Das Terminbuch
Termine und Laufkundschaft im Barbershop
Samstagmorgen ist 10.50 Uhr. Ein Walk-In verlangt nach einem Haarschnitt, ein Friseur sieht frei aus und der Wartestuhl ist leer. Dann erinnert sich jemand an den Termin um 11 Uhr. Bei der Verwaltung von Friseurshop-Begehungen und Terminen geht es weniger darum, ein Modell dem anderen vorzuziehen, sondern darum, ein realistisches Versprechen nach dem anderen zu geben. Das Team muss wissen, welcher Service gewünscht wird, wie viel Zeit wirklich verfügbar ist und was dem nächsten Kunden bereits versprochen wurde.
Zwei Wege der Ankunft, ein Arbeitstag
Termine geben den Kunden Sicherheit. Walk-ins geben einem Friseursalon Flexibilität und können Zeit füllen, die sonst ungenutzt bleiben würde. Die Schwierigkeit kommt, wenn die beiden als getrennte Welten verwaltet werden.
Wenn Online-Termine in einem Tagebuch sind, während Walk-Ins nur im Gedächtnis von jemandem existieren, können zwei Kollegen durchaus vernünftige Entscheidungen treffen, die miteinander in Konflikt stehen.
Entscheiden Sie, was “Walking-Ins Welcome” in Ihrem Shop bedeutet
Nimmt jeder Friseur Termine und Walk-Ins an? Funktionieren bestimmte Zeiten anders? Kann ein Walk-In auf die nächste passende Öffnung warten, oder nimmt man jemanden nur dann auf, wenn er sofort Platz nehmen kann?
Es gibt keine einheitliche Regelung, die jeder Shop nutzen muss, sondern es kommt darauf an, dass Mitarbeiter und Kunden die gleiche Erklärung erhalten.
“Walken-Ins willkommen, je nach Verfügbarkeit” erzeugt eine andere Erwartung als “kein Termin erforderlich”. Stellen Sie sicher, dass Zeichen, Website-Formulierungen und Mitarbeitergespräche den Service widerspiegeln, den Sie tatsächlich betreiben.
“Das Ziel ist nicht, einen Kunden in jede sichtbare Lücke zu quetschen, sondern ein Zeitversprechen zu geben, das der Friseur realistisch einhalten kann.”
Ein freier Stuhl ist nicht dasselbe wie freie Zeit
Der einfachste Walk-in-Fehler passiert, wenn Mitarbeiter die Verfügbarkeit beurteilen, indem sie sich im Raum umsehen.
Ein Friseur kann um 10,50 Uhr frei erscheinen, aber einen Kunden um elf Uhr fällig machen. Ob ein anderer Service passt, hängt davon ab, was der Walk-In will und wie lange er realistisch ist.
Fragen Sie nach dem Service, bevor Sie das Warten zitieren
Hypothetisches Beispiel: Alex kommt um 14.10 Uhr herein. Ein Friseurtermin ist um 14.45 Uhr. Wenn Alex einen Service möchte, der normalerweise mehr Zeit benötigt, als die verfügbare Lücke in Ihrer Operation zulässt, schafft “wir können Sie jetzt nehmen” ein Problem, bevor sich jemand hinsetzt.
Die bessere Reihenfolge ist einfach: Verstehen Sie den gewünschten Service, überprüfen Sie das passende Friseurtagebuch und bieten Sie dann die Zeit an, die wirklich passt.
Erstellen Sie das Tagebuch aus der beobachteten Arbeitszeit
Verschiedene Dienste können unterschiedliche Zeit in Anspruch nehmen, und verschiedene Friseure können unterschiedlich arbeiten.Verwenden Sie Ihre eigene beobachtete Operation, um zu entscheiden, wie das Tagebuch strukturiert sein soll, anstatt anzunehmen, dass jeder Kunde in einen identischen Slot passt.
Denken Sie auch an die kleinen Übergänge. Mit einem Kunden fertig zu werden und für den nächsten bereit zu sein, gehört zum Arbeitstag, auch wenn die Kunden sie nicht separat buchen.
Setzen Sie akzeptierte Walk-Ins in das Arbeitstagebuch
Sobald der Shop einen Walk-In akzeptiert, wird dieser Kunde Teil der Arbeitsbelastung des Tages. Machen Sie ihn sichtbar in welchem Tagebuch das Team auch immer verwendet, um die Verfügbarkeit zu beurteilen.
Dies ist besonders wichtig, wenn mehrere Personen Termine annehmen können oder wenn Kunden die Verfügbarkeit online sehen können.
Das unsichtbare Walk-in-Problem
Hypothetisches Beispiel: Die Rezeption sagt einem Walk-in, dass Jordan sie um 15 Uhr sehen kann. Der Kunde geht auf einen Kaffee und plant, zurückzukehren. Nichts wird in das Tagebuch aufgenommen.
Zehn Minuten später sieht ein anderer Kollege 15 Uhr als kostenlos und akzeptiert eine Buchung für Jordanien.
