Planen Sie eine kontrollierte EPOS-Umstellung
Wechsel des Kassenanbieters planen
Der Wechsel des EPOS-Anbieters ist einfacher zu verwalten, wenn Verträge, Daten, Hardware und Personalvorbereitung als separate Teile des Projekts behandelt werden.
EPOS Bookings kann Ihnen helfen, zu überprüfen, was in das neue Setup zu bewegen ist, welche vorhandenen Geräte nützlich bleiben können und wie wichtige Workflows vor der Umstellung getestet werden sollten. Ziel ist ein geplanter Übergang auf der Grundlage Ihrer realen Produkte, Buchungen und Customer Journeys, anstatt davon auszugehen, dass jedes alte System direkt in ein neues kopiert werden kann.
Überprüfen Sie zuerst Ihre bestehenden Vereinbarungen
Vor der Planung einer technischen Änderung sollten Sie die mit Ihrer aktuellen Einrichtung verbundenen Vereinbarungen identifizieren. EPOS-Software, physische Hardware, Hardwarefinanzierung und Zahlungsabwicklung können durch unterschiedliche Verträge mit verschiedenen Anbietern abgedeckt sein.
Das Ändern der Software beendet nicht unbedingt einen Terminal-Finanzierungsvertrag oder Zahlungsvertrag.Benennen Sie die relevanten Bedingungen, den Besitz von Ausrüstung und die Verantwortlichkeiten separat auf, damit Sie wissen, was sich ändern kann und was an Ort und Stelle bleibt.
Dadurch wird auch ein klareres Bild davon geschaffen, welche Hardware tatsächlich zur Wiederverwendung zur Verfügung steht.
Im täglichen Gebrauch
Definieren Sie genau, welche Daten sich bewegen müssen
Die Datenmigration sollte mit einer Liste von Informationen beginnen, die das neue System benötigt, anstatt mit der Annahme, dass jeder historische Datensatz automatisch übertragen wird.
Produkte und jeweilige Preise können für den Handel unerlässlich sein. Ein gebuchter Veranstaltungsort kann auch zukünftige Buchungen vor der Umstellung benötigen. Je nach Geschäft können relevante Kundendatensätze einen weiteren Teil der Migrationsanforderung bilden.
Historische Berichte verdienen eine gesonderte Betrachtung: Entscheidung, ob sie importiert, im vorherigen System als Referenz beibehalten oder in einem anderen vereinbarten Format aufbewahrt werden müssen; verfügbare Exportformate des bestehenden Anbieters und das für die Migration erforderliche Format müssen vor der Vereinbarung eines Imports überprüft werden.
Überprüfen Sie vorhandene Hardware nach dem exakten Modell
Ein Wechsel des EPOS-Anbieters bedeutet nicht automatisch, dass jedes Terminal, jeder Drucker, jeder Scanner oder jede Kassenschublade ersetzt werden muss.
Erstellen Sie eine Bestandsaufnahme der genauen Modelle, die derzeit verwendet werden, und diese Details können dann mit der vorgeschlagenen Software und den vorgeschlagenen Anschlüssen verglichen werden, um festzustellen, welche Geräte für die Aufbewahrung geeignet sind und wo Ersatzhardware erforderlich ist.
Zahlungsterminals sollten auch im Rahmen der betreffenden Zahlungsdienstleistervereinbarung betrachtet und nicht als gewöhnliche austauschbare Peripheriegeräte behandelt werden.
Proben Sie die Workflows, von denen das Personal abhängt
Vor dem Wechsel die Aufgaben der Vertreter anhand der vorgeschlagenen Einrichtung testen. Ein Café kann eine typische Bestellung eingeben, die Zahlung annehmen und sein Rückerstattungsverfahren durchlaufen. Ein Freizeitort sollte auch eine Buchung erstellen, sie wiederfinden und den Kunden durch den erwarteten Ankunftsprozess begleiten.
Bei den Tests sollten realistische Produkte, Buchungsregeln und Verantwortlichkeiten des Personals verwendet werden, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter verstehen, wie gemeinsame Aufgaben funktionieren, bevor diese Aufgaben echte Kunden betreffen.
Jeder spezialisierte Workflow oder jede Integration sollte in diese Vorbereitung einbezogen werden, anstatt nach dem Wechsel des Hauptsystems entdeckt zu werden.
- Verarbeiten Sie einen normalen Produkt- oder Serviceverkauf
- Überprüfen Sie den vereinbarten Zahlungs-Workflow
- Proben Sie das Rückerstattungsverfahren des Unternehmens
- Erstellen und Abrufen einer repräsentativen Buchung, falls relevant
- Folgen Sie einer Buchung durch den Ankunftsprozess
- Drucker, Scanner und andere zurückgehaltene Hardware überprüfen
- Bestätigen Sie, dass Mitarbeiter wissen, wer Probleme während der Umstellung behandelt
Im täglichen Gebrauch
Die Umstellung um klare Verantwortlichkeiten
Ein kontrollierter Switch benötigt benannte Verantwortlichkeiten. Entscheiden Sie, wer Produktinformationen genehmigt, wer zukünftige Buchungen überprüft, wer die Personalvorbereitung koordiniert und wer die wichtigsten Workflows überprüft, bevor das neue System zum Arbeitsaufbau wird.
Einige Unternehmen können möglicherweise einen einfachen Betrieb in einem kompakten Projekt durchführen, während Veranstaltungsorte mit zukünftigen Buchungen, mehrere Standorte oder spezialisierte Integrationen mehr Vorbereitung erfordern.
Ein gestaffelter Plan hängt nicht von vielversprechenden Null-Ausfallzeiten oder einem universellen Datenimport ab, sondern konzentriert sich darauf, zu wissen, was bereit sein muss, was getestet wurde und wer für jeden Teil des Übergangs verantwortlich ist.
Ihre Fragen beantwortet
Häufig gestellte Fragen
Kann ich die EPOS-Software wechseln, während ich meine vorhandene Hardware beibehalte?
Einige vorhandene Geräte können wiederverwendbar sein, wenn die genauen Modelle mit der vorgeschlagenen Einrichtung kompatibel sind.
Können alle Daten aus meinem alten EPOS-System importiert werden?
Die Datenmigration hängt davon ab, was das bestehende System exportieren kann, welche Formate verfügbar sind und was das neue Setup angemessen importieren kann.
Was sollten wir testen, bevor wir den EPOS-Anbieter wechseln?
Testen Sie die Workflows, die die Mitarbeiter regelmäßig nutzen, einschließlich repräsentativer Bestellungen, Zahlungen und des vereinbarten Rückerstattungsprozesses. Unternehmen, die Buchungen vornehmen, sollten auch die Erstellung, den Abruf und die Ankunft von Kunden testen.
Storniert der wechselnde EPOS-Anbieter meinen bestehenden Zahlungs- oder Finanzierungsvertrag?
Nicht automatisch. Software, Hardware, Finanzierung und Zahlungsabwicklung können gesonderte Vereinbarungen beinhalten. Überprüfen Sie die relevanten Verträge und Verantwortlichkeiten, bevor Sie die Umstellung planen.
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