Angebote für Kassensysteme vergleichen

Schreiben Sie Ihre Anforderungen, bevor Sie EPOS-Zitate vergleichen

Bevor Sie Angebote anfordern oder überprüfen, notieren Sie sich, was Ihr Unternehmen tatsächlich benötigt, um das System zu unterstützen.

Beginnen Sie mit den gewöhnlichen Transaktionen, mit denen Ihre Mitarbeiter zu tun haben. Ein Café muss möglicherweise eine Frühstücksbestellung annehmen, den richtigen Tisch aufzeichnen und einen separaten Takeaway-Kaffee behandeln. Ein Einzelhändler muss möglicherweise mehrere Artikel verkaufen und eine gewöhnliche Rückgabe nach seinem eigenen Prozess erledigen. Ein Veranstaltungsort muss möglicherweise Zahlungen neben der Art und Weise annehmen, wie er bereits Buchungen abwickelt.

Dann listen Sie die physische Einrichtung auf, die Sie erwarten: wie viele Verkaufspunkte Sie benötigen, wo sie positioniert werden und welche vorhandenen Geräte Sie, falls vorhanden, weiter verwenden möchten. Sagen Sie jedem Lieferanten die gleichen Anforderungen und bitten Sie ihn, zu ermitteln, was sein Angebot enthält.

Definieren Sie ein Small-Business-POS-Setup, bevor Sie kaufen

Ein kleiner Veranstaltungsort kann mit einem Kassenterminal, einer EPOS-Software, einem Quittungsdrucker und einem kompatiblen Kartenzahlungsgerät beginnen. Ein Café kann auch Küchendruck benötigen; ein Pub kann Registerkarten benötigen; ein Freizeitort muss möglicherweise zeitgesteuert gebucht und eingecheckt werden. Jede Funktion ist jetzt als wesentlich, optional oder später geplant. Dies ermöglicht es den Anbietern, die gleiche Arbeitseinstellung anstelle unterschiedlicher Annahmen darüber anzugeben, was ein „Basis-ETS-System beinhaltet.

Wenn Sie POS-Systeme für kleine Unternehmen vergleichen, bitten Sie jeden Lieferanten, den Softwareplan, die physische Ausrüstung, die Zahlungsvereinbarung und die Einrichtungsarbeiten für diese Konfiguration zu identifizieren. Überprüfen Sie, wie Benutzer, Terminals oder Standorte das Angebot beeinflussen, und fordern Sie eine Demonstration mit einer normalen Bestellung und einer unangenehmen Ausnahme von Ihrem eigenen Veranstaltungsort an.

Das billigste Angebot ist nur billiger, wenn es den gleichen Job abdeckt.

Stellen Sie sicher, dass die Zitate das gleiche Setup beschreiben

Hypothetisches Beispiel: Ein Café erhält Zitat A für eine Kasse und Zitat B für ein ähnliches System. Zitat B hat die untere Überschrift, so dass es zunächst attraktiver aussieht.

Bei näherer Betrachtung enthält Zitat A die Installation und eine vereinbarte Anzahl von Schulungen für das Personal. Zitat B listet die Ausrüstung und Software auf, gibt jedoch nicht eindeutig an, wer das Menü des Cafés konfiguriert oder ob die Installation enthalten ist.

Das macht beide Zitate nicht automatisch besser, es bedeutet, dass sie noch nicht vergleichbar sind.

Gehen Sie durch jedes Zitat Zeile für Zeile und markieren Sie jeden Artikel als eines von vier Dingen: Inklusive, zusätzliche Kosten, Ihre Verantwortung oder nicht bestätigtVerwandeln Sie niemals einen leeren Raum in eine Annahme.

Getrennte Upfront-, Regel- und variable Kosten

Ein einzelnes „Gesamt kann wichtige Unterschiede verbergen. Schreiben Sie jedes Zitat in Kategorien um, damit Sie sehen können, wann und warum Geld belastet wird.

Einmalige oder anfängliche Kosten

Notieren Sie die angegebenen Geräte, die Installation, die Erstkonfiguration, die Schulung und alle anderen Einrichtungsarbeiten separat. Überprüfen Sie, ob die Mehrwertsteuer enthalten ist oder zu den angegebenen Zahlen hinzugefügt wird.

