Pasar pedidos de recepción a cafetería

Treat recepción y café como dos trabajos conectados

La recepción y el café pueden ver diferentes partes de la misma visita. La recepción puede saber cuántos niños han ingresado, si ha llegado una fiesta y si el organizador ha solicitado un cambio. El café está preocupado por lo que necesita prepararse, a dónde va y cuándo debe estar listo.

El problema comienza cuando todo el mundo asume que alguien más ha pasado información.

Asignar la entrega antes del cambio

Decide quién tiene responsabilidad cuando un cambio de reserva afecta a los alimentos. Puede ser el recepcionista que acepta el cambio, un anfitrión de partido nombrado u otro miembro designado del personal. El título de trabajo importa menos que hacer la responsabilidad inequívoca.

Por ejemplo, su rutina de funcionamiento podría decir que la recepción comprueba si los invitados de fiesta pueden ser aceptados, mientras que el host de la fiesta nombrada verifica cualquier solicitud de comida resultante con el café. Otro lugar puede dar una responsabilidad recepcionista por ambas conversaciones. O puede ser viable si todo el mundo sabe qué proceso se aplica.

Cambiar un registro de admisión no debe ser tratado como prueba de que una orden de alimentos también ha cambiado a menos que sus sistemas y procedimientos reales hagan que eso suceda explícitamente.

“No se entrega un cambio porque alguien envió un mensaje. Se entrega cuando el equipo receptor sabe lo que ha cambiado”.

Dar a cada partido una referencia ambos equipos reconocen

El martes tranquilo, “la fiesta Smith” puede ser suficiente. El sábado con varios cumpleaños corriendo, los nombres se convierten en una mala manera de identificar un pedido.

Utilice una referencia que la recepción, el equipo del partido y el café pueden reconocer. Eso podría combinar la referencia de reserva con información práctica como la sala de fiestas o tiempo reservado, dependiendo de cómo funciona su lugar.

Haga el plan del día utilizable

Antes de comenzar el servicio, el café necesita una vista adecuada de las partes que se espera que se atiendan. Los detalles útiles operacionales podrían incluir la referencia de reserva, habitación o ubicación relevante, tiempo de comida acordado y cantidad confirmada.

Si trabajas desde una lista impresa, marca cuando fue producida. Una hoja impresa antes de la apertura es una instantánea, no una garantía de que nada cambiará durante el día.

¿Qué pasa cuando llegan niños extra?

Aquí es donde una instrucción vaga como “hasta la cocina” necesita convertirse en una rutina real.

Un ejemplo ocupado del sábado

Ejemplo hipotético: El Partido B14 se reserva para diez niños con comida planificada para las 14.30 horas. Al check-in, el organizador explica que dos niños que habían disminuido están llegando después de todo.

1. La recepción identifica la reserva. Funcionarios del B14 en lugar de crear una nueva nota no relacionada con “dos niños extra”.

2. La recepción revisa la solicitud de admisión. El equipo establece si los huéspedes adicionales pueden ser acomodados bajo los arreglos normales de reserva y operación del lugar.

3. La persona nominada revisa con el café. Ellos dan una solicitud completa: “B14, comida a las 14.30h, pidiendo aumentar de diez comidas para niños a doce”. Esto es más útil que “¿Podemos añadir dos comidas?” porque el café inmediatamente sabe qué orden se ve afectado.

4. El café responde. Sólo después de que el café haya comprobado lo que puede proporcionar si el personal describe la opción disponible para el padre. No haga que el café descubra un compromiso extra de un topcount modificado más adelante.

5. El personal está de acuerdo con el cambio con el organizador. Explique qué ha cambiado y cualquier carga resultante utilizando los precios y términos reales del lugar.

6. Ambos lados lo registran. La información de reserva debe reflejar el cambio de invitado acordado, mientras que la información de orden de trabajo o preparación del café debe reflejar el cambio de alimento acordado.

7. Cierra el bucle. El café reconoce que ahora tiene doce más que diez. Ese reconocimiento final es lo que impide “pensé que alguien te lo había dicho” más tarde.

Mantenga la comida de fiesta separada de las órdenes de café ordinario

No todos los sándwiches o café necesitan estar conectados a una reserva. Mantener las rutas claras puede hacer ambos más fácil de manejar.

Comida de fiesta comienza con el arreglo de la fiesta: la reserva pertinente, cantidad acordada y plan de servicio. Una compra de café común comienza cuando un cliente pone un pedido durante su visita.

Una familia puede crear ambos tipos de orden

Ejemplo hipotético: un padre ha organizado un paquete de fiesta para doce niños. Mientras los niños juegan, dos adultos compran cafés y almuerzos por separado del café. Esas compras adultas no necesariamente necesitan alterar el registro de comidas del partido; son órdenes de café ordinario con su propio destino o método de recogida.

Mantener esta distinción clara hace más fácil para el personal responder a una pregunta básica: “¿Es este cambio para el partido, o es esta una nueva orden de café?”

Saber exactamente cómo un cambio llega al café

La ruta de comunicación puede ser digital, verbal, escrita o una combinación adecuada para su operación. Lo que importa es que el personal sepa qué ruta cuenta como la instrucción en vivo.

