Planifier un changement EPOS contrôlé
Planifier un changement de fournisseur de caisse
Il est plus facile de gérer le changement de fournisseur d’EPOS lorsque les contrats, les données, le matériel et la préparation du personnel sont traités comme des parties distinctes du projet.
EPOS Bookings peut vous aider à examiner les besoins de la nouvelle configuration, quels appareils existants peuvent rester utiles et comment les flux de travail clés doivent être testés avant le passage à l’euro. L’objectif est une transition planifiée basée sur vos produits réels, réservations et voyages clients plutôt que de supposer que chaque ancien système peut être copié directement dans un nouveau système.
Examiner d’abord vos ententes existantes
Avant de planifier un changement technique, identifiez les accords liés à votre installation actuelle. Les logiciels EPOS, le matériel physique, le financement matériel et le traitement des paiements peuvent être couverts par différents contrats avec différents fournisseurs.
Modifier le logiciel ne met pas nécessairement fin à un accord de financement terminal ou à un contrat de paiement. Consignez séparément les termes, la propriété et les responsabilités du matériel, afin de savoir ce qui peut changer et ce qui reste en place.
Cela permet également de mieux comprendre le matériel réellement disponible à la réutilisation.
En usage quotidien
Définir exactement ce que les données doivent déplacer
La migration des données devrait commencer par une liste d’informations dont le nouveau système a besoin plutôt que par l’hypothèse que chaque enregistrement historique sera automatiquement transféré.
Les produits et les prix actuels peuvent être essentiels pour le commerce. Un lieu réservé peut également avoir besoin de réservations futures disponibles avant le passage à l’euro. Selon l’entreprise, les dossiers clients pertinents peuvent constituer une autre partie de l’exigence de migration.
Les rapports historiques méritent d’être examinés séparément. Décidez s’ils doivent être importés, conservés dans le système précédent pour référence ou conservés dans un autre format convenu. Les formats d’exportation disponibles du fournisseur existant et le format requis pour la migration doivent être examinés avant qu’une importation ne soit convenue.
Vérifier le matériel existant par modèle exact
Un changement de fournisseur d’EPOS ne signifie pas automatiquement que chaque terminal, imprimante, scanner ou tiroir à espèces doit être remplacé. De même, l’équipement existant ne doit pas être considéré comme compatible simplement parce qu’il est décrit comme matériel d’EPOS.
Créer un inventaire des modèles exacts actuellement utilisés, qui pourra ensuite être examiné en fonction du logiciel et des connexions proposés pour déterminer quel équipement est approprié pour la conservation et où le matériel de remplacement est nécessaire.
Les terminaux de paiement devraient également être considérés dans le contexte de l’arrangement entre fournisseurs de paiement et non pas considérés comme des périphériques interchangeables ordinaires.
Répétition des flux de travail
Avant le passage à l’euro, testez les tâches de représentant en utilisant l’installation proposée. Un café peut entrer dans une commande typique, prendre le paiement et faire passer par sa procédure de remboursement.
Les tests devraient utiliser des produits réalistes, des règles de réservation et des responsabilités du personnel. L’objectif est de déterminer que les employés comprennent comment les tâches communes fonctionnent avant que ces tâches ne concernent de vrais clients.
Tout workflow ou intégration spécialisé devrait être inclus dans cette préparation plutôt que découvert après que le système principal a changé.
- Procéder à une vente normale de produits ou de services
- Vérifiez le flux de paiement convenu
- Répéter la procédure de remboursement de l’entreprise
- Créer et récupérer une réservation représentative le cas échéant
- Suivre une réservation par le processus d’arrivée
- Vérifier les imprimantes, scanners et autres appareils de stockage
- Confirmer que le personnel sait qui traite les problèmes pendant le passage à l’euro
En usage quotidien
Étape du passage à une responsabilité claire
Décidez qui approuve les informations sur les produits, qui vérifie les futures réservations, qui coordonne la préparation du personnel et qui vérifie les flux de travail clés avant que le nouveau système ne devienne la configuration de travail.
D’accord sur les étapes de changement et les modalités de soutien pertinentes à l’avance. Certaines entreprises peuvent être en mesure de déplacer une opération simple dans un projet compact, tandis que les sites avec des réservations futures, de multiples emplacements ou des intégrations spécialisées peuvent nécessiter plus de préparation.
Un plan échelonné ne dépend pas de la promesse d’une durée d’arrêt zéro ou d’une importation universelle de données. Il se concentre plutôt sur la connaissance de ce qui doit être prêt, de ce qui a été testé et de qui est responsable de chaque partie de la transition.
Vos questions ont été posées
Questions fréquentes
Puis-je changer de logiciel EPOS tout en conservant mon matériel existant?
Certains équipements existants peuvent être réutilisables lorsque les modèles exacts sont compatibles avec l’installation proposée. Les terminaux, les imprimantes, les scanners, les tiroirs à espèces et les appareils de paiement devraient être examinés individuellement.
Toutes les données de mon ancien système EPOS peuvent-elles être importées ?
La migration des données dépend de ce que le système existant peut exporter, des formats disponibles et de ce que la nouvelle configuration peut importer de façon appropriée. Les produits, les futures réservations, les dossiers clients et les rapports historiques devraient être considérés séparément.
Que devons-nous tester avant de changer de fournisseur EPOS?
Tester les flux de travail que le personnel utilise régulièrement, y compris les commandes représentatives, les paiements et le processus de remboursement convenu.
Le changement de fournisseur d’EPOS annule-t-il mon contrat de paiement ou de financement actuel?
Pas automatiquement. Logiciels, matériel, finances et traitement des paiements peuvent impliquer des accords séparés. Examiner les contrats et les responsabilités pertinentes avant de planifier le changement.
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