Café eröffnen und Service planen

Beginnen Sie mit dem Service, nicht mit der Kasse

Wenn Leute fragen, wie man ein Café eröffnet, dann kommt schnell Ausrüstung ins Gespräch: Kaffeemaschine, Kühlung, Küchenausstattung, Möbel und ein EPOS-System. Diese Dinge sind wichtig, aber wenn man sie kauft, bevor man entscheidet, wie das Café funktionieren soll, kann man den Service rund um das Gerät entwerfen lassen.

Beginnen Sie mit einer einfacheren Frage: Was passiert, wenn ein Kunde durch die Tür geht?

Werden sie zuerst einen Tisch finden oder sofort bestellen? Werden Bestellungen am Schalter oder am Tisch entgegengenommen? Werden Kunden selbst Getränke abholen? Werden die Mitarbeiter Essen liefern? Wo wartet ein Kunde, der mitgenommen hat, ohne jemanden zu blockieren, der versucht zu bestellen?

Es gibt kein einziges richtiges Modell. Ein kleines Café, das hauptsächlich Pendler bedient, braucht möglicherweise eine schnelle Gegen-Sammlungsreise. Ein Nachbarschaftscafé, das um Frühstück und Mittagessen herum gebaut wurde, möchte vielleicht, dass Kunden sitzen, während das Personal Essen an nummerierte Tische bringt. Was zählt, ist, dass die Methode zu dem Raum, dem Menü, der Personalausstattung und den Kunden passt, die Sie erwarten.

Eine Kasse kann eine Bestellung aufzeichnen. Sie kann nicht entscheiden, wie Sie sich fühlen wollen, wenn fünf Personen auf einmal ankommen.

Gehen Sie als Kunde durch das Café

Ein Grundriss sieht anders aus, wenn Sie aufhören, Zähler und Tische zu sehen und Leute zu sehen, die wissen müssen, wohin sie gehen sollen.

Zeichnen Sie einen groben Plan, der den Eingang, die Bestellstelle, die Sitzgelegenheit, den Sammelbereich und den Küchen- oder Zubereitungsbereich zeigt. Es muss nicht architektonisch sein. Dann verfolgen Sie mehrere gewöhnliche Besuche durch ihn.

Hypothetisches Beispiel: Der Morgen-Imbiss

Ein Kunde kommt um 8:15 Uhr auf dem Weg zur Arbeit. Sie wollen einen Kaffee und ein Gebäck. Wo stehen sie in der Schlange? Wo bezahlen sie? Wo warten sie? Kann ein anderer Kunde noch die Kasse erreichen, während die erste Person auf sein Getränk wartet?

Hypothetisches Beispiel: Frühstück für vier

Eine Familie möchte essen. Wählt sie einen Tisch, bevor sie bestellt? Wenn ja, woher weiß das Team, wo sie das Essen liefern sollen? Wenn sie zuerst bestellen, wo stehen sie, während sie entscheiden, was vier Leute wollen, ohne einen Take-Away-Kunden zu stoppen, der ihre Bestellung bereits kennt?

Das sind kleine operative Entscheidungen, die Kunden aber sofort erleben. Wenn Leute regelmäßig fragen müssen „Bestelle ich hier?“ oder „Warte ich darauf?“, braucht die Service-Reise wahrscheinlich eine klarere Erklärung.

Entscheiden Sie, wie eine Bestellung durch das Café reist

Der Kunde kann nur eine Minute damit verbringen, eine Bestellung aufzugeben, aber diese Bestellung hat eine längere Reise hinter dem Schalter.

Nehmen Sie eine einfache Frühstücksbestellung: zwei Kaffees, Toast und Rührei. Die Person, die die Bestellung annimmt, muss sie genau aufzeichnen. Die Getränke müssen denjenigen erreichen, der sie zubereitet. Das Essen muss in die Küche gelangen. Jeder braucht genügend Informationen, um die fertigen Artikel mit dem richtigen Kunden oder Tisch zu verbinden.

Schreibe diese Reise auf:

1. Der Kunde erklärt, was er will.
2. Ein Mitarbeiter zeichnet die Bestellung und alle relevanten Entscheidungen auf.
3. Der entsprechende Vorbereitungsbereich erhält die Informationen, die er benötigt.
4. Speisen und Getränke werden zubereitet.
5. Die fertige Bestellung wird dem Kunden, Namen, Nummer oder Tabelle zugeordnet.
6. Der Kunde erhält die richtigen Artikel.

