Exécution du carnet de rendez-vous
Gérer rendez-vous et clients sans réservation
Il est 10.50 le samedi matin. Une walking-in demande une coupe de cheveux, un coiffeur semble libre et la chaise d’attente est vide. Puis quelqu’un se souvient du rendez-vous de 11h. Gérer des walking-in et des rendez-vous de barbershop ensemble est moins à choisir un modèle que l’autre et plus à faire une promesse réaliste à la fois. L’équipe doit savoir quel service est recherché, combien de temps est réellement disponible et ce qui a déjà été promis au prochain client.
Deux façons d’arriver, un jour ouvrable
Les rendez-vous donnent aux clients une certitude. Walk-ins donnent une flexibilité de barbiershop et peuvent remplir le temps qui serait autrement inutilisé. La difficulté vient quand les deux sont gérés comme des mondes séparés.
Si les rendez-vous en ligne sont dans un journal alors que les walking-in existent seulement dans la mémoire de quelqu’un, deux collègues peuvent prendre des décisions parfaitement raisonnables qui entrent en conflit.
Décidez ce que signifie –in welcome-in dans votre boutique
Chaque coiffeur prend-il rendez-vous et se promène-t-il? Est-ce que les périodes particulières fonctionnent différemment? Peut-on attendre la prochaine ouverture appropriée, ou n’acceptez-vous quelqu’un que lorsqu’il peut s’asseoir immédiatement?
Il n’y a pas de disposition unique que chaque magasin doit utiliser. Ce qui importe, c’est que le personnel et les clients reçoivent la même explication.
-Walk-ins bienvenue, sous réserve de disponibilité – crée une attente différente de -no rendez-vous nécessaire -. Assurez-vous que les signes, la formulation du site Web et les conversations du personnel reflètent le service que vous exploitez réellement.
-Le but n’est pas de serrer un client dans chaque écart visible. C’est de faire une promesse de temps que le coiffeur peut raisonnablement garder.
Une chaise libre n’est pas la même que le temps libre
La plus facile erreur de marche se produit lorsque le personnel juge la disponibilité en regardant autour de la pièce.
Un coiffeur peut apparaître libre à 10,50 mais avoir un client dû à 11. Si un autre service convient dépend de ce que veut le wal-in et le temps réaliste nécessaire pour le compléter.
Demandez au sujet du service avant de citer l’attente
Exemple hypothétique: Alex entre à 14h10. Un prochain rendez-vous de barbier est à 14h45. Si Alex veut un service qui nécessite normalement plus de temps que l’écart disponible permet dans votre opération, -nous pouvons vous emmener maintenant – crée un problème avant que n’importe qui s’assied.
La meilleure séquence est simple: comprendre le service demandé, vérifier le journal approprié de barbier et ensuite offrir le temps qui convient vraiment.
Construisez le journal à partir du temps de travail observé
Différents services peuvent exiger différentes quantités de temps, et différents coiffeurs peuvent fonctionner différemment. Utilisez votre propre opération observée pour décider comment le journal doit être structuré plutôt que de supposer que chaque client correspond à une fente identique.
Rappelez-vous les petites transitions aussi. Terminer avec un client et être prêt pour le prochain font partie de la journée de travail, même si les clients ne les réservent pas séparément.
Placer les entrées acceptées dans le journal de travail
Une fois que le magasin accepte une ballade, ce client devient une partie de la charge de travail de jour. Faites-les voir dans tout journal que l’équipe utilise pour juger de la disponibilité.
Ceci est particulièrement important lorsque plusieurs personnes peuvent prendre rendez-vous ou lorsque les clients peuvent voir la disponibilité en ligne.
Le problème invisible de l’accès
Exemple hypothétique: réception dit à une ballade que Jordan peut les voir à 15h. Le client va pour un café et prévoit de revenir. Rien n’est ajouté au journal.
