Kasse und Buchungssoftware verbinden

Beginnen Sie mit der doppelten Arbeit

Bevor Sie Lieferanten nach Integrationen oder Verbindungen fragen, sollten Sie einen Tag damit verbringen, sich anzusehen, welche Mitarbeiter tatsächlich tippen, kopieren und überprüfen.

Wird an der Rezeption eine Buchungsnummer in die Kasse kopiert? Gibt jemand in einem System die Gästezählung ein und ändert sie dann in einem anderen System? Wird die Zahlung aufgezeichnet, wenn ein zusätzlicher Platz verkauft wird, während die ursprüngliche Reservierung noch die alte Nummer anzeigt?

Schreibe jeden wiederholten Schritt auf, das gibt dir einen praktischen Grund, eine Verbindung in Betracht zu ziehen.

Verbinden Sie keine Systeme, nur weil Sie

Wenn die übertragenen Informationen etwas sind, das Ihr Team nie verwendet, kann die Verbindung wenig zum Arbeitstag beitragen.

Ebenso muss eine Verbindung nicht jede manuelle Aufgabe eliminieren, um nützlich zu sein, sondern kann eine besonders wiederholte Übergabe entfernen, während eine andere Aktion für das Personal absichtlich abgeschlossen wird.

Beurteilen Sie eine Verbindung durch die wiederholte Arbeit und widersprüchliche Aufzeichnungen, die sie entfernt, nicht durch das Wort “Integration” in einer Feature-Liste.

Entscheiden Sie, welche Datensätze zustimmen müssen

Buchungssoftware und EPOS-Software können unterschiedliche Aufgaben haben. Anstatt zu erwarten, dass jedes Feld überall existiert, sollten Sie die Informationen identifizieren, die wirklich für Ihren Betrieb ausgerichtet bleiben müssen.

Folgen Sie einem gewöhnlichen Kunden

Hypothetisches Beispiel: Eltern buchen eine Samstagsparty für zehn Kinder und leisten die erforderliche Online-Zahlung. Wenn die Familie ankommt, benötigt die Rezeption genügend Informationen, um die richtige Buchung zu identifizieren und den relevanten Status dieses Besuchs zu verstehen.

Wenn der Veranstaltungsort zustimmt, sie hinzuzufügen, muss die Buchungsseite möglicherweise eine aktualisierte Gästezahl erhalten, während die Verkaufsseite möglicherweise die vereinbarte zusätzliche Gebühr aufzeichnen muss.

Das sind verwandte Änderungen, aber sie sind nicht unbedingt die gleiche Aufzeichnung. Ihre Aufgabe bei der Bewertung einer vorgeschlagenen Verbindung ist es, festzustellen, was mit jedem passiert.

Die Tabelle ist bewusst als Dinge geschrieben, die überprüft werden sollen, anstatt Versprechen zu geben, wie sich ein bestimmtes Produkt verhält.

Fragen Sie genau, was die Verbindung tut

“Ist es integrieren?” ist eine zu weit gefasste Frage. Zerlegen Sie es in Aktionen, die demonstriert werden können.

Kann der Empfang die entsprechende Online-Buchung über den vorgeschlagenen Workflow identifizieren oder finden? Welche Buchungsdetails können die Mitarbeiter sehen? Wenn die Mitarbeiter einen zusätzlichen Gast vereinbaren, wo sollte diese Änderung eingegeben werden? Werden damit zusammenhängende Informationen in das andere System verschoben oder muss jemand sie separat aktualisieren?

Stellen Sie dann die gleichen Fragen zum Umzug und zum Stornieren einer Reservierung.

Separate Betrachtung von Veränderung

Ein System kann möglicherweise Informationen von woanders anzeigen, ohne dass die Mitarbeiter sie dort bearbeiten können. Das ist nicht unbedingt ein Problem, aber Ihr Team muss den Unterschied kennen.

