Transmettre les commandes de l’accueil au café

Traiter réception et café comme deux emplois connectés

La réception et le café voient différentes parties de la même visite. La réception peut savoir combien d’enfants ont enregistré, si une fête est arrivée et si l’organisateur a demandé un changement. Le café est concerné par ce qui doit se préparer, où il va et quand il doit être prêt.

Le problème commence quand tout le monde suppose que quelqu’un d’autre a transmis des informations.

Attribuer la remise avant le quart

Décidez qui a la responsabilité lorsqu’un changement de réservation affecte la nourriture. Il se peut que la réceptionniste accepte le changement, un hôte de parti nommé ou un autre membre du personnel désigné. Le titre du poste importe moins que de rendre la responsabilité sans ambiguïté.

Par exemple, votre routine d’exploitation pourrait dire que la réception vérifie si des invités de partie supplémentaire peuvent être acceptés, tandis que l’hôte de la partie désignée vérifie toute demande de nourriture résultante avec le café. Un autre lieu peut donner une responsabilité de réceptionniste pour les deux conversations.

Modifier un dossier d’admission ne doit pas être considéré comme une preuve qu’une commande alimentaire a également changé, sauf si vos systèmes et procédures réels le rendent explicitement.

-Un changement n’est pas remis parce que quelqu’un a envoyé un message. Il est remis lorsque l’équipe de réception sait ce qui a changé.

Donnez à chaque partie une référence que les deux équipes reconnaissent

Un mardi calme, -la fête Smith peut suffire. Un samedi avec plusieurs anniversaires en cours, les noms deviennent un mauvais moyen d’identifier un ordre.

Utilisez une référence que la réception, l’équipe de la fête et le café peuvent tous reconnaître. Cela pourrait combiner la référence de réservation avec des informations pratiques telles que la salle de fête ou le temps réservé, selon la façon dont votre lieu fonctionne.

Faire le plan de jour , utilisable

Avant le début du service, le café a besoin d’une vue appropriée des parties qu’il est prévu de prendre en charge. Les détails opérationnels utiles peuvent inclure la référence de réservation, la chambre ou l’emplacement pertinent, le temps de nourriture convenu et la quantité confirmée.

Si vous travaillez à partir d’une liste imprimée, marquez quand elle a été produite. Une feuille imprimée avant ouverture est un instantané, pas une garantie que rien ne changera pendant la journée.

Que se passe-t-il quand des enfants supplémentaires arrivent?

C’est là qu’une instruction vague comme -Dell la cuisine doit devenir une vraie routine.

Un exemple de samedi chargé

Exemple hypothétique: La fête B14 est réservée à dix enfants avec des repas prévus pour 14h30. Au check-in, l’organisateur explique que deux enfants qui avaient refusé arrivent après tout.

1. La réception identifie la réservation. Le personnel travaille à partir de B14 plutôt que de créer une nouvelle note non liée pour -deux enfants supplémentaires.

2. La réception vérifie la demande d’admission. L’équipe détermine si les invités supplémentaires peuvent être hébergés sous le lieu de réservation normale et les modalités de fonctionnement.

3. La personne désignée vérifie auprès du café. Ils donnent une demande complète: -B14, nourriture à 14h30, demandant d’augmenter de dix repas enfants , à douze. , C’est plus utile que -Peut-on ajouter deux repas? , parce que le café sait immédiatement quel ordre est affecté.

4. Le café répond. Ce n’est qu’après que le café a vérifié ce qu’il peut fournir que le personnel devrait décrire l’option disponible au parent. Ne faites pas au café découvrir un engagement supplémentaire d’un compte de notes modifié plus tard.

5. Le personnel accepte le changement avec l’organisateur. Expliquez ce qui a changé et tout frais résultant en utilisant le lieu des prix et conditions réels.

6. Les deux parties l ‘ enregistrent. Les informations de réservation doivent refléter le changement de client convenu, tandis que les informations de préparation ou de commande du café doivent refléter le changement de nourriture convenu.

7. Fermez la boucle. Le café reconnaît qu’il a maintenant douze plutôt que dix. Cette reconnaissance finale est ce qui empêche -Je pensais que quelqu’un vous avait dit – plus tard.

Gardez la nourriture de fête séparée des commandes de café ordinaires

Il n’est pas nécessaire de connecter tous les sandwichs ou cafés à une réservation. Le fait de garder les routes claires peut faciliter la gestion.

La nourriture de fête commence par l’arrangement de fête: la réservation pertinente, la quantité convenue et le plan de service. Un achat de café ordinaire commence quand un client passe une commande pendant leur visite.

Une famille peut créer les deux types d’ordre

Exemple hypothétique: un parent a organisé un forfait de fête pour douze enfants. Pendant que les enfants jouent, deux adultes achètent séparément des cafés et des déjeuners au café. Ces achats adultes n’ont pas nécessairement besoin de modifier le dossier alimentaire de la fête; ce sont des commandes de café ordinaires avec leur propre destination ou méthode de collecte.

Le fait de garder cette distinction claire facilite la réponse à une question de base : -Est-ce que ce changement est fait au parti, ou est-ce une nouvelle commande de café ?

Savoir exactement comment un changement atteint le café

La voie de communication peut être numérique, verbale, écrite ou une combinaison appropriée à votre opération. Ce qui importe, c’est que le personnel sache quelle voie compte comme instruction en direct.