Dix minutes plus tard, un autre collègue voit 15h comme gratuit et accepte une réservation pour la Jordanie.
Le problème n’est pas que le magasin accueille les deux types de clients. C’est que seule une de ces promesses est devenue visible.
Si votre logiciel de réservation choisi prend en charge le flux de travail que vous souhaitez, déterminez comment le personnel doit enregistrer les entrées acceptées. Si ce n’est pas le cas, définissez une méthode manuelle et comprenez comment cela affecte toute disponibilité affichée ailleurs.
| Vérifier | Question à répondre | Pourquoi ça compte ? |
|---|---|---|
| Services | Que veut le client en fait? | Le service demandé affecte le temps dont vous avez besoin. |
| Barber | Qui est approprié et réellement disponible? | Une chaise vide n’établit pas la disponibilité. |
| Prochain engagement | Quand ce coiffeur est-il déjà attendu ailleurs ? | Le passage devrait s’adapter sans déplacer de façon occasionnelle une promesse existante. |
| Attendez. | Peut-on voir le client maintenant ou devriez-vous offrir une fois plus tard? | Il donne au client un choix utile. |
| Enregistrement | Où sera le passage accepté? | D’autres fonctionnaires doivent voir le même engagement. |
| Retour | S’ils partent, comment est-ce qu’ils sont pris en charge ? | Le personnel et le client ont besoin de la même attente. |
Donnez une estimation d’attente que l’équipe peut défendre
– Environ dix minutes peuvent sembler utiles et devenir frustrants vingt minutes plus tard.
Basez l’estimation sur ce qui se passe maintenant : le service actuel, la prochaine réservation existante, le service de marche et le barbier qui peut le fournir.
Donner une réponse actionnable au client
Au lieu de dire simplement -il ya un peu d’attente, expliquer l’option pratique disponible. Si approprié à votre opération, qui pourrait être: -Nous ne pouvons pas commencer ce service immédiatement, mais nous pouvons vous offrir la prochaine ouverture appropriée vers 12.30.
Expliquez ensuite si le client doit rester dans le magasin ou s’il peut partir et revenir. Si vous avez une place pour quelqu’un qui part, décidez comment cela fonctionne et quel personnel devrait faire s’il ne revient pas comme prévu.
Évitez une file d’attente qui existe dans une tête de personne
Un jour chargé, un collègue sait peut-être que l’homme en manteau bleu est le suivant, suivi par le père et le fils qui sont allés prendre un café.
Utilisez une façon partagée et compréhensible d’enregistrer les clients acceptés et leur ordre ou heure prévu. La méthode exacte dépend de la boutique et des outils que vous utilisez; la partie importante est qu’un autre membre du personnel peut comprendre la situation sans la reconstruire à partir de la mémoire.
Protéger le client qui a réservé en avance
Un client réservé a fait un plan autour du moment où votre boutique a offert. Accueillir des ballades ne devrait pas transformer systématiquement ce rendez-vous en une suggestion.
La tentation de cinq minutes
Exemple hypothétique: un coiffeur a un rendez-vous à 15 minutes. Un walk-in demande quelque chose que le personnel espère pouvoir terminer rapidement.
Si le service prend plus de temps que prévu, le délai est immédiatement transféré au client réservé. Ce client peut alors arriver à temps et attendre parce que la boutique a joué avec l’écart avant eux.
Construisez des décisions autour d’un temps de service réaliste plutôt que la version la plus rapide possible de l’emploi.
Gardez le rendez-vous visible tout en traitant avec le wal-in
En vérifiant la disponibilité, regardez au-delà de la prochaine période vide à l’engagement immédiatement après. La question n’est pas –Pouvons-nous commencer cette personne? -Pouvons-nous compléter ce service et rester prêts pour ce qui est déjà réservé?
Avoir une réponse pour les arrivées tardives et les services plus longs
Un client réservé arrive tard. Une ballade décrit un service à la réception et demande quelque chose de plus impliqué une fois qu’il s’est assis. Un rendez-vous précédent prend plus de temps que prévu.
