Abrir una cafetería y organizar el servicio

Comience con el servicio, no la labranza

Cuando la gente pregunta cómo empezar un café, el equipo entra rápidamente en la conversación: máquina de café, refrigeración, equipo de cocina, muebles y un sistema EPOS. Esas cosas importan, pero comprarlas antes de decidir cómo funcionará el café puede dejarte diseñar el servicio alrededor del equipo.

Comience con una pregunta más simple: ¿Qué debería pasar cuando un cliente pasea por la puerta?

¿Encontrarán una mesa primero o pedirán inmediatamente? ¿Se tomarán pedidos en el mostrador o en la mesa? ¿Los clientes recogerán las bebidas ellos mismos? ¿El personal entregará comida? ¿Dónde espera un cliente que se lleve sin bloquear a alguien que trate de ordenar?

No hay un modelo único correcto. Una pequeña cafetería que sirve principalmente a los viajeros puede necesitar un rápido viaje de contra-recocción. Un café de barrio construido alrededor del desayuno y el almuerzo puede querer que los clientes estén sentados mientras el personal trae comida a mesas numeradas. Lo que importa es que el método se adapta al espacio, menú, personal y clientes que usted espera.

Una lata puede grabar una orden. No puede decidir cómo quieres que tu café se sienta cuando cinco personas llegan a la vez.

Camina por el café como cliente

Un plan de piso se ve diferente cuando deja de ver mostradores y tablas y empieza a ver a las personas que necesitan saber a dónde ir.

Dibuja un plano áspero que muestra la entrada, el punto de pedido, el asiento, la zona de recogida y la cocina o zona de preparación. No necesita ser arquitectónico. Luego traza varias visitas ordinarias a través de ella.

Ejemplo hipotético: el retiro de la mañana

Un cliente entra a las 8:15 de la mañana en el camino al trabajo. Quieren un café y una pastelería. ¿Dónde se unen a la cola? ¿Dónde pagan? ¿Dónde esperan? ¿Puede otro cliente todavía llegar a la labranza mientras la primera persona está esperando su bebida?

Ejemplo hipotético: desayuno para cuatro

Una familia quiere comer. ¿Eligen una mesa antes de ordenar? Si es así, ¿cómo sabe el equipo dónde entregar la comida? Si ordenan primero, ¿dónde se paran mientras deciden qué cuatro personas quieren sin detener a un cliente que ya sabe su orden?

Estas son pequeñas decisiones operativas, pero los clientes experimentan inmediatamente. Si la gente regularmente tiene que preguntar “¿Ordeno aquí?” o “¿Espero esto?”, el viaje de servicio probablemente necesita una explicación más clara.

Decide cómo un pedido viaja a través del café

El cliente puede pasar sólo un minuto haciendo un pedido, pero ese pedido tiene un viaje más largo detrás del mostrador.

Tome una orden de desayuno simple: dos cafés, tostadas y huevos revueltos. La persona que toma el pedido necesita grabarlo con precisión. Las bebidas necesitan llegar a quien las prepara. La comida necesita llegar a la cocina. Todo el mundo necesita información suficiente para conectar los artículos terminados con el cliente o mesa correctos.

Escribe ese viaje:

1. El cliente explica lo que quieren.
2. Un funcionario registra la orden y las decisiones pertinentes.
3. El área de preparación adecuada recibe la información que necesita.
4. Se preparan comida y bebidas.
5. El pedido terminado se corresponde con el cliente, el nombre, el número o la mesa.
6. El cliente recibe los artículos correctos.

Luego busque lugares donde el proceso se basa en la memoria o alguien gritando a través de la habitación. Un café tranquilo puede ocultar un proceso incierto porque el personal tiene tiempo para hacer unas preguntas. Una cola lo expone.

Hacer la colección obvia

Si se recogen bebidas de consumo, dé a los clientes un lugar claro para esperar que no se convierta en la cola de pedido. Si el personal entrega a tablas, decida cómo se identifican las tablas. Cualquier método que elija, el personal y los clientes deben entenderlo sin tener que inventar una solución durante el servicio.

Construir un menú que el equipo pueda servir

Un menú de lanzamiento no es sólo una lista de cosas que le gustaría vender. Cada artículo adicional puede afectar la preparación, stock, conocimiento del personal y las opciones que necesitan ser registradas cuando alguien ordena.

Comience por enumerar los alimentos y bebidas que realmente se propone ofrecer al abrir. A continuación, agregue las opciones normales que se adjuntan a ellos: tamaños, ingerir o llevar donde sea relevante, opciones de leche, lados u otras opciones que forman parte de su menú real.

Utilice los mismos nombres reconocibles en el menú del cliente y el proceso de pedido. Durante una cola, el personal no debe tener que traducir un elemento del menú en una abreviación interna oscura antes de que puedan entrar.

Un menú de apertura más pequeño puede a veces hacer que la formación y la preparación sean más fáciles, pero es una decisión de negocio en lugar de una regla. El menú adecuado necesita adaptarse a su concepto, cocina, personal, costos y clientes.

Plan de opciones y cambios antes de que ocurran

Las órdenes reales rara vez permanecen tan ordenadas como una demostración.

