Was ist ein EPOS-System?

Was bedeutet EPOS eigentlich?

EPOS steht für Electronic Point of Sale. Im einfachsten Fall ist es das digitale Setup, das verwendet wird, um aufzuzeichnen, was ein Kunde kauft und den Verkauf abzuschließen. Es ersetzt die Grundfunktion einer traditionellen Kasse durch Software, die Informationen über die verkauften Produkte oder Dienstleistungen speichern und Transaktionen aufzeichnen kann.

Das wichtige Wort ist System. EPOS ist nicht unbedingt ein Touchscreen, der auf einem Schalter sitzt. Eine Arbeitseinrichtung kann verkaufsstellenbezogene Software, ein Terminal oder kompatibles Gerät, Zahlungsgeräte und Drucker oder andere Hardware umfassen, je nachdem, wie das Unternehmen tätig ist.

Auch nicht jedes EPOS-Setup enthält die gleichen Funktionen. Lagerverwaltung, Bestellrouten, Reporting, Integrationen, Kundendatensätze und andere Funktionen variieren je nach Produkt und Konfiguration. Beim Vergleichen von Systemen sollten Sie die spezifischen Funktionen bestätigen, die Sie benötigen, anstatt davon auszugehen, dass sie enthalten sind, weil ein Lieferant den Begriff EPOS verwendet.

EPOS, POS und Zahlungsterminals sind verwandt, aber unterschiedlich

POS steht für Point of Sale und wird häufig für den Ort oder die Technologie verwendet, an dem ein Verkauf aufgezeichnet wird. EPOS betont das elektronische System, das zur Verwaltung dieses Prozesses verwendet wird. In alltäglichen Geschäftsgesprächen werden POS und EPOS häufig auf ähnliche Weise verwendet.

Ein Kartenterminal hat einen engeren Job: Es erledigt eine elektronische Zahlung über das entsprechende Zahlungs-Setup. Das Aufzeichnen, was der Kunde gekauft hat, und das Abnehmen seiner Zahlung sind verwandte Phasen, aber sie werden nicht unbedingt von derselben Komponente durchgeführt. Fragen Sie die Lieferanten, wie die vorgeschlagene Kasse und die Zahlungs-Setup in der Konfiguration zusammenarbeiten, die sie Ihnen anbieten.

Was macht ein EPOS-System aus?

Die richtigen Komponenten hängen davon ab, was und wie Sie verkaufen. Ein kleines Gegen-Café und ein größerer Gaststättenort benötigen nicht automatisch identische Hardware.

Wenn Sie nicht mit einer Hardware-Einkaufsliste beginnen, sollten Sie zuerst die Transaktionen abbilden, die Ihre Mitarbeiter bearbeiten müssen, und dann entscheiden, welche Komponenten diese Transaktionen unterstützen.

Was passiert während eines typischen EPOS-Verkaufs?

Betrachten wir eine hypothetische Café-Bestellung. Ein Kunde fragt nach zwei Kaffees und einem Sandwich. Der Kollege wählt diese Artikel in der Point-of-Sale-Software aus und bestätigt alle unterstützten Entscheidungen, die für die Bestellung relevant sind. Das System berechnet den Verkaufsbetrag nach seinen konfigurierten Produkten und Preisen.

Der Kunde zahlt dann mit einer akzeptierten Methode. Der Verkauf wird entsprechend der Unternehmenseinstellung abgeschlossen und die entsprechenden Quittungs- oder Bestellinformationen können, sofern konfiguriert und unterstützt, erstellt werden.

Wenn die Vorbereitung an anderer Stelle erfolgt, benötigt das Unternehmen möglicherweise auch die entsprechenden Bestelldetails, um an diesen Ort zu gelangen.Das Café sollte entscheiden, was der Barista oder die Küche sehen muss: Artikel, Mengen, zulässige Auswahlmöglichkeiten und die Referenz, die die vorbereitete Bestellung mit dem Kunden verbindet.

Der wichtige Teil ist die Informationsreise

Wenn Sie ein EPOS-System überprüfen, sollten Sie die Informationen befolgen, anstatt sich nur auf den Checkout-Bildschirm zu konzentrieren. Fragen Sie, wo eine Bestellung beginnt, wer sie als nächstes benötigt, wie eine Korrektur gehandhabt wird und was bestätigt, dass der Verkauf abgeschlossen wurde.