Regelmäßige Kosten

Listen Sie Software, Support oder andere wiederkehrende Gebühren auf und notieren Sie, wie oft sie zu zahlen sind. Beachten Sie den Zeitraum, für den der angegebene Betrag gilt, anstatt davon auszugehen, dass ein monatlicher Betrag auf unbestimmte Zeit unverändert bleibt.

Variable Kosten

Wenn der Vorschlag Gebühren enthält, die von der Nutzung oder den Transaktionen abhängen, notieren Sie die angegebenen Bedingungen des Lieferanten getrennt von den festen Gebühren.Wenn die Kartenverarbeitung Teil des Vorschlags ist, fragen Sie nach den entsprechenden Gebühren und Vertragsinformationen schriftlich, damit Sie sie anhand Ihres eigenen erwarteten Handelsmusters bewerten können.

Mischen Sie Ihre Prognosen nicht mit bestätigten Lieferantengebühren, sondern kennzeichnen Sie eine Schätzung als Schätzung, damit Sie sechs Monate später noch erkennen können, welche Zahlen aus dem Angebot und welche aus Ihren eigenen Annahmen stammen.

Finden Sie heraus, wer die Arbeit erledigt, die zum Starten erforderlich ist

Der Kauf eines EPOS-Systems ist nicht dasselbe wie ein geschäftsfähiges Setup. Festlegen, was zwischen der Annahme des Angebots und der Bedienung des ersten Kunden passieren muss.

Fragen Sie, wer für die Eingabe oder Konfiguration der Informationen verantwortlich ist, die Ihr Unternehmen benötigt, die Hardware vorbereitet, die Ausrüstung installiert und den Mitarbeitern zeigt, wie sie die vereinbarte Einrichtung verwenden. Wenn Sie einen Teil dieser Arbeit selbst erledigen sollen, finden Sie heraus, was es bedeutet und welche Informationen Sie bereitstellen müssen.

Wenn Sie vorhandene Geräte wiederverwenden möchten, geben Sie dem Lieferanten die entsprechenden Angaben und fordern Sie eine schriftliche Bestätigung an, was er einrichten oder unterstützen wird und was nicht.

Verwandeln Sie “Training inkludiert” in eine nützliche Antwort

Fragen Sie, worin die zitierte Schulung eigentlich besteht: wie sie durchgeführt wird, wer teilnehmen kann, was sie abdeckt und ob es für Ihr Team relevante Grenzen gibt.

Verwandeln Sie “Support Inklusive” in spezifische Antworten

“Vollständige Unterstützung” klingt beruhigend, ist aber schwer zu vergleichen, es sei denn, Sie wissen, was es bedeutet.

Stellen Sie sich Ihre Hauptarbeit vor, bis Sie während eines arbeitsreichen Samstagsdienstes aufhören zu arbeiten. Ihr Zitatvergleich sollte Ihnen helfen, praktische Fragen zu beantworten, bevor dies geschieht:

• Wie kontaktieren Sie den Support?
• An welchen Tagen und in welchen Stunden steht Hilfe zur Verfügung?
• Welche Arten von Problemen werden durch die zitierte Unterstützung abgedeckt?
• Was passiert, wenn das Problem Hardware betrifft?
• Was passiert, wenn der fehlerhafte Gegenstand eine Ausrüstung ist, die Sie bereits besaßen?
• Sind Reparaturen, Ersatz- oder Standortbesichtigungen gegebenenfalls inbegriffen oder werden gesondert berechnet?
• Was sollten die Mitarbeiter tun, während das Problem untersucht wird?

Geben Sie die Antwort des Lieferanten auf, anstatt sie auf ein Häkchen neben „Support zu reduzieren.

Prüfen Sie den Besitz von Ausrüstung, Vertrag und Ausstiegsdetails

Ein Angebot sollte klarstellen, was Sie kaufen und was Sie sich verpflichten.

Bei Hardware ist festzustellen, ob die Geräte von Ihnen gekauft, gemietet oder im Rahmen einer anderen Vereinbarung geliefert werden.

Bei laufenden Dienstleistungen notieren Sie die Vertragslaufzeit, die Verlängerungsvereinbarungen und alle relevanten Kündigungs- oder Ausstiegsbedingungen, die im Vorschlag oder in der Vereinbarung angegeben sind. Lesen Sie die tatsächliche Dokumentation, anstatt sich auf das zu verlassen, was Sie sich aus einem Verkaufsgespräch merken.