Ejemplo hipotético: un cliente ordena un café con leche de avena grande, luego lo cambia a un cappuccino antes de que se haya hecho la bebida. La pregunta importante no es simplemente si la venta original puede ser ingresada. Es cómo la información actualizada llega a la persona que prepara la bebida y cómo el orden permanece claro.

Piensa en las situaciones cotidianas que tu equipo puede encontrar:

• un cliente cambia un artículo inmediatamente después de ordenar;
• un elemento de menú se hace indisponible durante el servicio;
• un cliente de comida añade otra bebida más tarde;
• un cliente pregunta acerca de una opción de menú disponible;
• – El personal debe distinguir dos órdenes similares de expulsión;
• un pedido contiene varias bebidas con diferentes opciones.

Para las consultas dietéticas y alérgenos, establezca procedimientos apropiados y asegúrese de que el personal sepa de dónde viene la información exacta del negocio. No confíe en alguien adivinando desde la memoria.

Prueba un sistema EPOS con pedidos reales de café

Una vez que sepas cómo quieres que el servicio funcione, puedes tener una conversación mucho más útil sobre sistemas de café EPOS.

En lugar de pedir sólo para una visita de características, tome ejemplos de su menú y servicio planificados.

Pida que siga un café de comida normal de orden a finalización. A continuación, pruebe un desayuno de comida asociado con una mesa. Pruebe una bebida con una de las opciones que realmente planea ofrecer. Pregúntele qué sucede cuando un cliente cambia algo antes de la preparación está completo.

El propósito no es inventar pruebas complicadas. Es comprobar si su configuración de pedido propuesta es compatible con el servicio cotidiano que ya ha diseñado.

Preguntas que vale la pena preguntar antes de elegir su configuración

También pregunte qué debe ser su proceso operativo si un sistema o conexión que normalmente confía en se vuelve indisponible. La respuesta útil es uno que su personal puede entender y ensayar antes de que los clientes estén esperando.

Ensayar una mañana ocupada antes de que sea real

Un servicio de práctica convierte las suposiciones en problemas visibles.

Pida a varias personas que se comporten como clientes comunes en lugar de compañeros cooperativos. Darles diferentes órdenes hipotéticas: un café de viaje, desayuno para una mesa, varias bebidas con diferentes opciones y un artículo que se vuelve indisponible.

No haga que cada pedido sea difícil. La mayoría debe ser completamente ordinario. Usted está tratando de descubrir si el servicio básico funciona cuando varias cosas normales suceden juntos.

Vea momentos como:

• clientes que no saben dónde colar o recoger;
• personal preguntando “¿Para qué mesa es esto?”;
• una opción de bebida que no llega a la persona que lo hace;
• órdenes terminadas que bloquean el contador;
• un colega convirtiéndose en la única persona que sabe resolver las preguntas rutinarias;
• el personal que tiene que salir de su estación repetidamente para aclarar una orden.

Después, pregunte al equipo qué los desaceleró y dónde faltaba información. Arregla los importantes vacíos y vuelve a correr la parte afectada.

Cómo iniciar un plan de servicio de café: lista de verificación práctica

Antes de abrirse, usted debe ser capaz de responder estas preguntas en lenguaje simple:

• ¿Dónde va un cliente de comida cuando llegue?
• ¿Dónde pide un cliente de viaje y espera?
• ¿Quién toma la orden?
• ¿Cómo recibe la cocina o barista la información que necesitan?
• ¿Cómo se identifican tablas o clientes de mudanza?
• ¿Cómo llega un orden cambiado a la gente que lo prepara?
• ¿Qué pasa cuando un artículo se vuelve indisponible?
• ¿Puede el personal reconocer los elementos del menú y las opciones rápidamente?
• ¿El diseño de contraprocesamiento impide a los clientes que esperan bloquear nuevos pedidos?
• ¿El equipo ha ensayado el proceso con varias órdenes a la vez?
• ¿Todos saben el proceso acordado cuando algo no funciona como se espera?
• ¿Sabe el personal quién contactar para el apoyo técnico?

Si una respuesta comienza con “probablemente solos…”, tomaremos la decisión antes de abrirla y probarla.

El café es un negocio antes de que sea una labranza

La planificación de pedidos y servicios son sólo parte de cómo iniciar un café. También necesita trabajar a través de la viabilidad comercial de la empresa, locales, personal, proveedores, preparación de alimentos, registros y requisitos apropiados, seguros, utilidades y los demás arreglos prácticos pertinentes para su operación.

Pero la planificación de servicios merece atención temprana porque conecta tantas partes del café. Su menú afecta la preparación. La preparación afecta al contador. El contador afecta el flujo de clientes. El flujo de clientes afecta la plantilla. Su tecnología entonces necesita apoyar esas decisiones en lugar de hacerlos para usted.

Comience con la experiencia que desea crear. Camine a través de ella como cliente. Siga un pedido desde el primer “hola” hasta el momento que llega a la mesa o sale por la puerta. Luego elija equipo y procesos que hacen que el viaje ordinario sea más fácil tanto para clientes como para el personal.