Dieser Ansatz wirft praktische Fragen auf. Wenn ein Kunde seine Wahl ändert, sieht der richtige Kollege die aktualisierten Informationen durch den vorgeschlagenen Workflow? Wenn eine Bestellung storniert wird, welchen Prozess sollte das Personal befolgen? Wenn ein Drucker oder eine andere Komponente nicht verfügbar ist, wie lautet das vereinbarte temporäre Verfahren? Das sind bessere Demonstrationsfragen als die Frage, ob ein System einfach „benutzerfreundlich ist.

Wie EPOS zur Gastfreundschaft passt

Die genaue Reise unterscheidet sich zwischen Pub, Restaurant, Café und Takeaway, so dass das EPOS-Setup das Servicemodell widerspiegeln sollte, anstatt jeden Veranstaltungsort in das gleiche Muster zu zwingen.

In einem Gegenservice-Café kann die Hauptreise Bestell-, Zahlungs-, Vorbereitungs- und Abholungsweg sein. Ein Restaurant muss möglicherweise Bestellungen mit Tischen verknüpfen und später bezahlen. Ein Imbiss benötigt möglicherweise eine klare Referenz, die einer Bestellung von der Kundenanfrage bis zur fertigen Tasche folgt.

Wenn Sie mehr als einen Service-Stil anbieten, ordnen Sie jeden separat ab.

Gehen Sie nicht von einer Automatisierung aus, wenn sie nicht bestätigt wurde

Bestandsaktualisierungen, Vorbereitungsrouten und Kundenfunktionen hängen von der Software, der Konfiguration und den Integrationen ab, da sie keine universellen EPOS-Funktionen darstellen.

Bitten Sie die Lieferanten, Ihren gewünschten Workflow mit der vorgeschlagenen Einrichtung zu demonstrieren. Wenn Ihnen Bestandsinformationen wichtig sind, legen Sie fest, was das System verfolgt und wie diese Informationen gepflegt werden. Wenn das Routing in der Küche oder in der Bar wichtig ist, fragen Sie genau, wie unterschiedliche Bestellungen das beabsichtigte Ziel erreichen. Spezifische Demonstrationen sind nützlicher als sich auf generische Feature-Labels zu verlassen.

Wie EPOS zu Freizeitunternehmen passt

Ein Freizeitveranstaltungsort kann verschiedene Arten von Kundentransaktionen haben. Jemand kann eine Sitzung im Voraus buchen, an der Rezeption ankommen und später Erfrischungen oder Waren kaufen. Diese Phasen können unterschiedliche Prozesse beinhalten, obwohl der Kunde sie als einen Besuch erlebt.

Beginnen Sie mit dem Abzeichnen dieses Besuchs. Was ist vor der Ankunft reserviert? Was muss der Empfang bestätigen? Was kann der Kunde vor Ort kaufen? Wo werden diese Verkäufe aufgezeichnet? Wenn Buchungs- und EPOS-Informationen zusammenarbeiten müssen, bitten Sie einen Lieferanten, die spezifische unterstützte Einrichtung zu erklären, anstatt anzunehmen, dass jedes Buchungsprodukt automatisch Daten austauscht.

Bei einer hypothetischen Familienattraktion kann ein Elternteil vor dem Besuch einen Eintritt buchen und während der Sitzung Getränke in einem Café kaufen. Das Unternehmen sollte entscheiden, welche Informationen zur Buchungsreise und zur Verkaufsstelle gehören. Wenn diese Unterscheidung klar ist, kann leichter angegeben werden, welche Technologie tatsächlich benötigt wird.

Was kann Ihnen die EPOS-Berichterstattung sagen?

Da ein EPOS-System den Umsatz aufzeichnet, können geeignete Systeme Berichte basierend auf den Transaktionsdaten bereitstellen, die sie enthalten.Die genauen Berichte und Definitionen variieren, also bestätigen Sie, was in dem von Ihnen in Betracht gezogenen Produkt verfügbar ist.

Nützliche Fragen könnten sein, was während eines Zeitraums verkauft wurde, wie viele Transaktionen aufgezeichnet wurden oder wie sich der Umsatz zwischen vergleichbaren Perioden unterschied. Aber ein Bericht muss noch interpretiert werden. Geringere Verkäufe bedeuten nicht automatisch eine schlechtere Leistung der Mitarbeiter, und eine Transaktion ist nicht unbedingt dasselbe wie ein Besucher.