Le personnel doit réagir de façon cohérente au lieu d’inventer une nouvelle règle à chaque fois.
Quand un rendez-vous arrive en retard
Appliquer l’approche indiquée de la boutique et regarder ce qui est encore réalistement possible avant le prochain engagement. Évitez d’essayer de récupérer la situation en faisant automatiquement chaque client plus tard attendre.
Si le service complet ne peut plus être effectué dans le temps disponible, expliquez clairement les options réalistes. Donnez au personnel une personne ou un rôle nommé à consulter lorsque la décision est floue.
Quand une marche change la demande
Exemple hypothétique: une marche a été acceptée dans un court écart en fonction du service qu’ils ont demandé. Une fois assis, ils demandent un service sensiblement différent.
Avant d’accepter, le coiffeur devrait considérer le temps disponible et le client suivant plutôt que de traiter l’acceptation initiale comme un temps illimité. Si la nouvelle demande ne correspond plus, expliquer ce qui peut être fait de façon réaliste ou offrir un autre temps approprié selon le processus de la boutique.
Revoyez ce qui se passe réellement pendant la semaine
Le bon équilibre entre rendez-vous et haltes-in peut ne pas être identique le lundi après-midi et le samedi matin.
Plutôt que de choisir une règle permanente basée sur l’instinct, observez une période normale de trading et enregistrez les moments où la demande et le temps disponible ne correspondent pas.
Utiliser une simple revue hebdomadaire
| Que s’est-il passé ? | Que faire pour enquêter |
|---|---|
| Les ballades ont été repoussées à plusieurs reprises. | Quels jours, quelles fois et quels services demandés ont créé la demande? |
| Les rendez-vous ont commencé régulièrement tard | Les rancards étaient-ils acceptés trop près des clients réservés, ou les temps de service étaient-ils irréalistes? |
| Barbers avait des périodes inutilisées | Les mesures d’incitation auraient-elles pu être acceptées sans que des engagements ultérieurs en soient affectés? |
| Les clients sont retournés au mauvais moment | L’instruction d’attente ou de retour estimée n’était-elle pas claire? |
| Deux clients s’attendaient à ce que le même coiffeur | Un rancard accepté a-t-il disparu du journal partagé ? |
| Le personnel a donné différentes réponses sur la disponibilité | Est-ce qu’ils examinent les mêmes informations actuelles et suivent les mêmes règles? |
Recherchez les modèles plutôt que de réagir à un après-midi particulièrement chargé. Vous pouvez décider que différentes périodes nécessitent des dispositions de disponibilité ou de dotation différentes.
Revoir la promesse, pas seulement l’utilisation
Un journal complet n’est pas automatiquement un meilleur journal si chaque rendez-vous commence en retard. De même, laisser de grandes quantités de temps inutilisés tout en détournant des rancards appropriés peut indiquer que le processus est trop rigide.
La question utile est de savoir si l’atelier peut servir les deux types de clients tout en gardant les engagements qu’il prend.
À retenir en pratique
Demandez quel service le wal-in veut, vérifiez l’engagement du barber, donnez un temps honnête et enregistrez chaque client accepté dans le journal de travail. Protéger les rendez-vous réservés de l’optimisme – nous pouvons presser une décision in-s, et assurez-vous de revenir wal-in ont une place que toute l’équipe peut voir. Ensuite, examinez une semaine normale et ajustez le mélange autour des temps où les clients arrivent réellement.
Mettre l’idée en pratique
Décidez d’abord de l’espace de journal que vous voulez protéger pour les rendez-vous et de la flexibilité dont le personnel a besoin pour les ballades. EPOS Réservations des outils de réservation de barbier peut structurer le côté rendez-vous, tandis que le terminal POS reste le point de départ simple pour effectuer des visites d’accès et réservées.