Dann suchen Sie nach Orten, an denen der Prozess auf Gedächtnis beruht oder jemand, der durch den Raum schreit. Ein ruhiges Café kann einen unklaren Prozess verbergen, weil die Mitarbeiter Zeit haben, sich gegenseitig Fragen zu stellen. Eine Schlange macht es sichtbar.

Die Sammlung offensichtlich machen

Wenn Sie Getränke zum Mitnehmen abholen, geben Sie den Kunden einen klaren Warteplatz, der nicht zur Bestellwarteschlange wird. Wenn das Personal an Tische liefert, entscheiden Sie, wie die Tische identifiziert werden. Unabhängig davon, welche Methode Sie wählen, sollten Mitarbeiter und Kunden es verstehen, ohne während des Service eine Lösung erfinden zu müssen.

Erstellen Sie ein Menü, das das Team tatsächlich bedienen kann

Ein Launch-Menü ist nicht nur eine Liste von Dingen, die Sie verkaufen möchten. Jeder zusätzliche Artikel kann sich auf die Vorbereitung, den Lagerbestand, das Wissen der Mitarbeiter und die Entscheidungen auswirken, die bei Bestellungen aufgezeichnet werden müssen.

Beginnen Sie mit der Auflistung der Speisen und Getränke, die Sie beim Öffnen wirklich anbieten möchten, und fügen Sie dann die normalen Optionen hinzu: Größen, Essen oder Mitnehmen, wo relevant, Milchauswahl, Seiten oder andere Optionen, die Teil Ihres tatsächlichen Menüs sind.

Während einer Warteschlange sollten die Mitarbeiter keinen Menüpunkt in eine obskure interne Abkürzung übersetzen müssen, bevor sie ihn betreten können.

Ein kleineres Eröffnungsmenü kann manchmal die Schulung und Vorbereitung erleichtern, aber das ist eher eine Geschäftsentscheidung als eine Regel. Das richtige Menü muss zu Ihrem Konzept, Ihrer Küche, Ihrem Personal, Ihren Kosten und Ihren Kunden passen.

Planen Sie Entscheidungen und Änderungen, bevor sie stattfinden

Echte Befehle bleiben selten so ordentlich wie eine Demonstration.

Hypothetisches Beispiel: Der Kunde bestellt einen großen Latte mit Hafermilch und tauscht ihn dann in einen Cappuccino um, bevor das Getränk zubereitet wurde. Die wichtige Frage ist nicht nur, ob der ursprüngliche Verkauf eingegeben werden kann, sondern wie die aktualisierten Informationen die Person erreichen, die das Getränk zubereitet, und wie die Bestellung klar bleibt.

Denken Sie über die alltäglichen Situationen nach, denen Ihr Team wahrscheinlich begegnen wird:

• ein Kunde einen Artikel unmittelbar nach der Bestellung wechselt;
• ein Menüpunkt während des Betriebs nicht mehr verfügbar ist;
• Ein Eat-In-Kunde fügt später ein anderes Getränk hinzu;
• ein Kunde fragt nach einer verfügbaren Menüauswahl;
• Das Personal muss zwei ähnliche Takeaway-Aufträge unterscheiden;
• eine Bestellung enthält mehrere Getränke mit unterschiedlichen Optionen.

Für Ernährungs- und Allergenanfragen geeignete Verfahren festlegen und sicherstellen, dass die Mitarbeiter wissen, woher die genauen Informationen des Unternehmens kommen.

Testen Sie ein EPOS-System mit echten Cafe-Bestellungen

Sobald Sie wissen, wie Sie möchten, dass der Service funktioniert, können Sie eine viel nützlichere Unterhaltung über Café EPOS Systeme.

Anstatt nur nach einer Tour mit Funktionen zu fragen, nehmen Sie Beispiele aus Ihrem geplanten Menü und Service.

Bitten Sie darum, einen gewöhnlichen Kaffee mitzunehmen, von der Bestellung bis zur Fertigstellung. Dann probieren Sie ein Frühstück, das mit einem Tisch verbunden ist. Probieren Sie ein Getränk mit einer der Möglichkeiten, die Sie tatsächlich anbieten möchten. Fragen Sie, was passiert, wenn ein Kunde etwas ändert, bevor die Zubereitung abgeschlossen ist.

Es geht nicht darum, komplizierte Tests zu erfinden, sondern darum, zu prüfen, ob Ihr vorgeschlagenes Bestell-Setup den von Ihnen bereits entworfenen Alltagsservice unterstützt.

