Zeitpuffer zwischen Terminen planen

Finden Sie heraus, warum Termine überlaufen

Wenn der Kunde um 10:00 Uhr regelmäßig um 10:05 Uhr beginnt, könnte das Hinzufügen von fünf Minuten zu jedem Termin die naheliegende Antwort sein, es könnte auch das falsche Problem lösen.

Die Verzögerung kann dadurch verursacht werden, dass der vorherige Service länger als die gebuchte Dauer dauert, oder der Service kann pünktlich beendet werden, aber das Personal muss den Stuhl noch putzen und vorbereiten, vielleicht kommen die Kunden regelmäßig zu spät, eine Beratung dauert länger als erwartet oder das Personal wartet auf ein gemeinsames Zimmer oder ein Gerät.

Für eine repräsentative Auswahl von Terminen sollten Sie vier einfache Dinge aufzeichnen: die gebuchte Startzeit, die tatsächliche Startzeit, die Service-Endzeit und die Zeit, in der der Stuhl oder das Zimmer wirklich für den nächsten Kunden bereit ist.

Machen Sie dies nach Service-Typ, anstatt alles miteinander zu mischen. Ein Muster von Überschreitungen bei Restyles sagt Ihnen etwas anderes als eine ungewöhnlich lange Verkleidung.

Eine Buchungslücke funktioniert am besten, wenn Sie wissen, wofür die zusätzlichen Minuten tatsächlich sind.

Zeit den gesamten Termin, nicht nur den Service

Die Zeit, die ein Kunde damit verbringt, einen Service zu erhalten, und die Zeit, die der Service in Ihrem Tagebuch einnimmt, sind nicht unbedingt identisch.

Hypothetisches Beispiel: Eine Behandlung beginnt um 10:00 Uhr und dauert normalerweise 40 Minuten. Der Kunde verlässt den Behandlungsbereich um 10:40 Uhr, aber der Raum benötigt dann zehn Minuten Vorbereitung, bevor ein weiterer Termin beginnen kann.

In diesem Beispiel kann die Werbung für eine 40-minütige Behandlung immer noch genau sein, während 50 Minuten Tagebuchkapazität reserviert werden.

Verschiedene Dienste benötigen unterschiedlichen Tagebuchraum

Eine kurze Beschneidung, ein größerer Umbau und eine längere Behandlung sollten nicht automatisch die gleiche Terminlänge oder Buchungslücke erben.

Wenn ein Dienst danach wiederholt zusätzliche Vorbereitungen benötigt, dann buche es dort. Wenn ein anderer bequem fertig ist und innerhalb seines vorhandenen Slots zurücksetzt, würde das Hinzufügen eines willkürlichen Puffers einfach ungenutzte Tagebuchzeit erzeugen.

Trennen Sie auch die tatsächliche Dienstdauer von vermeidbaren Verzögerungen: Wenn Termine verspätet beginnen, weil die Ausrüstung nicht bereit ist, verbirgt eine Änderung der Dienstdauer das Betriebsproblem, anstatt es zu beheben.

Verwenden Sie einen einfachen Test, bevor Sie einen Slot ändern

Fragen Sie für jeden Dienst, der regelmäßig zu Verzögerungen führt:

• Wie lange dauert der Service selbst normalerweise?
• Ist Vorbereitung nötig, bevor der Kunde ankommt?
• Was muss passieren, nachdem der Kunde gegangen ist?
• Benötigt der Mitarbeiter diese zusätzliche Zeit oder ist ein Raum oder eine Ressource die Einschränkung?
• Sind die Überschreitungen konsistent genug, um das Tagebuch zu ändern?

Dies gibt Ihnen einen Grund für jede zusätzliche Minute, anstatt den Tag mit vorsorglichen Lücken zu füllen.

Stellen Sie die Buchungslücke dort auf, wo die Arbeit tatsächlich stattfindet

Terminbuchungspuffer können vor einem Service sitzen, danach oder manchmal um beide Seiten. Wählen Sie die Position nach der Aufgabe, die erledigt werden muss.