Das Problem ist nicht, dass der Shop beide Arten von Kunden willkommen heißt, sondern dass nur eines dieser Versprechen sichtbar wurde.
Wenn Ihre gewählte Buchungssoftware den gewünschten Workflow unterstützt, legen Sie fest, wie die Mitarbeiter akzeptierte Walk-Ins aufzeichnen sollten. Wenn nicht, definieren Sie eine manuelle Methode und verstehen Sie, wie sich dies auf die an anderer Stelle gezeigte Verfügbarkeit auswirkt. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein System die Zeit blockiert oder Informationen teilt, es sei denn, Sie haben dieses Verhalten bestätigt.
| Überprüfung | Frage zur Beantwortung | Warum es wichtig ist |
|---|---|---|
| Dienst | Was will der Kunde eigentlich? | Der angeforderte Service beeinflusst, wie viel Zeit Sie benötigen. |
| Friseur | Wer ist angemessen und wirklich verfügbar? | Ein leerer Stuhl stellt die Verfügbarkeit nicht fest. |
| Nächste Verpflichtung | Wann wird dieser Friseur schon anderswo erwartet? | Das Walk-In sollte passen, ohne ein bestehendes Versprechen beiläufig zu verdrängen. |
| Warten | Kann der Kunde jetzt gesehen werden oder sollten Sie einen späteren Zeitpunkt anbieten? | Es gibt dem Kunden eine nützliche Wahl. |
| Aufzeichnung | Wo wird das akzeptierte Walk-In erscheinen? | Andere Mitarbeiter müssen das gleiche Engagement sehen. |
| Rückgabe | Wenn sie gehen, wie wird ihr Platz gehandhabt? | Sowohl Mitarbeiter als auch Kunden brauchen die gleichen Erwartungen. |
Geben Sie eine Warteschätzung, die das Team verteidigen kann
“Etwa zehn Minuten” kann hilfreich klingen und zwanzig Minuten später frustrierend werden.
Beruhen Sie die Schätzung auf dem, was jetzt passiert: der aktuelle Service, die nächste bestehende Buchung, der angeforderte Walk-in-Service und welcher Friseur kann es anbieten.
Geben Sie dem Kunden eine umsetzbare Antwort
Anstatt einfach nur zu sagen „Es gibt ein bisschen Warten“, erklären Sie die praktische Option. Wenn es für Ihren Betrieb angemessen ist, könnte das sein: „Wir können diesen Service nicht sofort starten, aber wir können Ihnen die nächste passende Eröffnung gegen 12.30 Uhr anbieten.“
Dann erklären Sie, ob der Kunde im Geschäft bleiben muss oder ob er gehen und zurückkehren kann.Wenn Sie einen Platz für jemanden haben, der geht, entscheiden Sie, wie das funktioniert und was die Mitarbeiter tun sollten, wenn sie nicht wie erwartet zurückkehren.
Vermeiden Sie eine Schlange, die im Kopf einer Person existiert
An einem anstrengenden Tag weiß vielleicht ein Kollege, dass der Mann im blauen Mantel der nächste ist, gefolgt von Vater und Sohn, die Kaffee getrunken haben.
Verwenden Sie eine gemeinsame, verständliche Art und Weise, um akzeptierte Kunden und ihre erwartete Bestellung oder Zeit aufzuzeichnen. Die genaue Methode hängt vom Shop und den Tools ab, die Sie verwenden; wichtig ist, dass ein anderer Mitarbeiter die Situation verstehen kann, ohne sie aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren.
Schützen Sie den Kunden, der im Voraus gebucht hat
Ein gebuchter Kunde hat einen Plan rund um die Zeit, die Ihr Shop angeboten hat, erstellt. Begrüßungs-Walking-Ins sollten diesen Termin nicht routinemäßig in einen Vorschlag verwandeln.
Die fünfminütige Versuchung
Hypothetisches Beispiel: Ein Friseur hat in fünfzehn Minuten einen Termin, ein Walk-in verlangt etwas, von dem die Mitarbeiter hoffen, dass es schnell erledigt werden kann.
Wenn der Service länger dauert als erhofft, geht die Verspätung sofort auf den gebuchten Kunden über, der dann möglicherweise pünktlich ankommt und wartet, weil der Shop mit der Lücke vor ihm gespielt hat.
Bauen Sie Entscheidungen um eine realistische Servicezeit herum und nicht um die schnellstmögliche Version des Jobs.
Halten Sie den Termin sichtbar, während Sie sich mit dem Walk-in befassen
Schauen Sie bei der Verfügbarkeitskontrolle über die nächste Leerperiode hinaus auf die Verpflichtung unmittelbar danach. Die Frage lautet nicht „Können wir diese Person starten?“, sondern „Können wir diesen Service abschließen und bereit bleiben für das, was bereits gebucht ist?“
Haben Sie eine Antwort für verspätete Ankünfte und längere Dienstleistungen
Echte Tagebücher ändern sich. Ein gebuchter Kunde kommt zu spät. Ein Walk-in beschreibt einen Service an der Rezeption und bittet um etwas Beschäftigeres, sobald er sich hinsetzt. Ein vorheriger Termin dauert länger als erwartet.
