Bargeldumschlag am Schalter
Kassenschubladen für kleine Unternehmen
Braucht jedes kleine Unternehmen eine Geldschublade? Nicht unbedingt. Ein wirklich bargeldloser Vorgang braucht vielleicht keine Routine. Aber wenn Ihr Unternehmen Banknoten und Münzen am Schalter akzeptiert, brauchen Sie eine bewusste Art, Bargeld zu erhalten, Änderungen zu organisieren, den Zugang zu kontrollieren und das, was danach übrig bleibt, in Einklang zu bringen. Für viele Unternehmen ist eine geeignete Geldschublade Teil dieses Prozesses — aber die Hardware funktioniert nur gut, wenn die Routine um sie herum klar ist.
Braucht jedes kleine Unternehmen tatsächlich einen?
Die Antwort hängt davon ab, wie das Unternehmen die Zahlung nimmt.
Wenn Sie jedoch regelmäßig Bargeld annehmen und Wechselgeld geben, kann eine Schublade den Mitarbeitern einen organisierten Platz geben, um diesen Teil der Transaktion abzuwickeln, wenn Sie jedoch regelmäßig Bargeld annehmen und Wechselgeld geben.
Beginnen Sie mit Ihrer Zahlungsreise
Fragen Sie, wie oft Kunden mit Bargeld bezahlen, wer es akzeptiert und wo die Transaktion stattfindet. Dann überlegen Sie, wie Banknoten und Münzen während des Service gehalten werden, wie Änderungen gegeben werden und wie der Betrag später überprüft wird.
Ein Marktstand, der gelegentlich Bargeld nimmt, hat eine andere Anforderung als ein geschäftiger Café-Schalter, der Bargeldtransaktionen den ganzen Tag über verarbeitet. Wählen Sie den realen Betrieb und nicht die Idee, dass jedes kleine Unternehmen identische Hardware besitzen muss.
“Die wichtige Entscheidung ist nicht, ob eine Kassenschublade wie Standard-Kasse aussieht, sondern ob sie die Art und Weise unterstützt, wie Ihr Unternehmen tatsächlich mit Bargeld umgeht.”
Was eine Cash-Schublade am Schalter beiträgt
Im einfachsten Fall gibt eine Kassenschublade am Point of Sale definierte Fächer für Banknoten und Münzen, was die physische Seite eines Bargeldgeschäfts erleichtert.
Sie garantiert nicht von sich aus genaue Aufzeichnungen, verhindert jeden Fehler oder beseitigt Verluste, sondern hängt vom umfassenderen Bargeldverarbeitungsprozess und den Menschen ab, die ihn verfolgen.
Betrachten Sie eine geschäftige Transaktion
Hypothetisches Beispiel: Ein Kunde zahlt für einen Kauf von 13,40 £ mit einem 20 £-Schein, während ein anderer Kunde bereits wartet. Der Mitarbeiter muss den Verkauf über den normalen Prozess des Unternehmens aufzeichnen, das erhaltene Bargeld korrekt platzieren und das richtige Wechselgeld zurückgeben.
Eine durchgängig organisierte Schublade erleichtert die Nachvollziehbarkeit des physischen Teils dieser Sequenz: Wenn jede Stückelung miteinander gemischt wird oder die Mitarbeiter unterschiedliche Layouts verwenden, erfordert die gleiche Transaktion mehr Suchen und Überprüfen.
Organisation ist nur dann nützlich, wenn jeder sie versteht
Vereinbaren Sie ein Schubladenlayout für Ihr Unternehmen, anstatt es jeder Schicht zu erlauben, es neu zu ordnen. Die genaue Anordnung kann die Stückelungen widerspiegeln, die Sie üblicherweise behandeln, und das Design der Schublade.
Halten Sie nicht zahlungswirksame Unordnung aus den für Transaktionen benötigten Fächern heraus, denn Quittungen, handschriftliche Notizen und verschiedene Schlüssel können einen organisierten Arbeitsbereich schnell in eine Stöberbox verwandeln.
Planen Sie die Transaktion, bevor Sie die Schublade auswählen
Die Schublade ist eine Komponente eines Service Points. Bevor Sie sie auswählen, schauen Sie sich an, was um sie herum passiert.
Wo geht der Mitarbeiter in den Verkauf? Wo steht der Kunde? Wo wird Bargeld eingezogen? Wo wird das Wechselgeld gezählt? Stört eine Schubladenöffnung einen anderen Kollegen, einen Schrank oder den Kundenübergabebereich?
