin de la session, nombre de places réservées et adresse du lieu.

Ensuite viennent les détails pratiques qui affectent la préparation. Si votre lieu demande aux visiteurs d’apporter ou de porter quelque chose de particulier, indiquez-le clairement. Lorsque des chaussettes sont nécessaires sous votre lieu , par exemple, que l’information est beaucoup plus utile avant que la famille quitte la maison que quand ils arrivent à la réception.

Rendre l’arrivée simple

Le nom du lieu seul peut ne pas suffire pour obtenir un visiteur pour la première fois au bon bureau. Inclure l’adresse complète et toute information d’entrée vraiment utile.

Si les clients s’approchent généralement du bâtiment du mauvais côté, ou si l’entrée de jeu souple est différente d’une autre entrée au même site, expliquez-le clairement. Ne vous fiez pas entièrement à une broche de carte si une courte phrase supprime l’ambiguïté.

Répondez à la question que les gens posent du parking

Si les arrangements varient ou sont contrôlés ailleurs, évitez de faire des promesses qui pourraient ne pas être vraies. Donnez aux clients les informations pratiques que vous pouvez vous tenir derrière et les diriger de façon appropriée là où d’autres détails sont nécessaires.

L’objectif n’est pas de rendre la confirmation énorme. Il est de supprimer l’incertitude prévisible entre quitter la maison et atteindre la réception.

Donner aux parties des détails sur leurs réservations

Une confirmation d’anniversaire nécessite généralement plus d’informations qu’une confirmation de séance ordinaire car l’organisateur coordonne d’autres familles ainsi que les leurs.

Préciser à quel moment l’organisateur doit arriver, quand les invités doivent arriver, quand le jeu commence et, le cas échéant, quand la salle de fête ou une autre partie réservée de la visite est utilisée. Si la nourriture est prévue pour une étape particulière, distinguer cela du calendrier de la séance de jeu.

Aider l’organisateur à écrire l’invitation

Un test utile est de demander si le parent pourrait utiliser la confirmation pour dire aux invités quand et où arriver sans sonner de nouveau le lieu.

Inclure le paquet réservé et les informations actuelles des clients qui importent à l’organisateur. Si les numéros finals sont dus plus tard dans votre politique de lieu, indiquez la date limite réelle et expliquez comment ils doivent être fournis.

Lorsque les arrangements alimentaires ont été expressément convenus, conserver les informations pertinentes confirmées avec le dossier de la partie et la communication avec le client. Les procédures spécialisées d’alimentation ou d’allergie devraient suivre les propres processus et les conseils qualifiés appropriés au lieu de se fier à un courriel de confirmation seul.

Faire des changements faciles à comprendre

Les réservations ne restent pas toujours comme le jour où elles ont été faites. Une famille peut demander à passer à une autre session disponible, ou un organisateur de parti peut convenir d’un changement de numéro d’invité avec le lieu.

Donnez aux clients un itinéraire de contact clair et leur dire de citer leur référence de réservation le cas échéant. Si vos conditions incluent des délais ou des conditions pour des changements particuliers, rendre les informations pertinentes accessibles plutôt que de laisser les clients à deviner.

Envoyer la nouvelle version après une modification convenue

Exemple hypothétique: un parent a initialement réservé la session de 10h mais accepte plus tard le lieu de passer à 13h. La réception met à jour la réservation, mais le parent a toujours la confirmation de 10h originale dans leur boîte de réception.

Ce vieux message peut facilement devenir la version qu’ils rouvrent le jour. Une fois qu’un changement convenu a été enregistré, une confirmation mise à jour aide à donner au client et à l’équipe un point de référence actuel.

Faites apparaître que le message plus récent reflète la réservation révisée. Les détails importants devraient montrer la nouvelle visite plutôt que de forcer le client à comparer deux courriels ligne par ligne.

Gardez la promotion en dessous des informations utiles

Une confirmation peut encore sembler chaleureuse et accueillante. Il n’a pas besoin de lire comme une version imprimée de la base de données. Mais sa première responsabilité est de confirmer ce que le client a arrangé.

Si vous incluez des messages promotionnels, des idées de visite future ou d’autres contenus marketing, placez-les après les informations pratiques de réservation. Un parent à la recherche de l’heure de début d’aujourd’hui , ne devrait pas avoir à défiler au-delà d’une offre avant de le trouver.

Utiliser les rubriques que les gens peuvent scanner

Des étiquettes simples comme – -Votre réservation , – – Comment arriver , – Avant d’arriver , et ———————————————————————————————————————————————————————————————————————————-

Une ligne d’objet concise peut aussi aider. Quelque chose basé sur la visite elle-même est généralement plus facile à reconnaître plus tard qu’un message générique tel que -Transaction réussie. La formulation précise devrait convenir à votre propre communication client.

Testez la confirmation en situation réelle

Ne jugez pas la confirmation seulement à partir d’un aperçu de bureau. Envoyez une version de test et ouvrez-la sur un téléphone. Pouvez-vous identifier la date, l’heure d’arrivée et l’adresse en quelques secondes?

Ensuite, testez les trajets moins évidents. Changez une réservation de test en utilisant le processus approprié et vérifiez ce que le client reçoit par la suite. Vérifiez que les détails mis à jour sont corrects et que le message ne laisse pas le temps à l’ancienne recherche de courant.

Essaie le test de parking

Imaginez qu’un visiteur de première fois ait atteint l’endroit général mais ne peut pas voir immédiatement l’entrée. Ouvrez la confirmation et voyez à quelle vitesse ils ont pu trouver les informations utiles d’arrivée.

Vérifiez également l’itinéraire de contact. Si la confirmation invite les clients à répondre, à appeler ou à envoyer un courriel, assurez-vous que l’itinéraire est l’un des moniteurs de votre équipe comme prévu.

Écoutez les questions que la réception reçoit encore

Si plusieurs clients sonnent pour demander si les adultes sont inclus, à quelle heure ils devraient arriver ou où se trouve l’entrée, examinez si la confirmation pourrait répondre plus clairement à cette question.

L’objectif n’est pas d’éliminer toutes les conversations avec les clients, mais d’empêcher les familles de contacter le lieu pour redécouvrir l’information dont l’entreprise dispose déjà.