Tiroirs d’argent pour les petites entreprises : quand vous en avez besoin

Est-ce que chaque petite entreprise en a vraiment besoin ?

Non. La réponse dépend de la façon dont l’entreprise prend le paiement.

Si vous travaillez sans accepter de liquide physique, l’achat d’un tiroir simplement parce que les tills ont traditionnellement un peut ajouter de l’équipement que vous n’utilisez pas. Si vous acceptez régulièrement de l’argent liquide et donner le changement, un tiroir conçu pour l’usage peut toutefois donner au personnel un endroit organisé pour gérer cette partie de la transaction.

Commencez par votre voyage de paiement

Demandez à quel point les clients paient en espèces, qui l’accepte et où se passe la transaction. Ensuite, considérez comment les billets et les pièces sont détenus pendant le service, comment le changement est donné et comment le montant est vérifié plus tard.

Un étalage du marché prenant occasionnellement de l’argent comptant a une exigence différente d’un comptoir de café occupé traitant les transactions en espèces tout au long de la journée. Choisissez autour de la véritable opération plutôt que l’idée que chaque petite entreprise doit posséder le matériel identique.

– La décision importante n’est pas si un tiroir à espèces ressemble à un équipement standard de till. C’est si elle soutient la façon dont votre entreprise gère réellement l’argent comptant.

Ce qu’un tiroir à espèces apporte au comptoir

Dans son plus simple, un tiroir à espèces donne des billets et des compartiments définis de pièces au point de vente. Cela rend le côté physique d’une transaction en espèces plus facile à organiser.

Elle ne garantit pas en soi des dossiers exacts, n’empêche pas toute erreur ou n’élimine pas les pertes, mais dépend du processus de gestion de l’argent et des personnes qui la suivent.

Considérez une transaction bien remplie

Exemple hypothétique: un client paie pour un achat £13.40 avec un billet de £20 alors qu’un autre client est déjà en attente. Le membre du personnel doit enregistrer la vente par le biais du processus normal de l’entreprise, placer l’argent reçu correctement et retourner le bon changement.

Un tiroir organisé de façon cohérente facilite la mise en œuvre de la partie physique de cette séquence. Si chaque dénomination est mélangée ou si le personnel utilise des mises en page différentes, la même transaction exige plus de recherche et de vérification.

L’organisation n’est utile que lorsque tout le monde le comprend

Convenir d’un schéma de tiroir pour votre entreprise plutôt que de permettre à chaque changement de l’organiser de nouveau. L’arrangement exact peut refléter les dénominations que vous manipulez couramment et la conception du tiroir.

Gardez le brouillage hors des compartiments nécessaires pour les transactions. Les reçus, les notes manuscrites et les clés diverses peuvent rapidement transformer une zone de travail organisée en une boîte de rhumage.

Planifiez la transaction avant de choisir le tiroir

Le tiroir est un élément d’un point de service. Avant de le sélectionner, regardez ce qui se passe autour de lui.

Où le membre du personnel entre-t-il dans la vente? Où se trouve le client? Où est reçu l’argent? Où est compté le changement? Est-ce qu’un tiroir d’ouverture interfère avec un autre collègue, un placard ou la zone de transfert du client?

Le tiroir a besoin d’une autorisation de travail

Un modèle peut s’insérer sous le comptoir pendant sa fermeture et ne pas être adapté s’il ne peut s’ouvrir complètement dans la position proposée.

Utilisez les dimensions et les exigences d’installation pour le matériel considéré. Inclure tout montage ou raccordement spécifié pour cette configuration et confirmer avec le fournisseur avant l’installation.

Pensez à l’accès pendant la vente

Le positionnement doit permettre au membre du personnel d’utiliser le till sans forcer des mouvements embarrassants répétés ou de placer le tiroir ouvert sur une route très fréquentée.

Donner au personnel une routine de trésorerie uniforme

Le matériel est beaucoup plus facile à gérer lorsque la transaction suit une séquence répétable.

Encaisse

Le personnel devrait suivre la méthode convenue pour enregistrer la transaction et traiter le montant reçu. Éviter les raccourcis informels qui laissent des incertitudes quant à l’inscription d’une vente.

Donner du changement

Utilisez une méthode cohérente pour vérifier le montant retourné au client. Le personnel ne doit pas se sentir pressé de sacrifier l’exactitude simplement parce qu’une file d’attente s’est formée.

Clôture de l’opération

Une fois la bourse terminée, retournez les billets et les pièces aux compartiments convenus et suivez la procédure normale de l’entreprise pour le tiroir.