Fragen Sie auch, wie Sie die Geschäftsdaten erhalten können, die Sie bei einem späteren Anbieterwechsel mitnehmen dürfen, einschließlich des Verfahrens, des Formats oder der Gebühren. Holen Sie sich die Antwort schriftlich und bewahren Sie sie mit dem Angebot auf.

Nutzen Sie die Demonstration, um Ihren Arbeitstag zu testen

Eine Demonstration wird nützlicher, wenn Sie Ihre eigenen Beispiele mitbringen, anstatt nur die vorbereitete Sequenz des Lieferanten zu sehen.

Hypothetisches Café Beispiel: Bitten Sie darum, zu sehen, wie ein Mitarbeiter eine normale Essen-in-Bestellung mit dem angegebenen Setup handhaben würde. Dann verwenden Sie eine Takeaway-Bestellung. Wenn Ihr eigentliches Menü die Auswahl der Kunden enthält, verwenden Sie eines dieser Beispiele. Fragen Sie, was der Mitarbeiter tun würde, wenn der Kunde etwas ändert, bevor die Bestellung abgeschlossen ist.

Es geht nicht darum, den Demonstrator zu erwischen, sondern Sie prüfen, ob das vorgeschlagene Setup für die Arbeit, die Ihr Team tatsächlich leisten wird, sinnvoll ist.

Verwenden Sie bei jedem Lieferanten die gleichen Kernszenarien: Notieren Sie alles, was zusätzliche Ausrüstung, zusätzliche Einrichtung oder einen anderen Arbeitsprozess erfordert, und prüfen Sie dann, ob dieser Unterschied das Angebot beeinflusst.

Erstellen Sie ein EPOS-Zitat-Vergleichsblatt, das Sie tatsächlich verwenden können

Kopieren Sie den bestätigten Wortlaut oder fassen Sie ihn genau zusammen und verwenden Sie „nicht bestätigt, wo immer Sie noch eine Antwort benötigen.

Wenn Sie die Fixkosten über einen bestimmten Zeitraum vergleichen möchten, verwenden Sie für jedes Angebot den gleichen Zeitraum und nehmen Sie nur die Gebühren auf, die Sie aus dem Angebot unterstützen können.Behalten Sie variable Gebühren neben der Berechnung, anstatt unsichere Schätzungen in einer genau aussehenden Summe zu verbergen.

Lösen Sie die wichtigen Leerzeichen, bevor Sie

Wenn Ihr Vergleichsblatt vollständig ist, heben Sie alle „nicht bestätigten Punkte hervor. Entscheiden Sie, welche unbeantworteten Punkte die Kosten, die Implementierung oder den täglichen Betrieb wesentlich beeinflussen könnten, und senden Sie diese Fragen an den jeweiligen Lieferanten zurück.

Bewahren Sie schriftliche Antworten mit dem ursprünglichen Zitat auf, damit der endgültige Vergleich geklärte Informationen und nicht das Gedächtnis widerspiegelt.

Endgültige Checkliste der EPOS-Angebote

• Haben alle Lieferanten die gleichen Kernanforderungen angegeben?
• Wissen Sie genau, welche Hardware dabei ist?
• Ist die Eigentums- oder Mietvereinbarung klar?
• Haben Sie im Voraus, regelmäßige und variable Gebühren getrennt?
• Wissen Sie, ob die angegebenen Zahlen die Mehrwertsteuer enthalten?
• Ist die Verantwortung für die Installation und Ersteinrichtung klar?
• Wissen Sie, welche Schulungen tatsächlich inkludiert sind?
• Wurden Supportstunden und Umfang bestätigt?
• Haben Sie überprüft, was mit vorhandenen Geräten passiert?
• Werden die Vertrags-, Verlängerungs- und Ausstiegsvereinbarungen verstanden?
• Haben Sie gefragt, wie relevante Geschäftsdaten erhalten werden können, wenn Sie gehen?
• Haben Sie das vorgeschlagene Setup mit normalen Aufgaben aus Ihrem Unternehmen getestet?
• Sind alle wichtigen leeren Felder beantwortet und nicht angenommen worden?

Die endgültige Entscheidung sollte in der Praxis erklärbar sein: Was das System für Ihr Unternehmen tun muss, was der Lieferant zugesagt hat, wofür Ihr Team verantwortlich bleibt und was die zitierte Vereinbarung kosten wird.