Café auf den morgendlichen Andrang vorbereiten

Was sollte eine Café-Eröffnungs-Checkliste abdecken?

Die beste Eröffnungs-Checkliste ist nicht unbedingt die längste, sondern konzentriert sich auf die Dinge, die den ersten Teil des Dienstes verlangsamen könnten: Was ist verfügbar, ob die Hauptarbeitsplätze bereit sind, ob Aufträge an den richtigen Ort gelangen und ob jeder seine Rolle kennt.

Reinigungs-, Lebensmittelsicherheits- und Wartungsverfahren brauchen noch ihre eigenen, geeigneten Routinen. In der hier diskutierten Eröffnungscheckliste geht es speziell darum, den Kundenservice für den Morgenrausch vorzubereiten.

Eine praktische Voreröffnungssequenz

1. Bestätigen Sie das heutige Menü und nicht verfügbare Artikel.
2. Lagern Sie den Kaffee, Theke und Sammelbereiche.
3. Schalten Sie die Ausrüstung ein und überprüfen Sie sie, um Bestellungen entgegenzunehmen und vorzubereiten.
4. Testen Sie den Weg einer Bestellung vom Zähler bis zur Vorbereitung.
5. Weisen Sie Verantwortlichkeiten für die Verschiebung zu.
6. Kurzes Personal zu Buchungen, Menüänderungen und bekannten Problemen.
7. Stellen Sie sicher, dass jeder den temporären Prozess kennt, wenn wichtige Geräte ausfallen.

Diese Sequenz folgt der Erfahrung des Kunden. Können sie bestellen, was Sie anbieten? Können Sie die Bestellung annehmen? Erhält der richtige Kollege sie? Kann das Team sie vorbereiten und ohne unnötige Verwirrung übergeben?

Überprüfen Sie, was Sie heute tatsächlich verkaufen können

Beginnen Sie mit dem Menü, anstatt darauf zu warten, dass der erste Kunde einen Mangel entdeckt.Vergleichen Sie die Artikel, die Sie verkaufen möchten, mit den Zutaten und Vorräten, die am Morgen verfügbar sind.

Wenn ein Frühstücksartikel nicht hergestellt werden kann, stellen Sie sicher, dass die Leute, die Bestellungen annehmen, es vor dem Service wissen. Wenn Ihr Unternehmen Online-Bestellungen verwendet, aktualisieren Sie das entsprechende Menü, wo dies möglich ist. Das Ziel ist einfach: Kunden sollten keine Zeit damit verbringen, etwas auszuwählen, von dem das Café bereits weiß, dass es es nicht bieten kann.

Über Zutaten hinaus denken

Ein Café kann viel Kaffeebohnen und Milch haben, aber immer noch Probleme haben, weil die praktischen Servierzubehör nicht bereit sind. Überprüfen Sie die hochbrauchbaren Gegenstände, auf die sich Ihr Team verlässt, wie Tassen, Deckel, Servietten, Take-Away-Verpackungen und andere Materialien, die zu Ihrer Speisekarte passen.

Häufig verwendete Vorräte anlegen, wo die Person, die die Arbeit macht, sie leicht erreichen kann. Mitten in einer Eile ist eine schlechte Zeit, um zu entdecken, dass sich der nächste Ärmel mit Take-Away-Bechern in einem Lagerraum befindet.

Hypothetisches Beispiel: Stellen Sie sich vor, ein Café öffnet um 7:30 Uhr und stellt um 7:35 Uhr fest, dass eine Frühstücksfüllung nicht verfügbar ist. Wenn das Schalterpersonal nicht informiert wurde, können mehrere Kunden es bestellen, bevor die Küche das Problem meldet. Eine zweiminütige Menüüberprüfung und ein Teambriefing vor dem Öffnen könnten diese Gespräche vermeiden.

Bereiten Sie die Theke und die Kaffeestation vor

Gehen Sie durch jeden kundenorientierten Arbeitsplatz, als ob der erste Kunde ankommen würde. Der Kollege der Theke sollte in der Lage sein, eine Bestellung anzunehmen, ohne sofort nach etwas zu suchen. Der Barista sollte die täglichen Vorräte haben, die für den ersten Getränkelauf benötigt werden. Der Abholbereich sollte so frei sein, dass abgeschlossene Bestellungen ohne einen Engpass übergeben werden können.

Überprüfen Sie die Ausrüstung, von der Ihr Service abhängt, einschließlich der Kasse, des Kartenautomaten und aller Quittungs- oder Bestelldrucker. Wenn Ihr Setup Küchendisplays oder andere Bestellbildschirme verwendet, stellen Sie sicher, dass sie auch bereit sind.

Verwenden Sie einen einfachen “ready now” -Test

Anstatt zu fragen, ob eine Station normalerweise in Ordnung ist, fragen Sie: Könnte dieser Kollege jetzt den nächsten Kunden bedienen? Das macht den Check konkret: Ein Tick sollte bedeuten, dass heute etwas überprüft wurde, nicht dass es gestern funktioniert hat.

Überprüfen Sie die Reise vor dem Öffnen

Ein Auftrag, der an der Kasse angenommen wird, ist nur der Anfang, und er muss auch bei jedem, der ihn vorbereitet, die Informationen erreichen, die er braucht.

