Organizar pedidos de comida para llevar

Elija qué canales de orden se abren

Comience por enumerar todas las formas que usted tiene la intención de aceptar un pedido: en el mostrador, por teléfono, a través de su propia ruta de pedido online o a través de cualquier otro canal que haya elegido.

Para cada canal, responder cuatro preguntas: ¿quién nota un nuevo orden, quién lo confirma, cómo lo recibe el equipo de cocina o preparación, y cómo el cliente sabe qué citar en la colección? Si una de esas respuestas es “alguien normalmente lo ve”, el proceso no es suficientemente claro todavía.

Abrir con más canales no es automáticamente mejor. Si se espera que el mismo colega sirva al contador, responda cada llamada telefónica y monitoree varias fuentes de pedido entrantes durante el período más ocupado, pruebe si es realista. Puede ser más manejable introducir canales en etapas mientras el equipo aprende el flujo de trabajo.

Dibuja las rutas lado a lado

Una orden de contrarretro puede ir directamente desde la persona que toma el pago a la preparación. Una orden telefónica puede requerir a un colega para entrar información mientras habla al cliente. Una orden en línea puede llegar a través de un proceso diferente. Dibujar cada ruta hasta que se reúnan en un punto común: el equipo que prepara la comida debe ser capaz de entender lo que se ha ordenado independientemente de dónde comenzó la solicitud.

Dar a cada orden una identidad clara

Una referencia de pedido conecta cuatro cosas: la solicitud del cliente, el registro de preparación, el paquete terminado y la colección. Decide qué personal de referencia utilizará antes del primer servicio ocupado.

Un nombre de pila solo puede llegar a ser confuso cuando dos clientes llamados Sam están esperando. Un número de teléfono puede ser útil para un contacto adecuado pero no debe tener que funcionar como identificador de colección pública. Utilice la referencia de pedido o colección producida por su proceso elegido cuando sea apropiado, y asegúrese de que el personal y los clientes saben qué asuntos de referencia.

Si diferentes canales de pedidos producen diferentes tipos de referencia, escriba cómo el personal los distingue y coincide. No invente un segundo sistema informal de numeración durante una prisa a menos que haya una razón clara y todos entiendan la relación entre ambos.

Ejemplo hipotético: un cliente en línea llega y muestra referencia 248, mientras que las bolsas terminadas se etiquetan sólo con los nombres de los clientes. El personal ahora tiene que buscar la conexión. Si el registro de pedido de trabajo y el paquete terminado ambos llevan el personal de referencia espera que el cliente de cotización, la colección se hace mucho más fácil de verificar.

Decide exactamente lo que la preparación necesita para recibir

El equipo de cocina o preparación no debe tener que reconstruir un orden de una conversación que se realice en el mostrador. Decide qué información debe viajar con cada orden: ítem, cantidad, opciones permitidas o cambios, la referencia del pedido y la información de recogida o entrega pertinente a la preparación.

Para pedidos telefónicos, lea los detalles importantes antes de confirmar.Declara los artículos y las cantidades, confirma las opciones pertinentes y da al cliente la información de recogida acordada. Corregir un malentendido mientras el cliente todavía está en el teléfono es más fácil que descubrirlo después de que se haya preparado la comida.

Mantenga las solicitudes especiales estructuradas cuando su proceso establecido permita. Si un cliente pide un cambio que el personal no está autorizado a prometer, compruebe antes de confirmarlo. Las preguntas que involucran alergias u otros asuntos de seguridad alimentaria deben seguir los procedimientos establecidos del negocio de alimentos y la orientación profesional adecuada en lugar de ser reducidas a una nota de texto libre sin control.

Configurar expectativas de colección que los clientes pueden seguir

“Listo en 20 minutos” suena útil sólo si refleja lo que la cocina puede lograr de forma realista en ese punto de servicio. Decide quién es responsable de dar o confirmar estimaciones de la colección y qué información utiliza cuando el negocio se pone ocupado.

Dar al cliente una instrucción práctica, así como un tiempo. Diles dónde recoger, qué referencia deben tener disponible y cómo su negocio comunica que un pedido está listo, si lo hace. Evite crear un proceso de recogida que depende de que los clientes conozcan una rutina local no escrita.

Plan de llegadas tempranas y demoradas

Un cliente puede llegar antes de que su pedido esté listo. Decide dónde debe esperar y cómo el personal de contrarrevisto comprobar la posición de la orden sin interrumpir repetidamente a los colegas de preparación. Si varios clientes de espera bloquearían la cola de pedido, ajustar el área de recogida o arreglo de cola antes de abrir.

Los retrasos también necesitan un proceso. Si la posición de recogida prevista cambia materialmente, utilice el método de contacto y el proceso de comunicación de clientes que su negocio ha establecido cuando sea apropiado. El personal debe proporcionar una actualización realista en lugar de prometer repetidamente “cinco minutos más” sin comprobar.

