Elegir, pricing y cambiar sistemas
Redactar los requisitos de un sistema TPV
“Necesitamos un nuevo sistema de labranza” suena como una investigación perfectamente razonable, pero deja a un proveedor para llenar la mayoría de los detalles importantes. Un útil resumen de los requisitos de EPOS describe el negocio detrás de la labranza: qué clientes compran, dónde el personal, dónde las órdenes tienen que ir, qué sucede cuando algo cambia y qué absolutamente debe trabajar desde el primer día. No necesita la jerga técnica. Necesita ejemplos claros.
Describe el negocio antes de la tecnología
Un sistema EPOS combina el software y el equipo usados para registrar ventas y apoyar el proceso de labranza. Lo que necesita parecer depende del negocio que lo use.
Un café de venta libre, un restaurante de mesa y un lugar de ocio con recepción pueden tomar todos los pagos, pero sus días de trabajo son muy diferentes. Dar a los proveedores suficiente contexto para entender el suyo.
Comience con un párrafo corto
Explicar lo que vende, cómo se sirven los clientes y dónde el personal toma pedidos o pagos. Incluye el número de puestos de trabajo que espera necesitar y cualquier cosa importante sobre cómo los pedidos pasan por el negocio.
Por ejemplo: “Operamos un café donde los clientes piden en el mostrador y se entrega comida a mesas numeradas. Durante períodos ocupados, dos miembros del personal pueden estar tomando órdenes. Las bebidas están preparadas en la estación de café y la cocina se prepara en la cocina”.
Ese párrafo da a un proveedor mucho más con el que trabajar “dos latas requeridas”.
“Describa el día de trabajo primero. Deje que el proveedor explique qué tecnología proponen apoyarlo.”
Convertir las solicitudes de características en ejemplos de servicio real
Las listas de nombres de características pueden crear confianza falsa porque dos personas pueden interpretar la misma frase de manera diferente. “Intección de Kitchen”, “funcional de contabilidad” o “reportación” podría significar algo muy específico para usted y algo más para la persona que prepara la cita.
En su lugar, describir una acción y el resultado que necesita.
Para un café
En lugar de escribir “kitchen ordering”, intente: “Un cliente pide dos cafés y dos desayunos en el mostrador para el cuadro 14. Las áreas de preparación apropiadas necesitan la información necesaria para hacer su parte del pedido, y el personal necesita saber a qué cliente o mesa del pedido completado pertenece.”
Para un lugar
En lugar de “Intección de contabilidad”, intente: “Una familia llega a la recepción con una referencia de reserva. La recepción necesita encontrar la reserva pertinente y seguir nuestro proceso de facturación. Por favor, explique qué información puede acceder su configuración propuesta y qué personal necesita manejar por separado.”
Incluir el segundo paso incómodo
La primera transacción es generalmente la parte más fácil de una demostración. Agregue lo que sucede después.
Ejemplo hipotético: un cliente ordena el desayuno y luego cambia una bebida antes de que se prepare. Pregúntele al proveedor para demostrar cómo la configuración propuesta maneja ese cambio, incluyendo lo que la persona que prepara la bebida ve.
Esto aleja la conversación de si existe una característica y hacia si el flujo de trabajo propuesto encaja en su servicio.
Es esencial separado de los deseos futuros
Un breve requerimientos puede convertirse rápidamente en una lista de todo lo que el negocio podría desear en los próximos cinco años. Eso hace que las citas más difíciles de entender y puede distraer de lo que necesita trabajar en el día de apertura.
Dar a cada requisito una prioridad.
Esencial
La empresa necesita esto para la configuración propuesta para trabajar. Por ejemplo: “El personal del equipo debe ser capaz de identificar la mesa cuando tome un orden de comida”.
Útil
Esto mejoraría el flujo de trabajo propuesto, pero usted quiere entender las implicaciones si no está incluido.
