Anforderungsprofil für ein Kassensystem erstellen

Beschreiben Sie das Geschäft vor der Technologie

Ein EPOS-System kombiniert die Software und die Ausrüstung, die zur Aufzeichnung des Verkaufs und zur Unterstützung des Kasseprozesses verwendet werden. Wie das aussehen muss, hängt vom Unternehmen ab, das es verwendet.

Ein Einzel-Counter-Café, ein Tischrestaurant und ein Freizeitlokal mit Rezeption können alle Zahlungen in Kauf nehmen, aber ihre Arbeitstage sind sehr unterschiedlich. Geben Sie den Lieferanten genug Kontext, um Ihren zu verstehen.

Beginnen Sie mit einem kurzen Absatz

Erklären Sie, was Sie verkaufen, wie Kunden bedient werden und wo die Mitarbeiter Aufträge oder Zahlungen annehmen. Geben Sie die Anzahl der Arbeitspositionen an, die Sie erwarten, und alles, was wichtig ist, wie sich Aufträge durch das Geschäft bewegen.

Zum Beispiel: „Wir betreiben ein Café, in dem die Kunden am Schalter bestellen und das Essen an nummerierte Tische geliefert wird. Während der geschäftigen Zeiten können zwei Mitarbeiter Bestellungen entgegennehmen. Getränke werden an der Kaffeestation zubereitet und gekochtes Essen wird in der Küche zubereitet.

Dieser Absatz gibt einem Lieferanten viel mehr zu arbeiten als “zwei Kasse erforderlich”.

„Beschreiben Sie zuerst den Arbeitstag. Lassen Sie den Lieferanten erklären, welche Technologie er zur Unterstützung vorschlägt.

Verwandeln Sie Feature Requests in echte Service-Beispiele

Listen von Feature-Namen können falsches Vertrauen schaffen, weil zwei Personen den gleichen Satz unterschiedlich interpretieren können. „Küchenintegration, „Buchungsfunktionalität oder „Berichtswesen können etwas sehr Spezifisches für Sie und etwas anderes für die Person bedeuten, die das Angebot erstellt.

Beschreiben Sie stattdessen eine Aktion und das Ergebnis, das Sie benötigen.

Für ein Café

Anstatt “Küchenbestellung” zu schreiben, versuchen Sie: „Ein Kunde bestellt zwei Kaffees und zwei Frühstücke am Schalter für Tabelle 14. Die entsprechenden Zubereitungsbereiche benötigen die Informationen, die erforderlich sind, um ihren Teil der Bestellung zu machen, und das Personal muss wissen, zu welchem Kunden oder Tisch die abgeschlossene Bestellung gehört.

Für einen Veranstaltungsort

Anstatt “Buchungsintegration” versuchen Sie: „Eine Familie kommt mit einer Buchungsnummer an der Rezeption an. Der Empfang muss die entsprechende Reservierung finden und unserem Check-in-Prozess folgen. Bitte erläutern Sie, auf welche Informationen Ihr vorgeschlagenes Setup zugreifen kann und welche Mitarbeiter separat behandelt werden müssen.

Fügen Sie den unangenehmen zweiten Schritt hinzu

Die erste Transaktion ist normalerweise der einfachste Teil einer Demonstration.

Hypothetisches Beispiel: Bitten Sie den Lieferanten zu zeigen, wie das vorgeschlagene Setup mit dieser Änderung umgeht, einschließlich dessen, was die Person, die das Getränk zubereitet, sieht.

Dies bewegt die Konversation weg von der Frage, ob eine Funktion existiert und hin zu dem vorgeschlagenen Workflow, der zu Ihrem Dienst passt.

Separates Wesentliches von zukünftigen Wünschen

Ein Anforderungsbrief kann schnell zu einer Liste von allem werden, was das Unternehmen in den nächsten fünf Jahren haben könnte, was Zitate schwieriger zu verstehen macht und von dem ablenken kann, was am Eröffnungstag arbeiten muss.