Fragen Sie für jede wichtige Information:

Wo wird es geschaffen? Welches System zeichnet es zuerst auf?

Wo können die Mitarbeiter das sehen? Ist es an einem Ort oder mehreren sichtbar?

Wo sollte es geändert werden? Welches System ist die vereinbarte Quelle für Änderungsanträge?

Was passiert als nächstes? Aktualisiert der andere Rekord, sind Personalmaßnahmen weiterhin erforderlich oder besteht zwischen ihnen keine Beziehung?

Testen Sie Änderungen, nicht nur perfekte neue Buchungen

Eine Demonstration, bei der jemand eine Buchung erstellt und dann feststellt, dass dieselbe Buchung anderswo stattfindet, ist ein nützlicher Ausgangspunkt, es ist kein vollständiger Test.

Echte Kunden verändern Dinge.

Führen Sie das Extra-Gäste-Szenario durch

Hypothetisches Beispiel: Erstellen Sie eine Testparty für zehn Kinder, indem Sie den vom Lieferanten unterstützten Testprozess verwenden. Finden Sie sie mit dem für die Rezeption vorgeschlagenen Workflow. Bitten Sie dann, die Buchung auf zwölf zu erhöhen, wenn diese Änderung zulässig ist.

Sehen Sie sich jede Aktion an, anstatt zu akzeptieren, dass sich „das synchronisiert. Welchen Bildschirm benutzt die Rezeptionistin? Wo wird der neue Gast gezählt? Wenn eine zusätzliche Gebühr fällig ist, wie wird das aufgezeichnet? Erfordert etwas noch eine separate Aktualisierung?

Machen Sie das Szenario schwieriger

Verlegen Sie die Testreservierung mit dem entsprechenden Verfahren auf ein anderes verfügbares Datum. Überprüfen Sie, was mit den Buchungsinformationen passiert, und fragen Sie, ob eine damit verbundene Verkaufsaktion separat behandelt werden muss.

Testen Sie schließlich eine Stornierung. Fragen Sie, was mit der Buchung, der reservierten Verfügbarkeit und den Zahlungsvorgängen geschieht, die zu Ihren eigenen Bedingungen erforderlich sind.

Wichtig ist nicht, dass jeder Schritt automatisch geschieht, sondern dass die Mitarbeiter wissen, welche Schritte automatisch geschehen und welche ihnen gehören.

Geben Sie den Mitarbeitern einen klaren Ort, um jede Änderung vorzunehmen

Wenn die gleichen Informationen anscheinend an mehreren Stellen geändert werden können, fragen Sie, wie widersprüchliche Updates verhindert oder gelöst werden.

Vermeiden Sie das Zwölf-gegen-zehn-Problem

Hypothetisches Beispiel: Die Rezeption ändert eine Party von zehn Kindern auf zwölf in einem System. Später öffnet ein anderer Mitarbeiter einen separaten Datensatz, der immer noch zehn sagt.

Welcher Zahl sollten sie vertrauen?

Bevor Sie live gehen, vereinbaren Sie, wo die Mitarbeiter jede Art von Änderung vornehmen. Ihr Verfahren könnte sagen, dass Reservierungsdetails immer durch den Buchungsprozess geändert werden, während ein zusätzlicher Verkauf durch den entsprechenden Verkaufsprozess aufgezeichnet wird. Die genaue Anordnung hängt von den Produkten und der Verbindung ab, die Sie wählen.

Wichtig ist, dass die Mitarbeiter ihre eigene Antwort nicht während einer Schlange erfinden.

Schreibe die manuellen Schritte nach unten

Wenn das Hinzufügen eines Gastes zwei bewusste Aktionen erfordert, sagen Sie dies. Eine kurze Anweisung wie “Aktualisieren der Buchungszahl, dann notieren Sie den vereinbarten zusätzlichen Verkauf” ist sicherer, als das Personal davon ausgehen zu lassen, dass die zweite Aktion automatisch erfolgt.