Wenn der Verkaufspreis am Dienstag niedriger ist als am Dienstag zuvor, prüfen Sie zunächst, ob beide Zeiträume die gleichen Öffnungszeiten und vergleichbare Operationen hatten. Dann suchen Sie nach relevanten Kontexten wie einem anderen Buchungsmix, einem nicht verfügbaren Produkt oder einem ungewöhnlichen Ereignis. Reporting hilft Ihnen, die Frage zu identifizieren; operativer Kontext hilft Ihnen, sie zu beantworten.

Was sollten Sie vergleichen, bevor Sie ein EPOS-System auswählen?

Der beste Vergleich beginnt mit Ihrem Betrieb, nicht mit der längsten Feature-Liste eines Lieferanten. notieren Sie sich die Aufgaben, die das Personal erledigen muss, und die Situationen, die Kunden regelmäßig erstellen.

Verwenden Sie diese Checkliste für die Anforderungen an das POS

• Verkaufsreise: Wo beginnt eine Bestellung, wer gibt sie ein und wohin müssen die relevanten Informationen gehen?
• Service-Styles: Sie dienen an einem Schalter, Tischen, Sammelstelle oder mehrere von diesen?
• Zahlungen: Welche Zahlungsmethoden beabsichtigen Sie zu akzeptieren und wie interagiert das vorgeschlagene Zahlungs-Setup mit dem Verkauf?
• Produkte und Auswahlmöglichkeiten: Was müssen Mitarbeiter während einer normalen Transaktion auswählen oder ändern können?
• Zubereitung: Welche Teams benötigen Bestellinformationen und in welcher Form?
• Berichtigungen: Wie sollten befugte Bedienstete mit Fehlern, Stornierungen oder Erstattungen umgehen?
• Berichterstattung: Welche Geschäftsfragen möchten Sie mit den aufgezeichneten Transaktionsdaten beantworten?
• Hardware: Welche Terminals, Drucker, Schubladen oder andere Geräte werden an jedem Standort wirklich benötigt?
• Anschlüsse: Wenn ein anderes System Informationen mit EPOS austauschen muss, wird diese spezifische Verbindung unterstützt und wie funktioniert sie?
• Unterstützung: Welche Hilfe steht zur Verfügung, wenn das Personal Hilfe benötigt, und was deckt die entsprechende Vereinbarung ab?
• Kosten: Welche Hardware, Software, Einrichtung, zahlungsbezogene, Support- oder andere Gebühren gelten für die angegebene Konfiguration?

Trennen Sie “wesentlich zum Öffnen” von “nützlich später” und verhindern Sie so, dass ein attraktives Nebenmerkmal von einem fehlenden Teil der täglichen Bestell- und Zahlungsreise ablenkt.

Wie man sich auf eine EPOS-Demonstration vorbereitet

Bringen Sie reale Szenarien mit, anstatt nach einer Tour durch jedes Menü zu fragen. Eine Demonstration wird viel nützlicher, wenn der Lieferant zeigen muss, wie das vorgeschlagene Setup Ihre Arbeit erledigt.

Bitten Sie sie, einen gewöhnlichen Verkauf von Anfang bis Ende durchzuführen. Dann führen Sie eine realistische Änderung ein: Ändern Sie eine zulässige Auswahl, korrigieren Sie einen falsch eingegebenen Artikel oder zeigen Sie den Prozess, den Ihre autorisierten Mitarbeiter verwenden würden, wenn etwas rückgängig gemacht werden muss.

Für Gastfreundschaft, geben Sie die Service-Typen an, die Sie tatsächlich betreiben. Für Freizeit, fügen Sie einen Vor-Ort-Verkauf hinzu und fragen Sie, wie sich das vorgeschlagene EPOS-Setup auf jeden Buchungsprozess bezieht, den Sie verwenden möchten. Wenn Sie eine Berichterstattung benötigen, fragen Sie nach, wie die spezifischen Zahlen definiert sind, die Ihnen wichtig sind, anstatt sich auf einen Screenshot eines generischen Dashboards zu verlassen.

Schließlich sollten Sie die vorgeschlagene Konfiguration schriftlich anfordern. Überprüfen Sie, welche Hard- und Software enthalten sind, welche Fähigkeiten von zusätzlichen Diensten oder Integrationen abhängen, welche Implementierungsarbeiten erforderlich sind und welche laufenden Vereinbarungen gelten. Das gibt Ihnen etwas Konkretes zum Vergleich zwischen Optionen.