Connecter caisse et logiciel de réservation

Commencez par l’œuvre dupliquée

Avant de demander aux fournisseurs des informations sur les intégrations ou les connexions, passez une journée à regarder quel personnel tape, copie et vérifie.

Est-ce que la réception copie une référence de réservation dans la till? Est-ce que quelqu’un entre dans le compte des invités dans un système et le change ensuite dans un autre? Quand un lieu supplémentaire est vendu, le paiement est-il enregistré alors que la réservation originale affiche toujours l’ancien numéro?

Écrivez chaque étape répétée. Cela vous donne une raison pratique pour envisager une connexion.

Ne pas connecter les systèmes simplement parce que vous pouvez

Si les informations transférées sont quelque chose que votre équipe n’utilise jamais, la connexion peut ajouter peu à la journée de travail.

De même, il n’est pas nécessaire d’éliminer toutes les tâches manuelles pour être utiles, mais il peut en résulter une transmission particulièrement répétitive tout en laissant au personnel une autre action à mener délibérément.

-Judge une connexion par le travail répété et les enregistrements contradictoires il supprime, pas par le mot «intégration» sur une liste de fonctionnalités.

Décider quels documents doivent être acceptés

Les logiciels de réservation et les logiciels EPOS peuvent avoir des tâches différentes. Plutôt que de s’attendre à ce que chaque domaine existe partout, identifiez les informations qui doivent vraiment rester alignées pour votre fonctionnement.

Suivez un client ordinaire

Exemple hypothétique: un parent réserve une fête samedi pour dix enfants et effectue le paiement en ligne requis. Lorsque la famille arrive, l’accueil a besoin de suffisamment d’informations pour identifier la réservation correcte et comprendre le statut pertinent de cette visite.

Maintenant deux enfants supplémentaires arrivent. Si le lieu accepte de les ajouter, le côté réservation peut avoir besoin d’un nombre de clients mis à jour tandis que le côté vente peut avoir besoin d’enregistrer les frais supplémentaires convenus.

Ce sont des changements liés, mais ils ne sont pas nécessairement le même dossier. Votre travail lors de l’évaluation d’une connexion proposée est d’établir ce qui arrive à chacun.

La table est délibérément écrite comme des choses à vérifier plutôt que de promettre comment un produit particulier se comporte. Les réponses dépendent des systèmes, connexion et configuration en cours d’examen.

Demander exactement ce que fait la connexion

-Est-ce qu’il intègre ?- est une question trop large.

La réception peut-elle identifier ou trouver la réservation en ligne pertinente par le flux de travail proposé? Quels détails de réservation le personnel peut-il voir? Si le personnel accepte un invité supplémentaire, où devrait-il entrer ce changement? Est-ce que des informations connexes se déplacent vers l’autre système, ou quelqu’un doit-il le mettre à jour séparément?

Posez ensuite les mêmes questions sur le déménagement et l’annulation d’une réservation.

Séparer l’affichage du changement

Un système peut être capable d’afficher des informations depuis un autre endroit sans permettre au personnel de les modifier là-bas. Ce n’est pas nécessairement un problème, mais votre équipe doit connaître la différence.

Pour chaque information importante, demandez :

Où est-il créé ? Quel système enregistre d’abord ?

Où le personnel peut-il le voir ? Est-il visible à un ou plusieurs endroits?

Où devrait-il être changé? Quel système est la source convenue pour les amendements?

Et ensuite ? L’autre document est-il mis à jour, le personnel doit-il agir ou n’y a-t-il pas de relation entre eux?

Tester les changements, pas seulement parfaits nouvelles réservations

Une démonstration dans laquelle quelqu’un crée une réservation et trouve ensuite que la même réservation ailleurs est un point de départ utile. Ce n’est pas un test complet.

Les vrais clients changent les choses.

Lancez le scénario des invités supplémentaires

Exemple hypothétique: créer une partie test pour dix enfants utilisant le processus de test supporté par le fournisseur. Trouvez-la en utilisant le workflow proposé pour la réception. Demandez ensuite d’augmenter la réservation à douze où ce changement est permis.

Surveillez chaque action plutôt que d’accepter -qui synchronise -. Quel écran utilise la réceptionniste ? Où le nouveau compte d’invités apparaît-il ? Si un supplément est dû, comment est-ce enregistré ? Est-ce que quelque chose nécessite encore une mise à jour séparée ?

Alors rend le scénario plus difficile

Déplacez la réservation de test vers une autre date disponible en utilisant le processus approprié. Vérifiez ce qui arrive aux informations de réservation et demandez si toute action commerciale connexe doit être traitée séparément.