Die Schublade benötigt Arbeitsabstände
Ein Modell kann unter den Zähler passen, während es geschlossen ist und immer noch ungeeignet ist, wenn es sich in der vorgeschlagenen Position nicht vollständig öffnen kann.
Die Abmessungen und Einbauvorschriften für die jeweilige Hardware sind anzugeben, die für diese Einrichtung vorgesehenen Montage- oder Verbindungsvorrichtungen sind beizufügen und vor der Installation dem Lieferanten mitzuteilen.
Denken Sie über den Zugang während des Verkaufs nach
Die Positionierung sollte den Mitarbeiter bei der Benutzung der Kasse unterstützen, ohne wiederholte ungeschickte Bewegungen zu erzwingen oder die offene Schublade auf eine stark frequentierte Strecke zu bringen.
Geben Sie Ihren Mitarbeitern eine konsistente Cash-Routine
Hardware ist viel einfacher zu verwalten, wenn die Transaktion einer wiederholbaren Sequenz folgt.
Empfangende Barmittel
Das Personal sollte die vom Unternehmen vereinbarte Methode zur Erfassung des Geschäfts und zur Abwicklung des erhaltenen Betrags befolgen.
Veränderung geben
Die Mitarbeiter sollten sich nicht gezwungen fühlen, die Genauigkeit zu opfern, nur weil sich eine Warteschlange gebildet hat.
Abschluss der Transaktion
Sobald der Geldwechsel abgeschlossen ist, geben Sie Banknoten und Münzen in die vereinbarten Fächer zurück und folgen Sie dem normalen Verfahren des Unternehmens für die Schublade.
Alle detaillierten Barsicherheitsvereinbarungen sollten für Ihre Räumlichkeiten und Ihren Betrieb gegebenenfalls mit entsprechender professioneller Beratung entwickelt werden.
Verantwortung zwischen Schichten klar halten
Bargeld wird schwieriger zu untersuchen, wenn niemand weiß, wer für die Schublade verantwortlich war oder wann der Betrag zuletzt überprüft wurde.
Definieren Sie, wie Ihr Unternehmen den Beginn und das Ende der Verantwortung eines Mitarbeiters für Bargeld behandelt. das kann die Überprüfung eines vereinbarten Startbetrags und den Abschluss einer angemessenen Zählung oder Übergabe später, abhängig von Ihrer Operation, umfassen.
Eine vage Übergabe schafft vage Antworten
Hypothetisches Beispiel: Ein Team endet um 15 Uhr und ein anderes übernimmt. Zum Abschlusszeitpunkt stimmt das physische Bargeld nicht mit dem überein, was das Unternehmen von seinen Aufzeichnungen erwartet hat.
Wenn niemand die Position beim Schichtwechsel überprüft hat, hat das Team jetzt eine viel längere Zeit, um zu untersuchen. War die Differenz bereits um 15 Uhr vorhanden oder ist sie danach entstanden?
Eine klare Übergabe schafft nützliche Kontrollpunkte, der genaue Ablauf sollte dem Unternehmen gerecht werden und nicht unnötige Verwaltung, aber die Verantwortung sollte nicht mehrdeutig sein.
Unterschiede in Einklang bringen statt raten
Vergleichen Sie an einem geeigneten Punkt in Ihrer Betriebsroutine das physische Bargeld mit dem Betrag, den Ihre Verkaufsunterlagen angeben sollten, unter Berücksichtigung des Startgeldes und anderer legitimer Bewegungen in Ihrem Prozess.
Die genaue Abgleichmethode hängt davon ab, wie Ihr Unternehmen den Verkauf aufzeichnet und Bargeld verwaltet. Es kommt darauf an, eine vereinbarte Methode zu haben und unerklärliche Unterschiede zu untersuchen, anstatt eine Zahl stillschweigend zu ändern, bis sie übereinstimmt.
Suchen Sie nach der Prozesspause
Eine Diskrepanz sagt Ihnen nicht automatisch, warum sie passiert ist, sondern könnte einen Transaktionsfehler, eine falsche Änderung, ein Aufzeichnungsproblem oder ein anderes Problem widerspiegeln, das einer Untersuchung bedarf.
Wenn sich die Diskrepanzen wiederholen, überprüfen Sie den relevanten Workflow und das Verständnis der Mitarbeiter, anstatt jedes Ereignis als ein isoliertes Rätsel zu behandeln.
Machen Sie keine nicht unterstützten Versprechungen über die Schublade
Eine Geldschublade macht Diebstahl nicht unmöglich, garantiert finanzielle Genauigkeit oder produziert automatisch korrekte Berichterstattung.