Wenn ein Raum nach einer Behandlung zehn Minuten Reinigung benötigt, ist die wichtige Lücke nach dieser Behandlung und bevor die nächste Person den Raum benutzt. Wenn eine bestimmte Dienstleistung eine Vorbereitung erfordert, bevor der Kunde ankommt, muss das Tagebuch die Zeit vorher schützen.

Hypothetisches Beispiel: Der 30-minütige Service eines Friseurs endet normalerweise pünktlich, aber das Zurücksetzen der Station dauert fünf Minuten. Wenn Sie einen anderen Kunden um genau 10:30 Uhr in den gleichen Stuhl buchen, ist der zweite Termin effektiv verspätet, bevor er beginnt. Der Schutz der fünfminütigen Rücksetzzeit behebt die eigentliche Ursache.

Vermeiden Sie es, automatisch den gleichen Puffer um jeden Dienst zu legen, entscheiden Sie, welche Aktivität die Lücke schützt, und platzieren Sie sie dann entsprechend.

Erinnern Sie sich an Räume, Stühle und gemeinsame Ressourcen

Die Verfügbarkeit von Mitarbeitern ist nur ein Teil der Terminkapazität.

Stellen Sie sich zwei Therapeuten vor, die beide eine Behandlung durchführen können, sich aber einen geeigneten Raum teilen. Ein Therapeutenkalender könnte sie um 2:00 Uhr als verfügbar anzeigen, aber der Raum könnte immer noch vom Kunden des anderen Therapeuten besetzt sein oder auf den nächsten Termin vorbereitet sein.

Stellen Sie die für jeden Service benötigten Ressourcen auf: Mitarbeiter, Stuhl, Zimmer und alle gemeinsam genutzten Geräte, die einschränken, ob der Termin tatsächlich beginnen kann. Überprüfen Sie bei der Überprüfung Ihres Buchungsprozesses, ob die Verfügbarkeit die Ressourcen widerspiegelt, die Ihr Unternehmen wirklich benötigt, und nicht nur, ob das Tagebuch einer Person leer aussieht.

Wenn Sie verwenden Terminbuchungssoftware, verwenden Sie Beispiele aus Ihrem eigenen Tagebuch, wenn Sie besprechen, wie die Verfügbarkeit eingestellt werden soll. Fragen Sie, wie Ihre geplanten Terminlängen und Lücken dargestellt werden, und testen Sie dann die resultierenden Zeiten, bevor Sie sie für Kunden öffnen.

Entscheiden Sie, was passiert, wenn ein Kunde zu spät kommt

Buchungslücken sollten nicht zu einem informellen Pool von Freizeitminuten werden, der automatisch jede verspätete Ankunft aufnimmt.

Wenn ein Kunde zehn Minuten zu spät zu einem 30-minütigen Termin kommt, kann das Eindrücken des Full-Services in das verbleibende Tagebuch jeden späteren Kunden zurückdrängen. Andererseits hängt das, was vernünftigerweise angeboten werden kann, vom Service und den Buchungsbedingungen Ihres Unternehmens ab.

Entscheiden Sie sich für Ihren Ansatz, bevor die Mitarbeiter sich der Situation stellen. Geben Sie ihnen einen klaren Prozess, um zu überprüfen, was noch zur Verfügung gestellt werden kann, dem Kunden die Optionen zu erklären und spätere Termine zu schützen.

Stellen Sie den Kunden vor dem Termin relevante Buchungsbedingungen zur Verfügung, und das Personal sollte in der Lage sein, den vereinbarten Ansatz in Ruhe zu erklären, anstatt jedes Mal, wenn jemand zu spät kommt, eine andere Lösung zu erfinden.

Wenn das Tagebuch rutscht, geben Sie den Kunden nützliche Informationen

Selbst ein gut geplanter Zeitplan kann verspätet laufen, ein Dienst kann unerwartet länger dauern oder etwas außerhalb des normalen Musters passieren.