Fragen, die es wert sind, gestellt zu werden, bevor Sie Ihr Setup auswählen

Fragen Sie auch, wie Ihr Betriebsprozess aussehen sollte, wenn ein System oder eine Verbindung, auf die Sie sich normalerweise verlassen, nicht mehr verfügbar ist.

Proben Sie einen geschäftigen Morgen, bevor es real ist

Ein Praxisdienst macht aus Annahmen sichtbare Probleme.

Bitten Sie mehrere Personen, sich wie gewöhnliche Kunden und nicht wie kooperative Kollegen zu verhalten. Geben Sie ihnen verschiedene hypothetische Bestellungen: einen Kaffee zum Mitnehmen, Frühstück für einen Tisch, mehrere Getränke mit unterschiedlichen Möglichkeiten und einen Artikel, der nicht mehr verfügbar ist.

Machen Sie nicht jede Bestellung schwierig. Die meisten sollten völlig normal sein. Sie versuchen herauszufinden, ob der Basisdienst funktioniert, wenn mehrere normale Dinge nahe beieinander passieren.

Achten Sie auf Momente wie:

• Kunden, die nicht wissen, wo sie anstehen oder abholen sollen;
• Mitarbeiter fragen: “Welcher Tisch ist das?”
• eine Getränkewahl, die die Person, die sie herstellt, nicht erreicht;
• abgeschlossene Befehle, die den Zähler blockieren;
• Ein Kollege wird die einzige Person, die weiß, wie man Routinefragen löst;
• Mitarbeiter müssen ihren Bahnhof wiederholt verlassen, um eine Bestellung zu klären.

Fragen Sie anschließend das Team, was sie verlangsamt hat und wo Informationen fehlten. Beheben Sie die wichtigen Lücken und führen Sie den betroffenen Teil erneut aus.

Wie man einen Café-Service-Plan startet: praktische Checkliste

Vor dem Öffnen sollten Sie in der Lage sein, diese Fragen in einfacher Sprache zu beantworten:

• Wohin geht ein Eat-In-Kunde, wenn er ankommt?
• Wo bestellt und wartet ein Takeaway-Kunden?
• Wer nimmt die Bestellung an?
• Wie erhält die Küche oder der Barista die Informationen, die sie benötigen?
• Wie werden Tische oder Takeaway-Kunden identifiziert?
• Wie erreicht eine geänderte Ordnung die Menschen, die sie vorbereiten?
• Was passiert, wenn ein Artikel nicht verfügbar ist?
• Können Mitarbeiter Menüpunkte und Auswahlmöglichkeiten schnell erkennen?
• Verhindert das Zählerlayout, dass wartende Kunden neue Bestellungen blockieren?
• Hat das Team den Prozess mit mehreren Aufträgen auf einmal geprobt?
• Kennt jeder den vereinbarten Prozess, wenn etwas nicht wie erwartet funktioniert?
• Wissen die Mitarbeiter, an wen sie sich für technischen Support wenden müssen?

Wenn eine Antwort mit “wir werden wahrscheinlich nur …” beginnt, treffen Sie die Entscheidung, bevor Sie sie öffnen und testen.

Das Café ist ein Geschäft, bevor es eine Kasse ist

Bestellung und Serviceplanung sind nur ein Teil der Gründung eines Cafés. Sie müssen auch die wirtschaftliche Lebensfähigkeit des Unternehmens, der Räumlichkeiten, des Personals, der Lieferanten, der Zubereitung von Speisen, der entsprechenden Registrierungen und Anforderungen, der Versicherung, der Versorgungseinrichtungen und der anderen praktischen Vorkehrungen, die für Ihren Betrieb relevant sind, durcharbeiten.

Aber die Serviceplanung verdient schon früh Aufmerksamkeit, weil sie so viele Teile des Cafés verbindet. Ihr Menü beeinflusst die Vorbereitung. Vorbereitung beeinflusst die Theke. Die Theke beeinflusst den Kundenfluss. Der Kundenfluss beeinflusst die Personalausstattung. Ihre Technologie muss dann diese Entscheidungen unterstützen, anstatt sie für Sie zu treffen.

Beginnen Sie mit der Erfahrung, die Sie erstellen möchten. Gehen Sie als Kunde durch sie. Folgen Sie einer Bestellung vom ersten “Hallo” bis zu dem Moment, in dem sie den Tisch erreicht oder durch die Tür geht. Wählen Sie dann Ausrüstung und Prozesse, die diese gewöhnliche Reise sowohl für Kunden als auch für Mitarbeiter erleichtern.