Prévoir des marges entre les rendez-vous

Découvrez d’abord pourquoi les nominations ont dépassé

Si le client de 10:00 commence régulièrement à 10:05, ajouter cinq minutes à chaque rendez-vous pourrait ressembler à la réponse évidente. Il peut également résoudre le problème faux.

Le retard pourrait être causé par le service antérieur qui prend plus de temps que prévu. Ou bien le service pourrait se terminer à temps, mais le personnel doit encore nettoyer et préparer la chaise. Peut-être les clients arrivent-ils régulièrement en retard, une consultation prend plus de temps que prévu, ou le personnel attend une pièce ou un équipement partagé.

Pour une sélection représentative de rendez-vous, enregistrez quatre choses simples : l’heure de début réservée, l’heure de début réelle, l’heure de fin de service et le temps que la chaise ou la chambre est vraiment prête pour le prochain client. Ajoutez une petite note lorsque quelque chose d’inhabituel se produit.

Faites cela par type de service plutôt que de tout mélanger. Un modèle de dépassements sur les restyles vous dit quelque chose de différent d’une coupe exceptionnellement longue.

Un écart de réservation fonctionne mieux lorsque vous savez à quoi servent les minutes supplémentaires.

Temps tout le rendez-vous, pas seulement le service

Le temps qu’un client passe à recevoir un service et le temps que ce service occupe votre journal ne sont pas nécessairement identiques.

Exemple hypothétique: un traitement commence à 10h et prend normalement 40 minutes. Le client quitte la zone de traitement à 10h40, mais la salle a besoin de dix minutes de préparation avant un autre rendez-vous peut commencer.

Dans cet exemple, la publicité d’un traitement de 40 minutes peut encore être exacte tout en réservant 50 minutes de capacité journal. Les dix minutes supplémentaires sont le temps de fonctionnement, et non pas dix minutes supplémentaires de traitement promis au client.

Différents services ont besoin d’espaces de journal différents

Une courte coupe, une remodelage majeur et un traitement plus long ne devraient pas hériter automatiquement de la même longueur de rendez-vous ou de l’écart de réservation.

Si un service a besoin de préparation supplémentaire, expliquez-le là. Si un autre se termine et se réinitialise confortablement dans sa fente existante, ajouter un tampon arbitraire créerait simplement du temps de journal inutilisé.

Si les rendez-vous commencent tard parce que l’équipement n’est pas prêt, changer la durée de service masque le problème opérationnel au lieu de le corriger.

Utiliser un simple test avant de changer de fente

Pour chaque service qui cause régulièrement des retards, demandez :

• Combien de temps le service lui-même prend-il normalement?
• La préparation est-elle nécessaire avant l’arrivée du client?
• Que doit-il se passer après le départ du client ?
• Le membre du personnel a-t-il besoin de ce temps supplémentaire ou est-ce une pièce ou une ressource qui constitue la contrainte?
• Les dépassements sont-ils suffisamment cohérents pour justifier un changement de journal?

Cela vous donne une raison pour chaque minute supplémentaire plutôt que de remplir la journée avec des lacunes de précaution.

Placer le vide de réservation où le travail se produit réellement

Les tampons de réservation de rendez-vous peuvent s’asseoir avant un service, après lui ou parfois autour des deux côtés. Choisissez le poste en fonction du travail qui doit faire.

Si une chambre a besoin de dix minutes de nettoyage après un traitement, l’écart important est après ce traitement et avant que la personne suivante utilise la chambre. Si un service particulier nécessite une préparation avant l’arrivée du client, le journal doit protéger le temps avant.

Exemple hypothétique: un service de barbier de 30 minutes se termine normalement à l’heure, mais la remise en état de la station prend cinq minutes. Réserver un autre client sur la même chaise à exactement 10h30 signifie que le deuxième rendez-vous est effectivement tard avant qu’il ne commence.

Évitez de mettre automatiquement le même tampon autour de chaque service. Décidez quelle activité l’écart est de protéger, puis placez-le en conséquence.

Souvenez-vous des chambres, des chaises et des ressources partagées

La disponibilité du personnel n’est qu’une partie de la capacité de nomination.

Imaginez deux thérapeutes qui peuvent tous deux effectuer un traitement mais partager une pièce appropriée. Un calendrier de thérapeutes pourrait les montrer comme disponible à 2:00, mais la pièce pourrait encore être occupée par l’autre client de thérapeutes ou être préparée pour le prochain rendez-vous.

