Planear una Cambio de EPOS controlado
Planificar el cambio de proveedor TPV
El cambio de proveedor de EPOS es más fácil de gestionar cuando se tratan los contratos, datos, hardware y preparación del personal como partes separadas del proyecto.
Las EPOS Bookings pueden ayudarle a revisar qué necesita para entrar en la nueva configuración, qué dispositivos existentes pueden seguir siendo útiles y cómo deben probarse los flujos de trabajo clave antes de la transformación. El objetivo es una transición planificada basada en sus productos reales, reservas y viajes de clientes en lugar de asumir que cada sistema antiguo puede ser copiado directamente en uno nuevo.
Revisa tus acuerdos existentes primero
Antes de planificar un cambio técnico, identifique los acuerdos adjuntos a su configuración actual. El software EPOS, hardware físico, financiación de hardware y procesamiento de pagos pueden ser cubiertos por diferentes contratos con diferentes proveedores.
Cambiar el software no necesariamente termina un acuerdo de financiación terminal o contrato de pago. Recordar los términos pertinentes, propiedad del equipo y responsabilidades por separado para que sepa qué puede cambiar y qué queda en su lugar.
Esto también crea una imagen más clara de la que el hardware está realmente disponible para reutilizar.
En uso cotidiano
Defina exactamente qué datos necesitan para mover
La migración de datos debe comenzar con una lista de información que el nuevo sistema necesita en lugar de una suposición de que cada registro histórico se transferirá automáticamente.
Los productos y los precios actuales pueden ser esenciales para el comercio. Un lugar reservado también puede necesitar reservas futuras disponibles antes del cambio. Dependiendo del negocio, los registros de clientes pertinentes pueden formar otra parte del requisito de migración.
Los informes históricos merecen una consideración separada. Decidir si necesitan ser importados, retenidos en el sistema anterior para referencia o conservados en otro formato acordado. Los formatos de exportación disponibles del proveedor existente y el formato necesario para la migración deben ser revisados antes de que se convenga una importación.
Compruebe el hardware existente por modelo exacto
Un cambio de proveedor de EPOS no significa automáticamente cada terminal, impresora, escáner o cajón de efectivo necesita reemplazar. Igualmente, el equipo existente no debe ser asumido compatible simplemente porque se describe como hardware EPOS.
Crear un inventario de los modelos exactos actualmente utilizados. Estos detalles pueden ser revisados en contra del software propuesto y las conexiones para establecer qué equipo es adecuado para retener y dónde se requiere hardware de reemplazo.
Las terminales de pago también deben considerarse en el contexto del acuerdo pertinente de proveedores de pagos en lugar de tratarse como periféricos intercambiables ordinarios.
Ensayar el personal de flujos de trabajo depende de
Antes de cambiar, prueba tareas representativas usando la configuración propuesta. Una cafetería puede entrar en un pedido típico, tomar el pago y ejecutar a través de su procedimiento de reembolso. Un lugar de ocio también debe crear una reserva, encontrarlo de nuevo y seguir al cliente a través del proceso de llegada esperado.
Los exámenes deben utilizar productos realistas, reglas de reserva y responsabilidades del personal. El objetivo es determinar que los empleados entienden cómo funcionan las tareas comunes antes de que esas tareas impliquen a clientes reales.
Cualquier flujo de trabajo o integración especializado debe ser incluido en esta preparación en lugar de descubrirse después de que el sistema principal haya cambiado.
- Procesar un producto normal o venta de servicios
- Compruebe el flujo de trabajo de pago acordado
- Ensayar el procedimiento de reembolso del negocio
- Crear y recuperar una reserva representativa cuando sea relevante
- Siga una reserva a través del proceso de llegada
- Verifique impresoras, escáneres y otros hardware retenidos
- Confirme que el personal sabe quién maneja problemas durante el cambio
En uso cotidiano
Escenificar el cambio en torno a responsabilidades claras
Un interruptor controlado necesita responsabilidades nombradas. Decide quién aprueba la información de producto, quién verifica las futuras reservas, quién coordina la preparación del personal y quién verifica los flujos de trabajo clave antes de que el nuevo sistema se convierta en la configuración de trabajo.
Conviene en las etapas de cambio y los arreglos de apoyo pertinentes con antelación. Algunas empresas pueden realizar una operación sencilla en un proyecto compacto, mientras que los lugares con reservas futuras, múltiples ubicaciones o integraciones especializadas pueden requerir más preparación.
Un plan escenificado no depende de la prometedora importación de datos cero o universal. Se centra en saber qué debe estar listo, qué se ha probado y quién es responsable de cada parte de la transición.
Sus preguntas respondieron
Preguntas frecuentes
¿Puedo cambiar el software EPOS mientras guardo mi hardware existente?
Es posible que algunos equipos existentes sean reutilizables cuando los modelos exactos sean compatibles con la configuración propuesta. Los terminales, impresoras, escáneres, cajones de efectivo y dispositivos de pago deben ser revisados individualmente.
¿Pueden importarse todos los datos de mi antiguo sistema EPOS?
La migración de datos depende de lo que el sistema existente pueda exportar, los formatos disponibles y lo que la nueva configuración pueda importar adecuadamente. Los productos, reservas futuras, registros de clientes y reportajes históricos deben ser considerados por separado.
¿Qué debemos probar antes de cambiar el proveedor de EPOS?
Prueba los flujos de trabajo que el personal utiliza regularmente, incluyendo pedidos representativos, pagos y el proceso de reembolso acordado. Las empresas que toman reservas también deben probar la creación de reservas, recuperación y la llegada del cliente.
¿El proveedor de EPOS cambia mi contrato de pago o finanzas existente?
No automáticamente. El software, el hardware, la financiación y el procesamiento de pagos pueden implicar acuerdos separados. Revisar los contratos y responsabilidades pertinentes antes de planificar el cambio.
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