Si la recepción le dice a un anfitrión de la fiesta, que luego le dice al café, haga explícitas esas dos pasarelas. Si la recepción contacta directamente con el café, evite enviar simultáneamente una segunda versión a través de otra persona a menos que su procedimiento lo requiera.

Grabar el nuevo estado, no sólo la conversación

Una nota que dice que “¿Mum preguntó sobre dos más” le dice muy poco al siguiente funcionario. ¿Se aceptó la solicitud? ¿El café estuvo de acuerdo? ¿Se discutió el precio?

Una vez confirmado el cambio, la información de trabajo debe mostrar el resultado acordado. Por ejemplo: “B14 — 12 comidas infantiles — 14.30pm — actualizadas después del check-in”. Use el formato que se ajuste a su operación, pero haga la instrucción actual inconfundible.

¿Y si el café no puede hacer el cambio?

También es una respuesta que necesita la recepción. La persona que se ocupa del organizador puede explicar las opciones disponibles en lugar de prometer algo antes de comprobar.

Por eso la secuencia importa: petición, cheque, acuerdo, registro, reconocimiento.

Mantener un seguimiento cuando las familias cambian las mesas

El orden ordinario de café de juegos blando tiene un problema de coordinación diferente: encontrar al cliente cuando la comida está lista.

Para el servicio de mesa, captura el número de mesa u otra referencia de ubicación cuando se coloca el pedido y asegúrese de que el café puede verlo con el pedido. Los identificadores de mesa necesitan permanecer fácil para que los clientes y el personal se vean incluso cuando la mesa está rodeada de abrigos, bolsas y pertenencias infantiles.

Decide lo que pasa cuando alguien se mueve

Una familia puede ordenar en la mesa 14 y pasar a la mesa 22 cuando lleguen los amigos. Decir a la persona tablas de limpieza no es útil a menos que esa información llegue a quien entregará la comida.

Dar a los clientes una instrucción sencilla como pedirles que le digan al café o a un miembro designado del personal si se mueven después de ordenar. Internamente, decidir cómo ese miembro del personal cambia el destino adjunto al orden pendiente.

Para pedidos de recogida, utilice una referencia de colección clara y dígale a los clientes dónde esperar o recoger. En un lugar familiar ruidoso, un número de pedido puede ser más confiable que llamar repetidamente un nombre de pila en la habitación.

Coordinar el tiempo de comida con la visita

La comida correcta entregada en el momento equivocado todavía crea una experiencia pobre.

Para las fiestas, alguien necesita saber cuándo el grupo está listo para la etapa de comida planeada. Si su rutina de funcionamiento le da esa responsabilidad al anfitrión del partido, que forme parte de su papel en lugar de asumir que el café sabrá lo que está sucediendo en el área de juego.

Cuando la fiesta se hace tarde

Ejemplo hipotético: La comida está prevista para las 15h, pero una parte anterior de la fiesta se ha retrasado. A las 2.50pm, el anfitrión sabe que el grupo no estará listo a las tres.

La acción útil es contactar con el café rápidamente utilizando la ruta de comunicación acordada. Esperar hasta que la comida preparada esté lista y luego explicar que la fiesta se retrasa da al café muchas menos opciones.

Establecer expectativas realistas para las órdenes de café tardías

Los clientes ordinarios también pueden ordenar alimentos cerca del final de una sesión de juego. Base su orientación de pedidos en tiempos de preparación realistas en su lugar. Si un pedido es probable que tome más tiempo que el tiempo de sesión restante del cliente, explique el arreglo esperado antes de aceptar supuestos que no puede cumplir.

Una promesa hecha en el mostrador debe reflejar lo que el café puede entregar de manera realista en ese momento, especialmente durante períodos ocupados.

Destruir las entregas, no sólo los errores

Antes del próximo fin de semana ocupado, pasee por la recepción, el personal de la fiesta y el café a través de algunos cambios realistas. Hacerlo como una conversación en lugar de simplemente dar a todos un procedimiento.

Pregunta: ¿Hay dos niños más que llegan a una fiesta de catering, que actúa primero? Una familia se mueve después de ordenar el almuerzo, ¿quién cambia el destino? Una fiesta se hace tarde, ¿quién se pone en contacto con el café?

Cada persona debe poder decir lo que hace, donde lo registran, quién le dicen y cómo saben que la próxima persona ha recibido la actualización.

Después del servicio, encontrar el punto débil exacto

Si un pedido fue a la tabla equivocada, evite detenerse en “las comunicaciones necesitan mejorar”. Encuentre el descanso específico en la cadena.

¿Se equivocó la tabla original? ¿Se movió la familia? ¿Le dijeron a alguien? ¿Sabía esa persona dónde grabar el cambio? ¿Se actualiza el destino pero la persona que sirve la comida todavía trabaja de un boleto o lista anterior?

El mismo enfoque funciona para los cambios de partido. Si doce niños llegaron pero se prepararon diez comidas, identifique si el cambio de alimento nunca fue solicitado, nunca acordado, nunca registrado o simplemente no visto por la persona que preparaba el pedido.

La tecnología puede apoyar partes de estos flujos de trabajo, pero sólo depende de que la información sea compartida automáticamente donde haya confirmado que su configuración real lo hace. Un cambio a una reserva, cuenta de admisión o nota de cliente no debe suponerse que altere una orden de alimentos separada.