Choix, tarification et évolution des systèmes
Rédiger un cahier des charges pour la caisse
-Nous avons besoin d’un nouveau système de till, qui semble parfaitement raisonnable, mais qui laisse un fournisseur remplir la plupart des détails importants. Un mémoire EPOS utile décrit l’activité derrière le till : quels clients achètent, où le personnel travaille, où les commandes doivent aller, ce qui se passe quand quelque chose change et ce qui doit absolument fonctionner dès le premier jour. Vous n’avez pas besoin de jargon technique.
Décrivez l’entreprise avant la technologie
Un système EPOS combine le logiciel et l’équipement utilisés pour enregistrer les ventes et soutenir le processus de labour. Ce à quoi il faut ressembler dépend de l’entreprise qui l’utilise.
Un café à guichet unique, un restaurant de table et un lieu de loisirs avec réception peuvent tous prendre des paiements, mais leurs jours de travail sont très différents. Donnez aux fournisseurs suffisamment de contexte pour comprendre le vôtre.
Commencez par un court paragraphe
Expliquez ce que vous vendez, comment les clients sont servis et où le personnel prend des commandes ou des paiements. Inclure le nombre de postes de travail dont vous prévoyez avoir besoin et tout ce qui est important pour la façon dont les commandes passent par l’entreprise.
Par exemple: – Nous gérons un café où les clients commandent au comptoir et la nourriture est livrée à des tables numérotées. Pendant les périodes de travail, deux membres du personnel peuvent prendre commande.
Ce paragraphe donne à un fournisseur beaucoup plus de travailler avec que -deux tills requis.
-Décrivez d’abord la journée de travail. Laissez le fournisseur expliquer quelle technologie ils proposent de la soutenir.
Transformer les demandes de fonctionnalités en exemples de service réels
Listes de noms de fonctionnalités peuvent créer une fausse confiance parce que deux personnes peuvent interpréter la même phrase différemment. -Intégration de la chatte, fonctionnalité de réservation de —————————————————————————————————————————————————————————————————————————
Décrivez plutôt une action et le résultat dont vous avez besoin.
Pour un café
Plutôt que d’écrire ———————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————- -Un client commande deux cafés et deux petits déjeuners au comptoir pour le tableau 14. Les zones de préparation appropriées ont besoin des informations nécessaires pour faire leur part de la commande, et le personnel doit savoir à quel client ou table la commande complète appartient.
Pour un lieu
Au lieu de -réserver l’intégration, essayez : -Une famille arrive à la réception avec une référence de réservation. La réception doit trouver la réservation pertinente et suivre notre processus d’enregistrement. Veuillez expliquer quelles informations votre configuration proposée peut accéder et quel personnel devrait gérer séparément.
Inclure la deuxième étape maladroite
La première transaction est généralement la partie la plus facile d’une démonstration. Ajoutez ce qui se passe ensuite.
Exemple hypothétique: un client commande le petit déjeuner et change ensuite une boisson avant qu’elle ne soit préparée. Demandez au fournisseur de démontrer comment la configuration proposée gère ce changement, y compris ce que la personne qui prépare la boisson voit.
Cela éloigne la conversation de l’existence d’une fonctionnalité et de la question de savoir si le workflow proposé correspond à votre service.
Séparer les éléments essentiels des souhaits futurs
Un bref des exigences peut rapidement devenir une liste de tout ce que l’entreprise pourrait concevoir au cours des cinq prochaines années. Cela rend les citations plus difficiles à comprendre et peut distraire de ce qui doit travailler le jour de l’ouverture.
Donner une priorité à chaque exigence.
Essentiel
L’entreprise a besoin de cela pour que la configuration proposée fonctionne. Par exemple: -Le personnel de Counter doit être en mesure d’identifier la table lors de la prise d’un ordre alimentaire.
Utile
Cela améliorerait le flux de travail proposé, mais vous voulez comprendre les implications si elle n’est pas incluse.
Futur
Vous n’en avez pas besoin maintenant, mais cela pourrait influencer votre choix. Par exemple, vous pouvez avoir l’intention d’ouvrir un autre emplacement plus tard et vouloir que le fournisseur explique ce qui serait impliqué si cela se produisait.