Geben Sie jeder Anforderung eine Priorität.

Wesentliches

Das Unternehmen braucht dies, damit die vorgeschlagene Einrichtung funktioniert. “Gegenwartspersonal muss in der Lage sein, den Tisch zu identifizieren, wenn es eine Essen-in-Lebensmittelbestellung annimmt.”

Nützlich

Dies würde den vorgeschlagenen Workflow verbessern, aber Sie möchten die Auswirkungen verstehen, wenn er nicht enthalten ist.

Zukunft

Sie brauchen es jetzt nicht, aber es könnte Ihre Wahl beeinflussen, zum Beispiel könnten Sie später einen anderen Standort eröffnen und möchten, dass der Lieferant erklärt, was damit verbunden wäre, wenn dies geschieht.

Bitten Sie einen Lieferanten nicht, eine zukünftige Anforderung in die aktuelle Lösung aufzunehmen, es sei denn, dies ist wirklich das, was Sie wollen, sondern bitten Sie ihn, zu beschreiben, wie er später angegangen werden könnte, und identifizieren Sie relevante Abhängigkeiten oder zusätzliche Kosten.

Verwenden Sie eine Anforderungstabelle, die Lieferanten beantworten können

Der nützlichste Teil eines EPOS-Anforderungen Brief kann eine einfache Tabelle sein. Geben Sie jedem Lieferanten die gleichen Szenarien und bitten Sie ihn, in den gleichen Spalten zu antworten.

Löschen Sie Zeilen, die nicht zutreffen, und fügen Sie Beispiele aus Ihrer eigenen Operation hinzu. Eine kurze Tabelle mit echten Anforderungen ist nützlicher als eine riesige generische Checkliste, die aus dem Geschäft eines anderen kopiert wurde.

Beschreiben Sie Ihre vorhandenen Systeme und Geräte

Wenn Sie bereits Software oder Hardware verwenden, die Sie behalten möchten, fügen Sie sie in den Auftrag ein. schreiben Sie nicht einfach „bestehender Drucker“ oder „unser Buchungssystem“. Geben Sie dem Produkt oder Modell Informationen an, wo Sie sie identifizieren können.

Wenn Sie Online-Bestellungen, Reservierungen oder Zahlungen über andere Dienste annehmen, nennen Sie die relevanten Produkte und erklären Sie, welche Informationen Sie erwarten, wenn überhaupt, zwischen ihnen zu wechseln.

Bitten Sie um Bestätigung der Kompatibilität

Gehen Sie nicht davon aus, dass Geräte wiederverwendet werden können, weil der Stecker vertraut aussieht, oder dass zwei Softwareprodukte zusammenarbeiten, weil beide weit verbreitet sind.

Wenn eine Verbindung von Drittanbietern wichtig ist, fragen Sie, wer jedes Teil bereitstellt, ob etwas separates erforderlich ist und welche Organisation Sie kontaktieren würden, wenn sich die Informationen nicht mehr wie erwartet bewegen würden.

Wenn die Antwort von einem anderen Lieferanten abhängt, notieren Sie dies als etwas, das überprüft werden muss, anstatt es als bestätigt zu behandeln.

Fragen Sie genau, was das Zitat enthält

Eine Gesamtüberschrift ist schwer zu vergleichen, wenn ein Vorschlag Arbeiten enthält, die ein anderer auslässt, und die Lieferanten aufzufordern, die für ihre vorgeschlagene Lösung relevanten Elemente aufzuschlüsseln.

Beantragen eines eindeutigen Anwendungsbereichs

Fragen Sie, welche Geräte enthalten sind, welche Software oder Dienstleistungen angeboten werden, welche Installations- oder Konfigurationsarbeiten enthalten sind, welche Schulungen für das Personal bereitgestellt werden und welche laufenden Supportvereinbarungen gelten.

Fragt euch auch, was nicht Wenn zusätzliche Ausrüstung, Dienste von Drittanbietern, Baustellenarbeiten oder andere Abhängigkeiten erforderlich sind, möchten Sie dies beim Vergleich von Vorschlägen und nicht während der Installation feststellen.