Wenn Ihre Kasse einen unterstützten Trainings- oder Testmodus bietet, verwenden Sie ihn gemäß den Anweisungen des Lieferanten. Geben Sie eine Bestellung ein, die die Arten von Entscheidungen enthält, die während des tatsächlichen Service wichtig sind, und überprüfen Sie dann, was am Vorbereitungspunkt erscheint.

Hypothetisches Beispiel: Geben Sie einen großen Hafermilchkaffee zum Mitnehmen und eine Frühstücksbestellung für Tabelle 3 ein. Überprüfen Sie, ob der Barista oder die Küche die richtigen Artikel, Auswahlmöglichkeiten und Bestimmungsort erhält. Der Test ist nützlich, da er den gesamten Bestellweg ausführt und nicht nur bestätigt, dass die Kasse eingeschaltet ist.

Halten Sie Test- oder Schulungstransaktionen von echten Verkäufen in der für Ihr System empfohlenen Weise getrennt und schließen oder entfernen Sie sie, wenn der Prozess des Lieferanten dies erfordert.

Geben Sie jeder Eröffnungsaufgabe einen Besitzer

“Jemand muss den Drucker überprüfen” ist keine besonders nützliche Anweisung. Weisen Sie jeden Scheck einer Rolle oder benannten Person in der Schicht zu.

So kann der Barista beispielsweise die Kaffeestation vorbereiten, die Küchenleitung die Verfügbarkeit des Frühstücks bestätigen, der Gegenkollege die Bestellung und Abholung überprüfen und der Leiter der Eröffnungsschicht kann dann bestätigen, dass die notwendigen Kontrollen abgeschlossen sind.

In einem kleinen Café kann natürlich eine Person mehrere dieser Jobs übernehmen. Das ist in Ordnung. Es geht darum, die Unklarheiten darüber, wer verantwortlich ist, zu beseitigen.

Beschreiben Sie das Team über den heutigen Service

Die Eröffnungs-Checkliste sollte natürlich zu einem kurzen Team-Briefing führen. Die Mitarbeiter brauchen keine lange Besprechung, wenn die Kunden ankommen, sie brauchen die Informationen, die ihre heutige Arbeitsweise verändern.

Decken Sie nicht verfügbare Artikel, ungewöhnliche Buchungen oder erwartete Bestellungen, Änderungen der normalen Verantwortlichkeiten und alle Ausrüstungsprobleme ab, die den Service beeinflussen. Wenn es beispielsweise eine große Frühstücksbuchung gibt, sollten die Theke, die Küche und die Getränkestation alle davon erfahren, anstatt sie unabhängig zu entdecken.

Halten Sie das Briefing funktionsfähig

Ein nützliches Briefing beantwortet drei Fragen: Was ist heute anders, wer muss es wissen und was tun wir dagegen? Das konzentriert das Gespräch auf Aktionen, anstatt es in eine weitere lange Checkliste zu verwandeln.

Haben Sie einen einfachen Plan, wenn etwas fehlschlägt

Die Eröffnungsüberprüfungen sind wertvoll, auch wenn sie ein Problem aufdecken, das man nicht sofort beheben kann.

Wenn ein Auftragsdrucker beispielsweise nicht antwortet, prüfen Sie offensichtliche Probleme, z. B. ob er bereit ist, das erforderliche Papier hat und wie erwartet verbunden ist. Vermeiden Sie wiederholt das Senden derselben Bestellung, ohne zu überprüfen, was passiert ist, da verzögerte Kopien möglicherweise Verwirrung stiften könnten, wenn das Gerät später reagiert.

Wenn der Fehler nicht vor dem Öffnen behoben werden kann, machen Sie den temporären Workflow explizit. Wer erzählt der Küche von einer Bestellung? Wie wird sie aufgezeichnet? Wer ist dafür verantwortlich, dass sie eingegangen ist? Folgen Sie gegebenenfalls den Anweisungen des Gerätelieferanten zur Fehlerbehebung.

Hypothetisches Beispiel: Ein Café entdeckt zehn Minuten vor dem Öffnen, dass sein normaler Vorbereitungsdrucker nicht verfügbar ist. Anstatt jede Kassiererin zum Improvisieren zu lassen, vereinbart der Schichtleiter mit dem Team eine temporäre Methode und überträgt die Verantwortung für die Kommunikation von Bestellungen. Das Ausrüstungsproblem bleibt bestehen, aber die Servicereaktion ist organisiert.

Verbessern Sie die Café-Eröffnungs-Checkliste nach dem Ansturm

Eine Checkliste wird nützlicher, wenn sie die Probleme widerspiegelt, denen Ihr Café tatsächlich begegnet. Stellen Sie dem Team nach der geschäftigsten Zeit eine praktische Frage: Was hat heute Morgen vermeidbares Warten verursacht?

Wenn eine schnelle Vorabkontrolle dieses Problem hätte vermeiden können, sollten Sie es in die morgige Liste aufnehmen, wenn mehrere Kontrollen sich gegenseitig duplizieren oder keinen Zweck mehr erfüllen, vereinfachen Sie sie.

Halten Sie es nicht aus, jedes Betriebsproblem in ein anderes öffnendes Kästchen zu verwandeln. Längere Reinigungs-, Wartungs-, Lagerkontrolle- und Lebensmittelsicherheitsprozesse verdienen die entsprechenden Verfahren und Zeit. Die Checkliste für den morgendlichen Service sollte kurz genug bleiben, damit das Personal sie wirklich abschließen kann, bevor die Kunden ankommen.