Diese Unterscheidung ist beim Kauf von Geräten wichtig: Wählen Sie sie für die praktische Arbeit, die sie ausführt, anstatt Ansprüche zu stellen, die keine Metallkiste alleine liefern kann.
Wählen Sie Hardware für das Setup, das Sie tatsächlich verwenden
Wenn eine Geldschublade für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, überprüfen Sie die Kompatibilität mit dem vorgeschlagenen EPOS- oder POS-Setup, anstatt davon auszugehen, dass eine Schublade mit einem Terminal oder Drucker funktioniert.
Stellen Sie praktische Fragen vor der Bestellung
Welche Abmessungen hat die Schublade? Wie viel Platz benötigt sie, wenn sie geöffnet ist? Welche Münz- und Notizorganisation bietet sie? Wie soll das vorgeschlagene Modell mit dem Rest Ihres Setups verbunden werden oder funktionieren? Welche Installationsanforderungen gelten?
Wenn Sie einen Teil eines bestehenden Systems ersetzen, geben Sie dem Lieferanten die Details der Geräte an, die Sie behalten möchten, und bitten Sie ihn, die Kompatibilität zu bestätigen.
Denken Sie an den Zähler als Ganzes
Schublade, Terminal, Drucker und Zahlungsgerät konkurrieren um Platz. Messen Sie den gesamten Arbeitsbereich und handeln Sie eine Transaktion aus, bevor Sie Positionen dauerhaft festlegen.
Alle elektrischen, Montage- oder sonstigen Spezialinstallationsarbeiten sollten den Anforderungen des Geräteherstellers entsprechen und erforderlichenfalls von entsprechend qualifizierten Personen bearbeitet werden.
Erstellen Sie eine praktische Cash-Drawer-Checkliste
Die nützliche Entscheidung kombiniert Hardware und Routine. Bevor Sie Ihr Setup kaufen oder ändern, arbeiten Sie die folgenden Fragen mit den Leuten durch, die es tatsächlich verwenden werden.
| Fläche | Frage zur Beantwortung |
|---|---|
| Bedarf | Akzeptieren wir routinemäßig physisches Bargeld an diesem Service-Point? |
| Layout | Wo wird die Schublade sitzen, und kann sie sich öffnen, ohne den normalen Service zu behindern? |
| Vereinbarkeit | Hat der Lieferant bestätigt, dass die vorgeschlagene Schublade mit unserem beabsichtigten Setup funktioniert? |
| Organisation | Wie werden Banknoten und Münzen konsistent angeordnet? |
| Zugang | Welche Mitarbeiterrollen verwenden die Schublade während des normalen Handels? |
| Ausgangsstellung | Wie ermitteln und erfassen wir die angemessene Eröffnungs-Bargeldposition? |
| Übergabe | Wenn sich die Verantwortung ändert, wie erkennt die nächste Person ihre Ausgangsposition? |
| Abgleich | Wann und wie vergleichen wir physisches Bargeld mit unseren Verkaufsrekorden? |
| Differenz | Wer untersucht eine ungeklärte Diskrepanz und welche Aufzeichnungen verwenden sie? |
| Ausbildung | Kann jeder autorisierte Benutzer die vereinbarte Transaktions- und Übergaberoutine nachweisen? |
Führen Sie die Routine mit Mustertransaktionen durch, bevor Sie sich während einer arbeitsreichen Schicht darauf verlassen. Fügen Sie einen gewöhnlichen Bargeldverkauf, Wechselgeld und eine Personalübergabe hinzu. Ziel ist es, unklare Schritte zu finden, während sie leicht zu korrigieren sind.
Praktisches Fazit
Nicht jedes kleine Unternehmen braucht eine Bargeldschublade, aber Unternehmen, die physisches Bargeld akzeptieren, brauchen eine klare Art, damit umzugehen. Wenn eine Schublade Teil dieser Einrichtung ist, wählen Sie eine, die an den Schalter passt und als geeignet für die Ausrüstung bestätigt wird, die Sie verwenden möchten. Dann geben Sie den Mitarbeitern eine konsistente Routine für Transaktionen, Verantwortungsänderungen und Abgleich. Die Schublade organisiert das Bargeld; der Prozess um sie herum macht diese Organisation nützlich.
Die Idee in die Praxis umsetzen
Nachdem Sie entschieden haben, ob der Bargeldumschlag für Ihren Betrieb noch von Bedeutung ist, betrachten Sie die Schublade als einen Teil des kompletten Schalters und nicht als einen isolierten Kauf. Die Bargeldschubladen decken die dedizierte Komponente ab, während die EPOS-Hardware Ihnen hilft, zu überlegen, wie sie sich neben dem Rest des Setups befindet.