Wenn der nächste Kunde bereits wartet, erkennen Sie die Verspätung an und geben Sie die realistischste Schätzung, die Sie können. Wenn die Verspätung erheblich ist und Sie einen bevorstehenden Kunden vernünftigerweise kontaktieren können, bevor er reist, tun Sie dies, anstatt darauf zu warten, dass er sie bei der Ankunft entdeckt.

Vermeiden Sie es, immer wieder „fünf Minuten mehr zu versprechen, wenn das Team weiß, dass die Verzögerung länger ist. Eine ehrliche Schätzung gibt dem Kunden etwas Nützliches, mit dem er arbeiten kann.

Hypothetisches Beispiel: Die Verzögerung breitet sich aus

Ein Stylist ist bereits 15 Minuten im Rückstand und hat drei weitere Termine lückenlos gebucht. Jedem ankommenden Kunden mitzuteilen, dass die Wartezeit nur wenige Minuten beträgt, löst das Problem nicht. Das Team sollte die realistische Position ermitteln, betroffene Kunden informieren und die vereinbarten Optionen des Unternehmens befolgen, wenn eine Verzögerung vernünftigerweise nicht wiederhergestellt werden kann.

Wenn der gleiche Dienst wiederholt die Kettenreaktion startet, ist dies ein Beweis für die Überprüfung seiner Tagebuchzuweisung.

Testterminbuchungspuffer, bevor Sie sich darauf verlassen

Sobald Sie eine Servicelänge ändern oder eine Lücke hinzufügen, machen Sie Testbuchungen um sie herum.

Buchen Sie den betroffenen Service und versuchen Sie dann, den nächsten Termin sofort danach zu vereinbaren. Überprüfen Sie, ob die nächste verfügbare Startzeit die von Ihnen beabsichtigte Vorbereitungs- oder Reset-Periode verlässt. Wiederholen Sie den Test mit den gleichen Routen, die das Personal für Telefon- oder Schalterbuchungen verwendet, damit die Lücke nicht versehentlich bei der manuellen Buchung ignoriert wird.

Dann führen Sie den neuen Zeitplan im normalen Betrieb für einen vereinbarten Überprüfungszeitraum aus, vergleichen Sie die tatsächlichen Startzeiten mit dem vorherigen Muster und fragen Sie das Personal, ob die geschützte Zeit für den vorgesehenen Zweck verwendet wird.

Wenn der Tag zuverlässiger wird, behalte die Änderung bei. Wenn du einfach leere Zeit erzeugst, während Verzögerungen anderswo weitergehen, untersuche die ursprüngliche Ursache erneut.

Terminbuchungspuffer-Checkliste

Bevor Sie Lücken im Tagebuch hinzufügen, lesen Sie diese Checkliste für die Dienste, die tatsächlich Schwierigkeiten verursachen:

• Beginn, tatsächlicher Beginn, Endpunkt und rücksetzbereite Zeit werden aufgezeichnet.
• Gruppieren Sie Beobachtungen nach Diensten und nicht nach nicht verwandten Terminen.
• Separate Servicezeit von Reinigung, Vorbereitung und vermeidbaren Verzögerungen.
• Identifizieren Sie, ob Mitarbeiter, ein Raum, ein Stuhl oder gemeinsam genutzte Geräte die Verfügbarkeit steuern.
• Fügen Sie einen Puffer nur dann hinzu, wenn eine klare Aufgabe oder ein wiederkehrendes Timing erforderlich ist.
• Platzieren Sie die Lücke vor oder nach dem Dienst, je nachdem, wann diese Arbeit stattfindet.
• Stimmen Sie zu, wie Mitarbeiter verspätete Ankünfte handhaben, ohne spätere Kunden automatisch zu verzögern.
• Testen Sie aufeinanderfolgende Buchungen nach dem Wechsel des Tagebuchs.
• Überprüfen Sie die von Mitarbeitern erstellten Buchungen sowie die Verfügbarkeit für den Kunden.
• Überprüfen Sie, ob sich die tatsächlichen Startzeiten nach der Änderung verbessern.