Die Mitarbeiter benötigen eine konsistente Betriebsreaktion, anstatt jedes Mal eine neue Regel zu erfinden.
Wenn ein Termin zu spät kommt
Wenden Sie den vom Shop angegebenen Ansatz an und schauen Sie sich an, was vor der nächsten Verpflichtung noch realistisch möglich ist. Vermeiden Sie es, zu versuchen, die Situation zu erholen, indem Sie jeden späteren Kunden automatisch warten lassen.
Wenn der Full-Service nicht mehr in der verfügbaren Zeit abgeschlossen werden kann, erläutern Sie die realistischen Optionen klar und geben Sie den Mitarbeitern eine benannte Person oder Rolle, die sie konsultieren können, wenn die Entscheidung unklar ist.
Wenn ein Walk-In die Anforderung ändert
Hypothetisches Beispiel: Ein Walk-in wurde in einer kurzen Lücke je nach angefordertem Service akzeptiert, und wenn sie sitzen, verlangen sie einen wesentlich anderen Service.
Bevor er zustimmt, sollte der Friseur die verfügbare Zeit und den nächsten Kunden berücksichtigen, anstatt die ursprüngliche Annahme als unbegrenzte Zeit zu behandeln. Wenn die neue Anfrage nicht mehr passt, erklären Sie, was realistisch gemacht werden kann, oder bieten Sie eine andere geeignete Zeit nach dem Prozess des Shops an.
Überprüfen Sie, was tatsächlich während der Woche passiert
Die richtige Balance zwischen Terminen und Walk-Ins ist möglicherweise am Montagnachmittag und Samstagmorgen nicht identisch.
Anstatt eine permanente Regel auf Instinktbasis zu wählen, beobachten Sie eine normale Handelsperiode und notieren Sie die Momente, in denen Nachfrage und verfügbare Zeit nicht übereinstimmen.
Verwenden Sie eine einfache wöchentliche Überprüfung
| Was ist passiert? | Was zu untersuchen ist |
|---|---|
| Walk-Ins wurden wiederholt abgewiesen | Welche Tage, Zeiten und angeforderten Dienste haben die Nachfrage erzeugt? |
| Termine werden regelmäßig zu spät begonnen | Wurden Walk-Ins zu nah an den gebuchten Kunden akzeptiert oder waren Servicezeiten unrealistisch? |
| Frisöre hatten ungenutzte Perioden | Hätten Walk-Ins akzeptiert werden können, ohne dass dies spätere Verpflichtungen beeinflusst hätte? |
| Kunden zur falschen Zeit zurück | War die geschätzte Warte- oder Rückgabeanweisung unklar? |
| Zwei Kunden erwarteten den gleichen Friseur | War ein akzeptiertes Walk-In im gemeinsamen Tagebuch fehlt? |
| Mitarbeiter gaben unterschiedliche Antworten zur Verfügbarkeit | Betrachten sie die gleichen aktuellen Informationen und folgen den gleichen Regeln? |
Wenn Sie sich entscheiden, dass unterschiedliche Zeiträume unterschiedliche Verfügbarkeits- oder Personalvereinbarungen erfordern, machen Sie die Kundenerklärung zu dem neuen Vorgang.
Überprüfen Sie das Versprechen, nicht nur die Nutzung
Ein vollumfängliches Tagebuch ist nicht automatisch ein besseres Tagebuch, wenn jeder Termin verspätet beginnt, und es kann auch bedeuten, dass der Prozess zu starr ist, wenn man große Zeit in Anspruch nimmt und sich von geeigneten Walk-Ins abwendet.
Die nützliche Frage ist, ob der Shop beide Arten von Kunden bedienen kann, während er die Verpflichtungen einhält, die er macht.
Praktisches Fazit
Planen Sie Friseurshop-Begehungen und Termine als eine gemeinsame Arbeitslast. Fragen Sie, welchen Service der Friseur wünscht, überprüfen Sie die nächste Verpflichtung des Friseurs, geben Sie eine ehrliche Zeit und notieren Sie jeden akzeptierten Kunden im Arbeitstagebuch. Schützen Sie gebuchte Termine vor optimistischen “Wir können einen in” -Entscheidungen drücken und stellen Sie sicher, dass zurückkehrende Walk-Ins einen Platz haben, den das gesamte Team sehen kann. Dann überprüfen Sie eine normale Woche und passen Sie den Mix an die Zeiten an, an denen die Kunden tatsächlich ankommen.
Die Idee in die Praxis umsetzen
Entscheiden Sie zuerst, wie viel Tagebuchplatz Sie für Termine schützen möchten und wie viel Flexibilität das Personal für Walk-Ins benötigt. EPOS Bookings Barbier-Buchungstools können die Terminseite strukturieren, während das POS-Terminal der einfache Punkt für den Abschluss von Walk-In- und gebuchten Besuchen bleibt.