Beschreiben Sie die Räumlichkeiten, auf die es ankommt

Sagen Sie dem Lieferanten, wo die Ausrüstung verwendet werden soll und was relevant ist über die vorgeschlagenen Arbeitspositionen. Fragen Sie, welche Informationen sie von Ihnen benötigen, bevor Sie die Installationsanforderungen bestätigen.

Wenn Vernetzung, Elektroarbeiten oder andere Facharbeiten erforderlich sind, legen Sie Verantwortlichkeiten fest und suchen Sie entsprechend qualifizierten Rat ein, anstatt Annahmen aus dem Angebot allein zu ziehen.

Verwenden Sie das Briefing während der Demonstrationen

Sobald ein Lieferant geantwortet hat, bringen Sie den gleichen Auftrag in die Demonstration, wodurch das Treffen nicht mehr zu einer Tour mit beeindruckenden Features wird, die nie Teil Ihres ursprünglichen Problems waren.

Bitten Sie die Mitarbeiter, sich selbst zu spielen

Hypothetisches Beispiel: Ihr Café-Manager nimmt normalerweise eine Bestellung an, schickt Getränke zur Zubereitung, schickt Essen in die Küche und geht später mit einem Kunden um, der einen Artikel wechselt. Bitten Sie den Lieferanten, diese Sequenz anhand von Beispielen in der Nähe Ihres Menüs zu demonstrieren.

Lassen Sie den Manager den Prozess folgen, anstatt dass der Verkäufer jede Aktion schnell durchführt, während er erklärt, was passieren würde.

Testen Sie drei Versionen der Transaktion

Versuchen Sie für jeden wichtigen Workflow:

Die normale Version: ein gewöhnlicher Verkauf oder eine Buchung verläuft genau wie erwartet.

Die geänderte Version: der Kunde an geeigneter Stelle etwas hinzufügt, entfernt oder ändert.

Die Problemversion: Fragen Sie, was Mitarbeiter tun, wenn ein erwartetes Gerät, eine Verbindung oder ein Dienst eines Drittanbieters nicht verfügbar ist.

Notieren Sie unbeantwortete Fragen neben der entsprechenden Anforderung. „Lieferant zu bestätigen ist besser als die Lücke mit einer Annahme nach dem Treffen zu füllen.

Antworten vergleichen, ohne die Frage zu ändern

Der größte Vorteil eines schriftlichen Briefings zeigt sich, wenn Angebote eingehen: Wenn jeder Lieferant die gleiche Beschreibung erhalten hat, können Sie seine Antworten mit den gleichen Geschäftsanforderungen vergleichen.

Überprüfungspflicht nach Anforderung

Geben Sie für jeden wesentlichen Punkt an, ob das vorgeschlagene Setup dem angegebenen entspricht, etwas Zusätzliches benötigt, von einem anderen Dienst abhängt oder unbestätigt bleibt.

Vergleichen Sie dann den kommerziellen Umfang: anfängliche Elemente, laufende Elemente, Schulungen, Supportvereinbarungen und alle für Ihr Setup relevanten Abhängigkeiten von Drittanbietern.

Führen Sie eine abschließende Teamüberprüfung durch

Bringen Sie die Leute zusammen, die das vorgeschlagene System tatsächlich nutzen werden. Front-of-House kann einen langsamen Kundenschritt bemerken. Küchenmitarbeiter können unklare Vorbereitungsinformationen erkennen. Ein Manager kann sich um den Tagesendprozess kümmern. Die Person, die Verträge vergleicht, kann Fragen zum Support oder zu dem haben, was passiert, wenn Geräte Aufmerksamkeit benötigen.

Das Ziel ist nicht, eine technische Spezifikation zu schreiben, die einer IT-Abteilung würdig ist, sondern vermeidbare Annahmen zu entfernen, bevor Sie kaufen.