Enfin, testez une annulation. Demandez ce qui arrive à la réservation, la disponibilité qui avait été réservée et toute action de paiement requise selon vos propres conditions.

Le résultat important n’est pas que chaque étape se déroule automatiquement, c’est que le personnel sait quelles étapes se déroulent automatiquement et qui restent à eux.

Donner au personnel un endroit clair pour faire chaque changement

Si les mêmes informations peuvent apparemment être modifiées à plusieurs endroits, demandez comment des mises à jour contradictoires sont évitées ou résolues.

Éviter le problème des douze contre dix

Exemple hypothétique: La réception change de groupe de dix enfants à douze dans un système. Plus tard, un autre membre du personnel ouvre un dossier séparé qui dit encore dix.

Quel numéro devraient-ils faire confiance ?

Avant de partir en direct, convenez où le personnel effectue chaque type de modification. Votre procédure pourrait dire que les détails de réservation sont toujours modifiés par le processus de réservation, tandis qu’une vente supplémentaire est enregistrée par le processus de vente approprié. L’arrangement exact dépend des produits et de la connexion que vous choisissez.

Ce qui importe, c’est que le personnel n’invente pas sa propre réponse pendant une file d’attente.

Écrire les étapes manuelles vers le bas

Si l’ajout d’un client nécessite deux actions délibérées, dites-le. Une instruction courte comme -update le compte de réservation, alors enregistrez la vente supplémentaire convenue est plus sûr que de laisser le personnel assumer la seconde action se produit automatiquement.

Manuel ne signifie pas nécessairement mauvais. Le travail manuel caché est le problème.

Utiliser une liste de vérification complète

Prenez votre propre script dans les démonstrations de fournisseurs. Il empêche la conversation s’arrêter après le plus facile succès.

Demandez au fournisseur d’effectuer le test en utilisant les produits et la configuration en cours de proposition. Si une réponse dépend d’un tiers, marquez-la pour confirmation plutôt que de traiter une hypothèse comme une capacité.

Planifier une mise à jour qui n’arrive pas

Un workflow connecté nécessite également un processus d’exception raisonnable. Demandez à quel personnel de voir si l’échange d’informations attendu est temporairement indisponible ou non.

Y aura-t-il un avertissement évident? Quelque chose reste-t-il en suspens? La réceptionniste pourrait-elle simplement constater que l’information attendue manque? La réponse dépendra des systèmes particuliers, donc demandez que le comportement réel soit démontré ou documenté.

Ne créez pas de duplicata juste parce qu’il manque quelque chose

Exemple hypothétique: un parent donne à la réception une référence de réservation valide, mais les informations attendues ne sont pas visibles par le flux de travail normal connecté.

La réponse opérationnelle la plus sûre n’est pas automatiquement de créer une autre réservation. Donnez au personnel une façon convenue d’enquêter sur la référence originale, de vérifier la source appropriée et d’augmenter le problème.

Si tout le monde suppose que -IT le verra, un changement manquant peut rester inaperçu jusqu’à ce que le client revienne.

Savoir qui soutient quelle partie

Lorsque deux fournisseurs ou un service tiers sont impliqués, demandez à qui votre équipe communique d’abord lorsque l’information cesse de bouger comme prévu. Gardez ces responsabilités avec vos notes de mise en œuvre afin que le personnel n’essaye pas de les régler pendant le service.

Décider si la connexion des systèmes est utile

Une fois que vous avez compris le workflow proposé, retournez au travail répété que vous avez identifié au début.

Quelles sont les entrées qui disparaissent? Quelles vérifications deviennent plus faciles? Quels sont les enregistrements qui sont moins susceptibles de dériver? Quelles actions manuelles restent?

Comparez une semaine normale, pas une transaction idéale

Si la réception copie actuellement des informations entre les systèmes des dizaines de fois dans le cadre d’opérations normales, la suppression de ce transfert particulier peut être utile. Si le personnel a rarement besoin de l’information partagée, l’avantage peut être plus faible.

Considérez également la configuration supplémentaire, les relations avec les fournisseurs, les frais permanents et les procédures de personnel qui s’appliquent à la connexion que vous évaluez. Demandez aux fournisseurs ces détails plutôt que de les supposer.

Une connexion peut être utile sans tout faire

Un flux de travail dans lequel la réservation apparaît là où la réception en a besoin mais certains amendements restent des actions délibérées du personnel peut parfaitement convenir à un lieu, à condition que tout le monde comprend la limite.

Le signal d’avertissement n’est pas une étape manuelle. C’est une étape manuelle que personne ne savait exister.