Ne demandez pas au fournisseur d’inclure une exigence future dans la solution actuelle, sauf si c’est vraiment ce que vous voulez. Demandez plutôt à ce dernier de décrire comment il pourrait être abordé plus tard et de déterminer toute dépendance ou coût supplémentaire pertinent.
Utiliser un tableau des exigences que les fournisseurs peuvent répondre
La partie la plus utile d’un mémoire d’exigences EPOS peut être un tableau simple. Donnez à chaque fournisseur les mêmes scénarios et demandez-leur de répondre dans les mêmes colonnes.
| Priorité | Ce que nous devons faire | Exemple à démontrer | Réponse du fournisseur |
|---|---|---|---|
| Essentiel | Prendre une vente ordinaire | Le personnel entre dans notre commande de comptoir typique, prend le paiement approprié et complète la vente. | Inclus / supplémentaire / indisponible, plus la méthode proposée. |
| Essentiel | Envoyer des informations de préparation | Le petit déjeuner pour le tableau 4 atteint les personnes qui doivent le préparer avec la bonne référence de tableau. | Afficher exactement ce que chaque point de préparation reçoit. |
| Essentiel | Changer d’ordre | Le client change de boisson avant la préparation. Montrez ce que le personnel de la maison et de la préparation voient. | Expliquer le processus de modification complet. |
| Essentielle, le cas échéant | Travailler avec un processus de réservation existant | La réception trouve une réservation de client et suit notre processus d’arrivée normal. | Indiquer ce qui est supporté et ce qui reste séparé ou manuel. |
| Essentiel | Occupez-vous d’une période chargée | Deux fonctionnaires autorisés doivent traiter les transactions avec les clients pendant la même période. | Décrire l’installation et l’équipement proposés. |
| Essentiel | Obtenez de l’aide quand quelque chose échoue | Un till clé n’est pas disponible pendant une période de négociation. | Expliquer le parcours de soutien, les heures applicables et les étapes suivantes. |
| Utile | Produire les informations que nous examinons réellement | Afficher les informations spécifiques de vente que notre gestionnaire utilise à la fin d’une période de négociation. | Démontrer la production pertinente plutôt que de dire -‘rapporter inclus -. |
| Futur | Ajouter un autre emplacement | Expliquez ce qui changerait si nous ouvrions un deuxième site. | Énoncer les exigences, les dépendances et les frais supplémentaires, le cas échéant. |
Supprimer les lignes qui ne s’appliquent pas et ajouter des exemples de votre propre opération. Un tableau court des exigences réelles est plus utile qu’une énorme liste de contrôle générique copiée de quelqu’un d’autre.
Décrivez vos systèmes et équipements existants
Si vous utilisez déjà un logiciel ou un matériel que vous souhaitez conserver, incluez-le dans le dossier. N’écrivez pas simplement -imprimante existante – ou -votre système de réservation -. Donnez les informations du produit ou du modèle où vous pouvez l’identifier.
Si vous prenez des commandes, des réservations ou des paiements en ligne par d’autres services, nommez les produits pertinents et expliquez quelles informations, le cas échéant, vous prévoyez de passer entre eux.
Demander à confirmer la compatibilité
Ne présumez pas que l’équipement peut être réutilisé parce que le connecteur semble familier, ou que deux produits logiciels travaillent ensemble parce que les deux sont largement utilisés. Demandez au fournisseur de confirmer ce qui est compatible avec la configuration proposée.
Lorsqu’une connexion tierce est importante, demandez à qui fournit chaque partie, si quelque chose de distinct est nécessaire et à quelle organisation vous contacterez si l’information ne bouge plus comme prévu.
Si la réponse dépend d’un autre fournisseur, inscrivez-la comme quelque chose à vérifier plutôt que de la traiter comme confirmée.
Demandez exactement ce que la citation inclut
Il est difficile de comparer un total global si une proposition comprend des travaux qu’une autre ne peut pas réaliser. Demandez aux fournisseurs de décomposer les éléments pertinents à leur solution proposée.
Demander une portée claire
Demandez quel équipement est inclus, quels logiciels ou services sont proposés, quels travaux d’installation ou de configuration sont inclus, quelle formation du personnel est fournie et quel arrangement de soutien permanent s’applique.