Futuros
No lo necesitas ahora, pero podría influir en tu elección. Por ejemplo, puedes tener la intención de abrir otra ubicación más tarde y desear que el proveedor explique qué estaría involucrado si eso sucede.
No pida a un proveedor que incluya un requisito futuro en la solución actual a menos que eso sea realmente lo que desee. En lugar de ello, pida que describa cómo podría ser abordado más adelante e identifique cualquier dependencia pertinente o costos adicionales.
Use un requisito de los proveedores de mesa puede responder
La parte más útil de un informe sobre requisitos de EPOS puede ser una tabla simple. Dar a cada proveedor los mismos escenarios y pedirles que respondan en las mismas columnas.
| Prioridad | Lo que necesitamos hacer | Ejemplo | Respuesta del proveedor |
|---|---|---|---|
| Esencial | Tome una venta ordinaria | El personal entra en nuestro típico contra pedido, toma el pago apropiado y completa la venta. | Incluido / adicional / no disponible, más método propuesto. |
| Esencial | Enviar información de preparación | El desayuno para la mesa 4 llega a las personas que necesitan prepararlo con la referencia correcta de la tabla. | Mostrar exactamente lo que cada punto de preparación recibe. |
| Esencial | Cambiar un pedido | El cliente cambia una bebida antes de la preparación. Mostrar qué personal de preparación y de la casa ve. | Explicar el proceso completo de enmienda. |
| Esencial si aplicable | Trabajar con un proceso de reserva existente | La recepción encuentra la reserva de un cliente y sigue nuestro proceso de llegada normal. | Declarar lo que se apoya y lo que queda separado o manual. |
| Esencial | Maneja un período ocupado | Dos funcionarios autorizados necesitan procesar las transacciones de clientes durante el mismo período. | Describa la configuración propuesta y el equipo necesario. |
| Esencial | Obtener ayuda cuando algo falla | Una llave hasta que no esté disponible durante un período de negociación. | Explicar la ruta de apoyo, las horas aplicables y los próximos pasos. |
| Útil | Producir la información que realmente revisamos | Mostrar la información de ventas específica que utiliza nuestro administrador al final de un período de comercio. | Demostrar la producción pertinente en lugar de decir “información incluida”. |
| Futuros | Añadir otra ubicación | Explique qué cambiaría si abrimos un segundo sitio. | Requisitos de esbozo, dependencias y cargos adicionales cuando proceda. |
Eliminar filas que no aplican y añadir ejemplos de su propia operación. Una tabla corta de requisitos genuinos es más útil que una enorme lista de verificación genérica copiada de los negocios de otra persona.
Describir sus sistemas y equipos existentes
Si ya utilizas software o hardware que esperas conservar, incluízalo en el resumen. No escriba simplemente “impresión existente” o “nuestro sistema de reservas”. Dele información del producto o modelo donde puedas identificarlo.
Si usted toma pedidos en línea, reservas o pagos a través de otros servicios, nombre los productos pertinentes y explique qué información, si los hay, usted espera moverse entre ellos.
Solicitar compatibilidad para ser confirmada
No asuma que el equipo puede ser reutilizado porque el conector se ve familiarizado, o que dos productos de software funcionan juntos porque ambos son ampliamente utilizados. Pídale al proveedor que confirme lo que es compatible con la configuración propuesta.
Cuando una conexión de terceros es importante, pregunte quién proporciona cada parte, si se requiere algo separado y qué organización se contactaría si la información dejaba de moverse según lo esperado.
Si la respuesta depende de otro proveedor, registre que como algo para verificar en lugar de tratarlo como confirmado.
Pregunte exactamente lo que incluye la cita
Un total de titulares es difícil de comparar si una propuesta incluye trabajo que otra deja fuera. Pida a los proveedores que descompongan los elementos pertinentes a su solución propuesta.
Solicitar un alcance claro
Pregunte qué equipo se incluye, qué software o servicios se proponen, qué trabajo de instalación o configuración se incluye, qué capacitación del personal se proporciona y qué tipo de acuerdo de apoyo se aplica.