Planifiez les ressources nécessaires pour chaque service : membre du personnel, président, salle et tout équipement partagé qui limite si le rendez-vous peut réellement commencer. Lors de l’examen de votre processus de réservation, vérifiez que la disponibilité reflète les ressources dont votre entreprise a réellement besoin plutôt que seulement si un journal personnel semble vide.

Si vous utilisez Logiciel de réservation de rendez-vous, utilisez des exemples de votre propre journal lors de la discussion de la façon dont la disponibilité devrait être définie. Demandez comment vos longueurs de rendez-vous et les lacunes prévues sont représentées, puis testez les temps qui en résultent avant de les ouvrir aux clients.

Décider ce qui se passe quand un client est en retard

Les lacunes de réservation ne devraient pas devenir un réservoir informel de minutes de rechange qui absorbe automatiquement chaque arrivée tardive.

Si un client arrive dix minutes en retard pour un rendez-vous de 30 minutes, en pressant le service complet dans le journal restant peut repousser chaque client plus tard. D’autre part, ce qui peut raisonnablement être offert dépend du service et de vos conditions de réservation.

Décidez de votre approche avant que le personnel ne se trouve face à la situation. Donnez-leur un processus clair pour vérifier ce qui peut encore être fourni, expliquant les options au client et protégeant les rendez-vous ultérieurs.

Le personnel devrait être en mesure d’expliquer l’approche convenue calmement plutôt que d’inventer une solution différente chaque fois que quelqu’un arrive en retard.

Lorsque le journal est en retard, donner aux clients des informations utiles

Même un horaire bien planifié peut être retardé. Un service peut prendre plus de temps ou quelque chose en dehors du modèle normal peut se produire.

Si le prochain client est déjà en attente, reconnaissez le retard et donnez l’estimation la plus réaliste que vous pouvez. Si le retard est important et vous pouvez raisonnablement contacter un client à venir avant qu’il voyage, faites-le plutôt que d’attendre qu’il le découvre à l’arrivée.

Évitez de promettre plusieurs fois -5 minutes de plus – lorsque l’équipe sait que le retard est plus long. Une estimation honnête donne au client quelque chose d’utile à travailler avec.

Exemple hypothétique : le retard se répand

Un styliste est déjà 15 minutes de retard et a trois rendez-vous supplémentaires réservés sans lacunes. Dire à chaque client arrivant que l’attente est seulement quelques minutes ne résout pas le problème. L’équipe devrait établir la position réaliste, informer les clients touchés et suivre les options convenues de l’entreprise , où un retard ne peut pas raisonnablement être récupéré.

Après le service, indiquez pourquoi le retard a commencé. Si le même service commence à plusieurs reprises la réaction en chaîne, c’est la preuve de revoir son allocation de journal.

Testez les tampons de réservation avant de vous en remettre à eux

Une fois que vous changez de durée de service ou ajoutez un espace, faites des réservations de test autour.

Réservez le service touché et essayez de placer le prochain rendez-vous immédiatement après. Vérifiez que la prochaine heure de départ disponible quitte la période de préparation ou de remise à zéro que vous avez prévue. Répétez le test en utilisant les mêmes itinéraires que le personnel utilisé pour les réservations par téléphone ou par comptoir afin que l’écart ne soit pas accidentellement ignoré lors de la réservation manuelle.

Ensuite, exécutez le nouveau moment de service normal pour une période de révision convenue. Comparez les heures de début réelles avec le modèle précédent et demandez au personnel si le temps protégé est utilisé pour son but.

Si la journée devient plus fiable, gardez le changement. Si vous créez simplement un temps vide pendant que les retards continuent ailleurs, examinez à nouveau la cause originale.

Liste de contrôle tampon de réservation de rendez-vous

Avant d’ajouter des lacunes dans le journal, veuillez consulter cette liste de vérification pour les services qui posent en fait des difficultés :

• Enregistrer le début réservé, le début réel, terminer et réinitialiser l’heure.
• Observations de groupe par service plutôt que de calculer la moyenne des nominations sans lien de parenté.
• Séparer le temps de service du nettoyage, de la préparation et des retards évitables.
• Déterminer si le personnel, une pièce, une chaise ou un équipement partagé contrôle la disponibilité.
• Ajouter un tampon seulement lorsqu’il y a une tâche claire ou un besoin récurrent de chronométrage.
• Placez l’écart avant ou après le service selon le moment où ce travail se produit.
• Convenir comment le personnel gère les arrivées tardives sans retarder automatiquement les clients ultérieurs.
• Testez les réservations consécutives après avoir changé le journal.
• Vérifier les réservations créées par le personnel ainsi que la disponibilité face au client.
• Examiner si les temps de départ réels s’améliorent après le changement.