Si la réception dit à un hôte de la fête, qui dit alors au café, rendre ces deux transferts explicites. Si la réception contacte directement le café, évitez d’envoyer simultanément une seconde version par quelqu’un d’autre à moins que votre procédure ne l’exige.

Enregistrez le nouvel état, pas seulement la conversation

Une note disant que – Mum a demandé deux autres – dit très peu au prochain membre du personnel. La demande a-t-elle été acceptée? Le café a-t-il accepté?

Une fois qu’un changement est confirmé, les informations de travail doivent montrer le résultat convenu. Par exemple: B14 — 12 enfants — repas de 14h30 — mis à jour après l’enregistrement.

Et si le café ne peut pas changer ?

C’est aussi une réponse à la demande. La personne qui s’occupe de l’organisateur peut alors expliquer les options disponibles plutôt que de promettre quelque chose avant de vérifier.

C’est pourquoi la séquence est importante : demande, vérification, accord, enregistrement, reconnaissance.

Suivre quand les familles changent de table

L’ordre ordinaire des cafés à jeux souples a un problème de coordination différent : trouver le client lorsque la nourriture est prête.

Pour le service de table, saisissez le numéro de table ou autre référence de l’emplacement lorsque la commande est passée et assurez-vous que le café peut le voir avec la commande. Les identifiants de table doivent rester faciles pour les clients et le personnel à repérer même lorsque la table est entourée de manteaux, sacs et effets pour enfants.

Décidez ce qui se passe quand quelqu’un bouge

Une famille peut commander au tableau 14 et passer au tableau 22 quand des amis arrivent. Le fait de dire à la personne de nettoyer les tables n’est pas utile à moins que cette information atteigne qui livrera la nourriture.

Donnez aux clients une instruction simple, par exemple leur demander de dire au café ou à un membre du personnel désigné s’ils déménagent après avoir commandé.

Pour les commandes de collecte, utilisez une référence claire de collecte et indiquez aux clients où attendre ou recueillir. Dans un lieu familial bruyant, un numéro de commande peut être plus fiable que d’appeler à plusieurs reprises un prénom à travers la pièce.

Coordonner le calendrier des repas avec la visite

La nourriture correcte livrée au mauvais moment crée encore une mauvaise expérience.

Pour les parties, quelqu’un doit savoir quand le groupe est prêt pour la phase de nourriture prévue. Si votre routine d’exploitation donne cette responsabilité à l’hôte de la partie, faire partie de leur rôle plutôt que de supposer que le café saura ce qui se passe dans la zone de jeu.

Quand la fête est en retard

Exemple hypothétique: La nourriture est prévue pour 15h, mais une partie plus tôt de la fête a été retardée. A 14h50, l’hôte sait que le groupe ne sera pas prêt à 15h.

L’action utile est de contacter le café rapidement en utilisant la voie de communication convenue. Attendre jusqu’à ce que la nourriture préparée est prête et ensuite expliquer que la partie est retardée donne au café beaucoup moins d’options.

Fixer des attentes réalistes pour les commandes de café tardif

Les clients ordinaires peuvent également commander de la nourriture près de la fin d’une séance de jeu. Basez votre commande sur des temps de préparation réalistes à votre lieu. Si une commande est susceptible de prendre plus de temps que le client , expliquez l’arrangement prévu avant d’accepter des hypothèses que vous ne pouvez pas satisfaire.

Une promesse faite au comptoir devrait refléter ce que le café peut réellement donner à ce moment, en particulier pendant les périodes de travail.

Débriefez les transferts, pas seulement les erreurs

Avant le week-end chargé suivant, la réception à pied, la fête et le personnel du café à travers quelques changements réalistes. Faites-le comme une conversation plutôt que de simplement donner à tout le monde une procédure.

Demandez: deux enfants supplémentaires arrivent pour une fête bien remplie — qui agit en premier? Une famille déménage après avoir commandé le déjeuner — qui change de destination? Une fête est en retard — qui contacte le café?

Chaque personne devrait être en mesure de dire ce qu’elle fait, où elle l’enregistre, qui elle dit et comment elle sait que la personne suivante a reçu la mise à jour.

Après le service, trouver le point faible exact

Si un ordre est allé à la mauvaise table, évitez de vous arrêter à -communication doit améliorer. Trouvez la rupture spécifique dans la chaîne.

La table originale était-elle mal ? La famille a-t-elle déménagé ? A-t-elle dit à quelqu’un ? Est-ce que cette personne savait où enregistrer le changement ? La destination était-elle mise à jour mais la personne servant la nourriture travaillait encore à partir d’un billet ou d’une liste plus ancienne ?

Si douze enfants sont arrivés mais dix repas ont été préparés, indiquez si le changement de nourriture n’a jamais été demandé, n’a jamais été accepté, jamais enregistré ou tout simplement pas vu par la personne qui prépare l’ordre.

La technologie peut supporter des parties de ces flux de travail, mais ne compter que sur l’information étant partagée automatiquement lorsque vous avez confirmé que votre configuration réelle le fait. Un changement à une réservation, le nombre d’admission ou la note de client ne doit pas être supposé pour modifier un ordre alimentaire séparé.