También pregunte qué es no incluido. Si se requieren equipo adicional, servicios externos, trabajo en el sitio u otras dependencias, desea descubrir que al comparar propuestas en lugar de durante la instalación.
Describa los locales en los que se trate
Informe al proveedor donde se pretende utilizar el equipo y cualquier cosa relevante sobre las posiciones de trabajo propuestas. Pregúntele qué información necesita antes de confirmar los requisitos de instalación.
Cuando se necesiten redes, trabajo eléctrico u otro trabajo especializado, establezcan responsabilidades y busquen asesoramiento debidamente calificado en lugar de hacer hipótesis únicamente de la cita.
Use el informe durante las manifestaciones
Una vez que un proveedor ha respondido, introduzca el mismo breve en la demostración. Esto impide que la reunión se convierta en un recorrido por impresionantes características que nunca fueron parte de su problema original.
Pida al personal que juegue por sí mismo
Ejemplo hipotético: su gerente de café normalmente toma un pedido, envía bebidas para la preparación, envía comida a la cocina y luego trata con un cliente que cambia un artículo. Pídale al proveedor que demuestre esa secuencia utilizando ejemplos cercanos a su menú.
Deje que el gerente siga el proceso en lugar de que el vendedor realice cada acción rápidamente mientras explica lo que ocurriría.
Prueba tres versiones de la transacción
Para cada flujo de trabajo importante, intente:
La versión normal: una venta o reserva ordinaria procede exactamente como se espera.
La versión modificada: el cliente añade, elimina o modifica algo en un punto apropiado.
La versión del problema: pregunte qué hace el personal cuando no se dispone de un dispositivo, conexión o servicio de terceros.
Recordar preguntas sin respuesta al requisito pertinente. “Supplier to confirm” es mejor que llenar la brecha con una suposición después de la reunión.
Compare respuestas sin cambiar la pregunta
La mayor ventaja de un escrito aparece cuando llegan las citas. Si cada proveedor recibió la misma descripción, puede comparar sus respuestas con las mismas necesidades de negocio.
Requisitos de examen por necesidades
Para cada elemento esencial, regístrese si la configuración propuesta lo cumple como se cita, requiere algo adicional, depende de otro servicio o permanece sin confirmar. Siga las respuestas ambiguas por escrito.
Luego compare el alcance comercial: elementos iniciales, elementos en curso, capacitación, arreglos de apoyo y cualquier dependencia de terceros relevante para su configuración.
Haz una revisión final del equipo
Reúne a las personas que realmente utilizarán el sistema propuesto. El personal de cocina puede notar un paso lento del cliente. El personal de la cocina puede detectar información de preparación poco clara. Un gerente puede preocuparse por el proceso final del día. La persona que compara los contratos puede tener preguntas sobre el soporte o lo que sucede cuando el equipo necesita atención.
El objetivo no es escribir una especificación técnica digna de un departamento de TI. Es eliminar supuestos evitables antes de comprar.
Conclusión práctica
Construya breves requisitos de EPOS en este orden: describir el negocio, enumerar los trabajos esenciales, dar un ejemplo real para cada uno, identificar sistemas y equipos existentes, pedir a los proveedores que marquen lo que se incluye o adicional, y utilizar esos mismos ejemplos durante demostraciones. Enviar el mismo breve a cada proveedor. Luego comparará soluciones propuestas al mismo día de trabajo, en lugar de comparar las cotizaciones construidas alrededor de diferentes supuestos.
Lleva la idea a la práctica
Utilice su brevedad de requisitos para pasar de las necesidades a posibles configuraciones del sistema. La guía de selección-a-EPOS proporciona otro marco para evaluar opciones, mientras que las integraciones personalizadas son la siguiente lectura relevante donde su breve informe incluye sistemas existentes, flujos de trabajo especializados o conexiones más allá de una configuración estándar.