¿Qué es un sistema EPOS?

¿Qué significa realmente EPOS?

EPOS significa Punto de Venta Electrónica. En su más simple, es la configuración digital utilizada para registrar lo que un cliente está comprando y completar la venta. Reemplaza la función básica de un registro de caja tradicional con software que puede contener información sobre los productos o servicios que se venden y registran transacciones.

La palabra importante es sistema. EPOS no es necesariamente una pantalla táctil sentada en un contador. Una configuración de trabajo puede implicar software de punto de venta, un dispositivo terminal o compatible, equipo de pago e impresoras u otro hardware dependiendo de cómo funciona el negocio.

Tampoco todas las configuraciones EPOS contienen las mismas funciones. La gestión de stocks, la enrutación de pedidos, informes, integraciones, registros de clientes y otras capacidades varían entre productos y configuraciones. Al comparar los sistemas, confirme las funciones específicas que necesita en lugar de asumir que están incluidas porque un proveedor utiliza el término EPOS.

EPOS, POS y terminales de pago están relacionados pero diferentes

POS significa punto de venta y se utiliza a menudo en términos generales para el lugar o la tecnología donde se registra una venta. EPOS enfatiza el sistema electrónico utilizado para gestionar ese proceso. En conversaciones comerciales cotidianas, a menudo escuchará POS y EPOS utilizados de maneras similares.

Un terminal de tarjetas tiene un trabajo más estrecho: maneja un pago electrónico a través de la configuración de pago relevante. Grabar lo que el cliente compró y tomar su pago son etapas relacionadas, pero no son necesariamente realizados por el mismo componente. Pregunte a los proveedores cómo la configuración de la la labración propuesta y el pago trabajan juntos en la configuración que le están ofreciendo.

¿Qué es un sistema EPOS?

Los componentes adecuados dependen de qué y cómo se vende. Un pequeño café de contraservicio y un lugar de hospitalidad más grande no necesitan automáticamente un hardware idéntico.

Evite comenzar con una lista de compras de hardware. Primero mapa las transacciones que su personal necesita manejar, luego decidir qué componentes soportan esas transacciones. Comprar una impresora porque “sistemas de PEOS tienen impresoras” tiene poco sentido si no ha decidido qué necesita imprimir o dónde debe ir esa información.

¿Qué pasa durante una venta típica de EPOS?

Considere una hipotética orden de café. Un cliente pide dos cafés y un sándwich. El colega selecciona esos artículos en el software de punta de venta y confirma cualquier opción compatible relevante para el pedido. El sistema calcula el total de venta de acuerdo con sus productos y precios configurados.

El cliente paga luego con un método aceptado. La venta se completa de acuerdo con la configuración del negocio, y la información de recepción o pedido apropiada se puede producir cuando se configura y se admite.

Si la preparación ocurre en otro lugar, el negocio también puede necesitar los detalles del pedido correspondientes para llegar a ese lugar. La cafetería debe decidir qué debe ver el barista o la cocina: artículos, cantidades, opciones permitidas y la referencia que conecta el pedido preparado al cliente.

La parte importante es el viaje de información

Al revisar un sistema EPOS, siga la información en lugar de concentrarse únicamente en la pantalla de salida. Pregunte dónde comienza un pedido, quién lo necesita después, cómo se maneja una corrección y qué confirma que la venta ha sido completada.

Si un cliente cambia su elección, ¿el colega correcto ve la información actualizada a través del flujo de trabajo propuesto? Si se cancela un pedido, ¿qué proceso debe seguir el personal? Si una impresora u otro componente no está disponible, ¿cuál es el procedimiento temporal acordado? Estas son mejores preguntas de demostración que preguntar si un sistema es simplemente “fácil de usar”.

Cómo EPOS encaja en la hospitalidad

Las empresas hospitalarias suelen tener que conectarse a tomar un pedido con la preparación y el servicio. El viaje exacto difiere entre un pub, restaurante, cafetería y despegue, por lo que la configuración EPOS debe reflejar el modelo de servicio en lugar de forzar cada lugar en el mismo patrón.

En una cafetería de contraservicio, el viaje principal puede ser el pedido, pago, preparación y recogida. Un restaurante puede necesitar asociar pedidos con tablas y pagar más tarde. Un viaje puede necesitar una clara referencia que sigue un pedido del cliente a la bolsa terminada.

Envíe sus transacciones comunes antes de comparar productos. Incluya un pedido ordinario, un cambio permitido, una corrección y el proceso de pago. Si usted ofrece más de un estilo de servicio, mapee cada uno por separado.

No asuma la automatización donde no se ha confirmado

Las actualizaciones de stock, la preparación de las rutas y las características del cliente dependen del software, la configuración y las integraciones implicadas.

Pida a los proveedores que demuestren su flujo de trabajo requerido utilizando la configuración propuesta. Si la información de stock le importa, establezca lo que el sistema rastrea y cómo se mantiene esa información. Si la cocina o la barra de la routa importa, pregunte exactamente cómo diferentes pedidos llegan al destino deseado.