Demandez aussi ce qui est pas Si des équipements supplémentaires, des services tiers, des travaux sur le site ou d’autres dépendances sont nécessaires, vous voulez découvrir que tout en comparant les propositions plutôt que pendant l’installation.
Décrivez les lieux où elle est importante
Indiquer au fournisseur où l’équipement est destiné à être utilisé et tout ce qui est pertinent au sujet des postes de travail proposés. Demandez à quel renseignement ils ont besoin de vous avant de confirmer les exigences d’installation.
Lorsque des travaux de réseautage, d’électricité ou d’autres travaux spécialisés peuvent être nécessaires, établir des responsabilités et demander des conseils qualifiés appropriés plutôt que de faire des hypothèses à partir de la seule citation.
Utilisez le mémoire lors des manifestations
Une fois qu’un fournisseur a répondu, apportez le même brief dans la démonstration. Cela empêche la réunion de devenir un tour de caractéristiques impressionnantes qui n’ont jamais été partie de votre problème original.
Demandez au personnel de jouer lui-même
Exemple hypothétique: votre gérant de café prend normalement une commande, envoie des boissons pour la préparation, envoie de la nourriture à la cuisine et traite ensuite avec un client changeant un article. Demandez au fournisseur de démontrer cette séquence en utilisant des exemples proches de votre menu.
Laissez le gestionnaire suivre le processus plutôt que de faire exécuter chaque action rapidement par le vendeur tout en expliquant ce qui se passerait.
Tester trois versions de la transaction
Pour chaque workflow important, essayez :
La version normale: une vente ou une réservation ordinaire se produit exactement comme prévu.
La version modifiée: le client ajoute, supprime ou modifie quelque chose à un moment approprié.
La version problématique: demander ce que le personnel fait lorsqu’un appareil, une connexion ou un service tiers attendu n’est pas disponible.
Consigner les questions sans réponse en plus de la condition pertinente. -Le fournisseur de confirmation est préférable à combler l’écart par une hypothèse après la réunion.
Comparer les réponses sans changer la question
Le plus grand avantage d’un mémoire écrit apparaît à l’arrivée des devis. Si chaque fournisseur a reçu la même description, vous pouvez comparer leurs réponses aux mêmes besoins commerciaux.
Révision par exigence
Pour chaque élément essentiel, notez si la configuration proposée répond à la citation, nécessite quelque chose d’autre, dépend d’un autre service ou reste non confirmée.
Ensuite, comparez le champ d’application commercial : éléments initiaux, éléments permanents, formation, arrangements de soutien et toutes dépendances tierces pertinentes à votre installation.
Faire un examen final par l’équipe
Rassembler les personnes qui utiliseront réellement le système proposé. La maison peut remarquer une étape client lente. Le personnel de cuisine peut repérer des informations de préparation peu claires. Un gestionnaire peut se soucier du processus de fin de journée. La personne qui compare les contrats peut avoir des questions sur le soutien ou ce qui se passe lorsque l’équipement a besoin d’attention.
L’objectif n’est pas de rédiger une spécification technique digne d’un département informatique. Il est de supprimer les hypothèses évitables avant d’acheter.
À retenir en pratique
Construisez votre EPOS dans cet ordre : décrivez l’entreprise, listez les emplois essentiels, donnez un exemple réel pour chacun, identifiez les systèmes et équipements existants, demandez aux fournisseurs de marquer ce qui est inclus ou supplémentaire, et utilisez ces mêmes exemples lors des démonstrations. Envoyez le même mémoire à chaque fournisseur. Vous comparerez ensuite les solutions proposées au même jour ouvrable, plutôt que de comparer les devis construits autour de différentes hypothèses.
Mettre l’idée en pratique
Utilisez votre mémoire d’exigences pour passer des besoins aux configurations système possibles. Le guide Choice-an-EPOS fournit un autre cadre pour évaluer les options, tandis que les intégrations personnalisées sont la prochaine lecture pertinente où votre mémoire inclut les systèmes existants, les workflows spécialisés ou les connexions au-delà d’une configuration standard.