Manuell bedeutet nicht unbedingt schlecht, versteckte manuelle Arbeit ist das Problem.

Verwenden Sie eine vollständige Demonstrations-Checkliste

Nehmen Sie Ihr eigenes Skript in Lieferantendemonstrationen mit. Es verhindert, dass das Gespräch nach dem einfachsten Erfolg aufhört.

Bitten Sie den Lieferanten, den Test mit den tatsächlich vorgeschlagenen Produkten und dem Setup durchzuführen.

Planen Sie ein Update, das nicht ankommt

Ein vernetzter Workflow braucht auch einen sinnvollen Ausnahmeprozess. Fragen Sie, was die Mitarbeiter sehen, ob der erwartete Informationsaustausch vorübergehend nicht verfügbar oder erfolglos ist.

Wird es eine offensichtliche Warnung geben? Bleibt etwas ausstehen? Könnte die Empfangsdame einfach sehen, dass erwartete Informationen fehlen? Die Antwort wird von den jeweiligen Systemen abhängen, also bitten Sie darum, das tatsächliche Verhalten zu demonstrieren oder zu dokumentieren.

Erstellen Sie keine Duplikate, nur weil etwas fehlt

Hypothetisches Beispiel: ein Elternteil gibt dem Empfang eine gültige Buchungsreferenz, aber die erwarteten Informationen sind durch den normalen verbundenen Workflow nicht sichtbar.

Die sicherste operative Reaktion ist nicht automatisch eine weitere Reservierung zu erstellen. geben Sie den Mitarbeitern eine vereinbarte Möglichkeit, die ursprüngliche Referenz zu untersuchen, die entsprechende Quelle zu überprüfen und das Problem zu eskalieren.

Entscheiden Sie, wer Eigentümer ungelöster Updates ist. Wenn jeder davon ausgeht, dass „IT es sehen wird, kann eine fehlende Änderung unbemerkt bleiben, bis der Kunde zurückkehrt.

Wissen, wer welchen Teil unterstützt

Wenn zwei Lieferanten oder ein Drittanbieter involviert sind, fragen Sie zuerst, wen Ihr Team kontaktiert, wenn sich die Informationen nicht mehr wie erwartet bewegen.Behalten Sie diese Verantwortung mit Ihren Implementierungshinweisen, damit die Mitarbeiter nicht versuchen, sie während des Service auszuarbeiten.

Entscheiden Sie, ob sich die Verbindung der Systeme lohnt

Sobald Sie den vorgeschlagenen Workflow verstanden haben, kehren Sie zu der wiederholten Arbeit zurück, die Sie zu Beginn identifiziert haben.

Welche Einträge verschwinden? Welche Kontrollen werden einfacher? Welche Datensätze werden weniger wahrscheinlich auseinander driften? Welche manuellen Aktionen bleiben?

Vergleichen Sie eine normale Woche, keine ideale Transaktion

Wenn der Empfang derzeit Dutzende Male Informationen zwischen Systemen im Rahmen des normalen Betriebs kopiert, kann es nützlich sein, diese bestimmte Übergabe zu entfernen, und wenn das Personal die Informationen selten teilen muss, kann der Nutzen geringer sein.

Berücksichtigen Sie auch die zusätzliche Einrichtung, die Lieferantenbeziehungen, die laufenden Gebühren und die Mitarbeiterverfahren, die für die von Ihnen bewertete Verbindung gelten.

Eine Verbindung kann nützlich sein, ohne alles zu tun

Das Ziel muss nicht die vollständige Automatisierung sein, ein Arbeitsablauf, bei dem die Buchung dort erscheint, wo sie benötigt wird, aber bestimmte Änderungen bewusste Personalaktionen bleiben, kann einem Veranstaltungsort sehr gut gefallen, vorausgesetzt, jeder versteht die Grenzen.

Das Warnzeichen ist kein manueller Schritt. Es ist ein manueller Schritt, von dem niemand wusste, dass er existiert.