Cómo EPOS encaja con las empresas de ocio

Un lugar de ocio puede tener varios tipos de transacción de clientes. Alguien puede reservar una sesión de antemano, llegar a la recepción y luego comprar refrescos o mercancías. Estas etapas pueden implicar diferentes procesos aunque el cliente los experimenta como una visita.

¿Qué hay que confirmar la recepción? ¿Qué puede comprar el cliente en el sitio? ¿Dónde están registradas esas ventas? Si la información de la reserva y EPOS necesita trabajar juntos, pida a un proveedor que explique la configuración específica soportada en lugar de asumir que cada producto de la reserva y hasta que cambie automáticamente los datos.

Para una atracción familiar hipotética, un padre puede reservar la admisión antes de visitar y comprar bebidas en un café durante la sesión. El negocio debe decidir qué información pertenece al viaje de reserva y que pertenece a la transacción de punto de venta. Mantener esa distinción clara hace más fácil especificar qué tecnología es realmente necesaria.

¿Qué puede decir EPOS reportando?

Debido a que un sistema EPOS registra ventas, los sistemas adecuados pueden proporcionar informes basados en los datos de transacción que poseen. Los informes exactos y las definiciones varían, así que confirme lo que está disponible en el producto que está considerando.

Las preguntas útiles podrían incluir lo que se vendió durante un período, cuántas transacciones se registraron, o cómo las ventas difieren entre períodos comparables. Pero un informe todavía necesita interpretación. Las ventas inferiores no significan automáticamente un desempeño más bajo del personal, y una transacción no es necesariamente lo mismo que un visitante.

Por ejemplo, si las ventas de martes son inferiores al martes anterior, primero compruebe si ambos períodos tuvieron las mismas horas de apertura y operaciones comparables. A continuación, busque un contexto relevante como una mezcla de reservas diferente, un producto no disponible o un evento inusual. La presentación ayuda a identificar la pregunta; el contexto operativo le ayuda a responder.

¿Qué debe comparar antes de elegir un sistema EPOS?

La mejor comparación comienza con su operación, no la lista de características más largas del proveedor. Anota las tareas que el personal necesita completar y las situaciones que los clientes crean regularmente.

Use esta lista de verificación de requisitos de EPOS

• Viaje de ventas: ¿Dónde comienza una orden, quién la ingresa y dónde tiene que ir la información pertinente?
• Estilos de servicio: ¿Usted sirve en un contador, mesas, punto de recogida o varios de estos?
• Pagos: ¿Qué métodos de pago pretende aceptar y cómo interactúa la configuración de pago propuesta con la venta?
• Productos y opciones: ¿Qué debe ser el personal capaz de seleccionar o cambiar durante una transacción normal?
• Preparación: ¿Qué equipos necesitan información de pedidos y en qué forma?
• Corrección: ¿Cómo debe el personal autorizado manejar errores, cancelaciones o reembolsos?
• Presentación de informes: ¿Qué preguntas de negocios desea que los datos de transacción registrados ayuden a responder?
• Hardware: ¿Qué terminales, impresoras, cajones u otros dispositivos son realmente necesarios en cada ubicación?
• Conexiones: si otro sistema necesita intercambiar información con EPOS, ¿es esa conexión específica y cómo funciona?
• Apoyo: ¿Qué ayuda se puede obtener cuando el personal necesita asistencia y qué cubre el acuerdo pertinente?
• Costos: ¿Qué tipo de hardware, software, configuración, pago, soporte u otros cargos se aplican a la configuración que se cita?

Separar “esencial para abrir” de “útil más tarde”. Esto evita que una atractiva característica secundaria distraiga de una parte perdida del orden diario y el viaje de pago.

Cómo prepararse para una demostración EPOS

Traiga escenarios reales en lugar de pedir un recorrido por cada menú. Una demostración se vuelve mucho más útil cuando el proveedor tiene que mostrar cómo la configuración propuesta maneja su trabajo.

Pídales que realicen una venta ordinaria desde el principio hasta el final. Luego introduzca un cambio realista: enmiende una opción permitida, corrija un artículo incorrectamente introducido o demuestre el proceso que su personal autorizado utilizaría cuando algo necesita invertir. Si los pedidos van a otra zona de preparación, siga la información allí también.

Para la hospitalidad, incluye los tipos de servicio que realmente opera. Para el ocio, incluya una venta in situ y pregunte cómo la configuración EPOS propuesta se relaciona con cualquier proceso de reserva que usted tiene la intención de utilizar. Si usted requiere reportar, pregunte cómo las cifras específicas que usted se preocupan son definidas en lugar de confiar en una captura de pantalla de un panel genérico.

Por último, pregunte por la configuración propuesta por escrito. Compruebe qué hardware y software se incluyen, qué capacidades dependen de servicios adicionales o integraciones, qué trabajo de implementación es necesario y qué arreglos actuales aplican. Eso le da algo concreto para comparar entre opciones.