Tout arrangement détaillé de sécurité de trésorerie doit être élaboré pour vos locaux et votre exploitation avec des conseils professionnels appropriés, au besoin. Le point opérationnel est simple : tous ceux qui utilisent le tiroir doivent comprendre la même routine.

La responsabilité entre les équipes est claire

L’argent liquide devient plus difficile à enquêter lorsque personne ne sait qui était responsable du tiroir ou quand le montant a été vérifié pour la dernière fois.

Définissez comment votre entreprise gère le début et la fin d’un membre du personnel. Cela peut inclure la vérification d’un montant convenu de départ et la réalisation d’un décompte ou d’un transfert approprié plus tard, selon votre opération.

Un transfert vague crée des réponses vagues

Exemple hypothétique: Une équipe termine à 15h et une autre prend le relais. À l’heure de clôture, l’argent physique ne correspond pas à ce que l’entreprise attendait de ses dossiers.

Si personne n’a vérifié la position au changement de quart, l’équipe a maintenant une période beaucoup plus longue à étudier. La différence était-elle déjà présente à 15h ou est-elle apparue après?

Un transfert clair crée des points de contrôle utiles, qui devraient être adaptés à l’entreprise plutôt que de créer une administration inutile, mais la responsabilité ne devrait pas être ambiguë.

Différences réfléchies au lieu de deviner

À un moment approprié de votre routine d’exploitation, comparez l’argent liquide physique avec le montant que vos registres de ventes indiquent devrait être présent, en tenant compte de l’argent liquide de départ et de tout autre mouvement légitime dans votre processus.

La méthode de rapprochement exacte dépend de la façon dont votre entreprise enregistre les ventes et gère les espèces. Ce qui importe, c’est d’avoir une méthode convenue et d’étudier les différences inexpliquées plutôt que de changer discrètement un nombre jusqu’à ce qu’il corresponde.

Recherchez la rupture du processus

Une divergence ne vous indique pas automatiquement pourquoi elle s’est produite. Elle pourrait refléter une erreur de transaction, un changement incorrect, un problème d’enregistrement ou une autre question nécessitant une enquête.

Commencez par les dossiers disponibles et réduisez la différence. Si les écarts se répètent, examinez le déroulement du travail et la compréhension du personnel au lieu de traiter chaque événement comme un mystère isolé.

Ne faites pas de promesses non soutenues sur le tiroir

Un tiroir à espèces ne rend pas le vol impossible, garantit l’exactitude financière ou produit automatiquement des rapports corrects. Il s’agit d’un matériel physique dans un processus plus large de point de vente et de gestion.

Cette distinction est importante lors de l’achat d’équipement : choisissez-la pour le travail pratique qu’elle accomplit plutôt que de prétendre qu’aucune boîte de métal ne peut livrer seul.

Choisissez le matériel pour la configuration que vous utilisez réellement

Si un tiroir à espèces est pertinent pour votre entreprise, vérifiez la compatibilité avec le système EPOS ou POS proposé plutôt que de supposer que tout tiroir fonctionnera avec un terminal ou une imprimante.

Posez des questions pratiques avant de commander

Quelles sont les dimensions du tiroir? Quelle quantité d’espace nécessite-t-il lorsqu’il est ouvert? Quelle note et quelle organisation de pièces fournit-il? Comment le modèle proposé est-il conçu pour se connecter ou fonctionner avec le reste de votre installation? Quelles exigences d’installation s’appliquent?

Si vous remplacez une partie d’un système existant, donnez les détails du fournisseur de l’équipement que vous comptez conserver et demandez-leur de confirmer sa compatibilité.

Pensez au comptoir dans son ensemble

Le tiroir, le terminal, l’imprimante et le dispositif de paiement sont tous en concurrence pour l’espace. Mesurez la zone de travail complète et effectuez une transaction avant de fixer les positions en permanence.

Tout travail d’installation d’équipements électriques, de montage ou autres, devrait être conforme aux exigences du fabricant et être géré par des personnes qualifiées, le cas échéant.

Créer une liste de vérification pratique pour les retraits de fonds

Avant d’acheter ou de modifier votre configuration, vous devez répondre aux questions ci-dessous avec les personnes qui l’utiliseront réellement.

Exécutez la routine avec des transactions échantillon avant de compter sur elle pendant un quart de travail occupé. Inclure une vente en espèces ordinaire, donnant le changement et un transfert de personnel. L’objectif est de trouver des étapes peu claires pendant qu’ils sont faciles à corriger.