Cambios de control y artículos agotados

Una orden modificada puede convertirse fácilmente en dos versiones conflictivas. Decide cómo el personal actualiza el orden original y cómo se aseguran de que los colegas de preparación vean el cambio.

Cuando un cliente pide cambiar algo, primero establece si la preparación ha comenzado y si el cambio solicitado todavía puede ser hecho. Confirme cualquier diferencia de precio a través de su proceso normal antes de prometer la enmienda. Luego, actualice el orden de trabajo en lugar de confiar sólo en un mensaje verbal en toda la habitación.

Mantenga la referencia original del orden a menos que su proceso establecido requiera otra cosa. Crear lo que parece un nuevo orden para una enmienda puede dejar al personal preguntándose si deben preparar ambas versiones.

Tratar los artículos agotados como un problema de canal

Cuando un artículo se vuelve indisponible, no se lo diga solamente a la persona que está en el mostrador. Identificar cada lugar activo donde los clientes pueden ordenarlo y actualizar o pausar el artículo utilizando el proceso apropiado para cada canal. Dígale a la gente que toma pedidos telefónicos y contrarretros al mismo tiempo.

Antes de cada servicio, haga un rápido cheque de artículos no disponibles y asegure que el equipo sabe qué alternativas, si las hay, están autorizados a ofrecer. Eso evita que un cliente ponga un pedido que la cocina ya sabe que no puede cumplir.

Organizar el embalaje y la colección tan cuidadosamente como cocinar

El alimento que está preparado correctamente no garantiza que llegue a la persona correcta. Decide dónde esperan los pedidos completados, cómo se identifican y quién realiza el cheque final antes de la entrega.

Mantenga el cheque de embalaje atado a la referencia del pedido. Compare los artículos preparados con el pedido de trabajo antes de que el paquete entre en el área de la colección. Si un pedido consta de varios paquetes, deje que claro para que el cliente no se entrega una bolsa mientras que otro queda atrás.

En el repaso, pida o confirme la referencia de la colección usando su proceso acordado y lo empareja con el paquete. Evite confiar en alguien apuntando a una bolsa o diciendo “la mina era el gran orden”.

Ordenación separada de la colección donde el espacio permite

Párese en el mostrador propuesto durante un período hipotético ocupado e imagine tres personas que ordenan mientras cuatro clientes esperan recoger. Si ambos grupos necesitan la misma pequeña sección del contador, decida cómo el personal distinguirá las colas. Los signos claros, un punto de recogida definido o una posición de personal diferente pueden ayudar dependiendo del local.

El objetivo no es un diseño elaborado. Los clientes deben simplemente poder decir dónde pedir, dónde esperar y dónde recoger sin pedir repetidamente al personal.

Prueba el flujo de trabajo bajo presión realista

No pruebe sólo un orden perfecto. Antes de abrir, ejecutar varias órdenes de muestra se cierran usando los métodos de entrenamiento o prueba compatibles para los sistemas involucrados. Pídale a los diferentes colegas que jueguen los roles de cliente, contrarretro y preparación para que el flujo de trabajo sea probado en lugar de simplemente explicado.

Ejecute este ensayo pre-abrir

1. Coloque un contrarretro orden ordinario y sigalo hasta la recogida.
2. Tome una orden telefónica mientras otro cliente está siendo atendido.
3. Introducir un pedido de prueba online a través del método compatible adecuado si el pedido en línea es parte del lanzamiento.
4. Cambie un artículo permitido después de que el pedido haya sido aceptado y comprueba que la preparación recibe la versión actualizada.
5. Marcar un elemento de menú no disponible y confirmar que cada canal de pedido activo se maneja adecuadamente.
6. Que un cliente llegue temprano mientras otro recoge un pedido terminado.
7. Ponga dos clientes con nombres similares en el escenario y compruebe que el personal confía en la referencia correcta.

Después de cada escenario, pregunte dónde alguien tuvo que adivinar, repetir información o buscar otro mensaje para entender el orden. Arregla esa brecha antes de añadir más volumen o complejidad.

Esta planificación de la corriente de trabajo es una parte de la iniciación de una toma. Los locales, la dotación de personal, los costos, las necesidades de alimentos y otras consideraciones jurídicas o profesionales necesitan su propia planificación y asesoramiento adecuados.

Mejorar el proceso después de la apertura

Los primeros servicios reales expondrán situaciones que su ensayo se perdió. Captura problemas específicos mientras están frescos. “Viernes era caótico” es difícil de actuar; “tres pedidos completados no tenían referencia de colección en el paquete” le dice exactamente qué etapa necesita atención.

Si falta información antes de comenzar la preparación, mejore la aceptación del pedido. Si la comida correcta entra en las bolsas equivocadas, revise el embalaje. Si las bolsas completadas son correctas pero los clientes reciben el equivocado, concéntrese en la recogida y entrega.

Cambie una parte del flujo de trabajo en un momento en que sea práctico, explique el proceso revisado a todos los que lo utilizan y observen el siguiente servicio comparable. Eso hace más fácil saber si el cambio solucionó el problema o simplemente lo movió en otro lugar.